बिजनेस मैसेज के लिए अच्छा क्लोजिंग
व्यक्तिगत संचार की तुलना में व्यवसाय में लिखित संचार अधिक औपचारिक है। चाहे आप ईमेल या लिखित पत्र के माध्यम से संवाद कर रहे हों, आपको अपने संदेशों के लिए उचित उद्घाटन और समापन का उपयोग करना चाहिए। औपचारिक वाक्य निर्माण के पक्ष में पाठ संदेश संक्षिप्त और गालियों से बचें, और अपनी वर्तनी और व्याकरण की दोबारा जाँच करें। आपका व्यावसायिक संदेश उस व्यक्ति पर एक अच्छा प्रभाव डालने का एकमात्र मौका हो सकता है जिस पर आप लिख रहे हैं। आपके संदेश के लिए आपके द्वारा चुना गया समापन संदेश के प्राप्तकर्ता और आपके मनोदशा के संबंध पर निर्भर करता है।
उद्देश्य
जब आप किसी से आमने-सामने संवाद करते हैं, तो आपकी अभिव्यक्ति, हाव-भाव और आवाज की टोन आपके दृष्टिकोण को व्यक्त करती है और आपके द्वारा वितरित संदेश को बढ़ाती है। लिखित संचार इनमें से कोई भी सुराग प्रदान नहीं करता है। आपके संदेशों में अभिवादन और समापन पाठक को आपके दृष्टिकोण और भावनाओं के बारे में कुछ बताते हैं। जोन वाल्डवोगेल, 2007 में "कंप्यूटर-मेडीएटेड कम्युनिकेशन के जर्नल" में लिखते हैं, "प्रणाम मार्करों" को नमस्कार और समापन कहते हैं। वे आपके लिए एक मौका है जो गर्मजोशी या मित्रता का इजहार कर सकते हैं अन्यथा एक ठंडा, डाउन-टू-बिजनेस संदेश हो सकता है।
आम निकटता
व्यावसायिक संदेशों के लिए निकटता कई स्टॉक वाक्यांशों से चिपकी रहती है: "ईमानदारी से, " "ईमानदारी से तुम्हारा, " "सम्मानपूर्वक, " "संबंध" या यहां तक कि "शुभकामनाएं"। प्रत्येक औपचारिकता या अनौपचारिकता का स्तर बताती है। "ईमानदारी से तुम्हारा" "ईमानदारी से" की तुलना में थोड़ा गर्म है, जबकि "संबंध" और "शुभकामनाएं" कम औपचारिक हैं। यदि आपने उस व्यक्ति से संपर्क किया है, जिसके साथ आप पहले लिख रहे हैं, तो उनके पत्र पर उपयोग होने वाले समापन से एक क्यू लें और उसी समापन या एक समान स्तर की औपचारिकता का उपयोग करें।
ईमेल
बहुत से लोग ईमेल लिखते समय औपचारिक समापन का उपयोग नहीं करते हैं। लेकिन व्यावसायिक संचार में ऐसा करने से आपका फायदा हो सकता है। वाल्डवोगेल ने बताया कि कई अध्ययनों में, ईमेल प्राप्तकर्ताओं ने "कृपया" और "धन्यवाद" जैसे नमस्कार, समापन और विनम्र शब्दों के साथ ईमेल देखे, और अधिक अचानक ईमेल की तुलना में अधिक अनुकूल हैं और उन्होंने उन लोगों को देखा जिन्होंने उन्हें किसी के साथ काम करना चाहते थे । "ईमानदारी से" जैसे एक साधारण समापन को संलग्न करना आपके प्राप्तकर्ता को आपको अधिक अनुकूल रूप से देख सकता है।
अन्य बातें
यदि आप संदेश को थोड़ा कम औपचारिक बनाना चाहते हैं, तो अपने व्यावसायिक पत्र पर हस्ताक्षर के बाद एक पोस्टस्क्रिप्ट जोड़ें। यह टाइप किया जा सकता है या हस्तलिखित हो सकता है और एक व्यक्तिगत नोट जोड़ सकता है, जैसे कि एहसान के लिए धन्यवाद का एक नोट, परिवार के किसी सदस्य के स्वास्थ्य के लिए शुभकामनाएं, एक सुखद दोपहर के भोजन की बैठक का उल्लेख या उस तरह का कुछ भी। यह नोट आपके और उस व्यक्ति के बीच के व्यक्तिगत संबंध को पुष्ट करता है, जिसे आप लिख रहे हैं।
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