कैसे एक अनधिकृत परीक्षण संतुलन में त्रुटि को खोजने के लिए

डबल-एंट्री अकाउंटिंग मेथड की शक्ति इसकी स्व-जाँच प्रकृति के आसपास होती है, जो इस विश्वास की ओर ले जाती है कि किसी व्यवसाय के वित्तीय रिकॉर्ड पूर्ण और सटीक हैं। ट्रायल बैलेंस एक लेखांकन रिपोर्ट है जो अब कम महत्वपूर्ण है कि कंप्यूटर अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर डबल-एंट्री प्रक्रिया को आंतरिक करता है, जिसमें एक लेनदेन की एक रिकॉर्डिंग की आवश्यकता होती है, और इसलिए किसी एक लेनदेन के डेबिट और क्रेडिट प्रविष्टियों के बीच ट्रांसक्रिप्शन त्रुटियों को समाप्त करता है।

ट्रायल बैलेंस में अभी भी एक जगह है, हालांकि, जब एक मुनीम या अकाउंटेंट त्रुटि सुधार करने से पहले एक सामान्य स्थिति दिखाना चाहता है, तो समायोजन कहा जाता है, जब परीक्षण संतुलन नहीं होगा। चाहे आप मैनुअल या कंप्यूटर-आधारित अकाउंटिंग सिस्टम का उपयोग कर रहे हों, अनजाने में किया गया ट्रायल बैलेंस कंपनी के खातों की सटीकता बनाए रखने के लिए एक शक्तिशाली आंतरिक दस्तावेज़ के रूप में कार्य करता है।

एक अन्यायपूर्ण परीक्षण शेष रिपोर्ट को संरचित करना

अपने सरलतम रूप में, ट्रायल बैलेंस रिपोर्ट में अनिवार्य रूप से तीन कॉलम होते हैं: खाता नाम और प्रत्येक खाते के लिए डेबिट और क्रेडिट राशि। खाते उनकी प्रकृति या तो डेबिट या क्रेडिट खाते हैं, इसलिए आमतौर पर संबंधित कॉलम में केवल डेटा होता है। दूसरे कॉलम में शून्य का मान है। सभी खातों के लिए डेबिट और क्रेडिट के योग समान रूप से सामान्य खाता बही में डेटा की सटीकता की पुष्टि करने में मदद करने के लिए बराबर होने चाहिए और एक ट्रायल बैलेंस एक एकल डेबिट और क्रेडिट खाते दोनों में सही ढंग से दर्ज नहीं होने पर संतुलन नहीं होगा। सुधार करने से पहले ट्रायल बैलेंस रिपोर्ट तैयार करना एक अनौपचारिक परीक्षण संतुलन कहलाता है। यदि यह त्रुटि-मुक्त है, या यदि खातों में सुधार बाद में इसे संतुलन में लाने के लिए किया जाता है, तो बाद की रिपोर्ट को समायोजित परीक्षण संतुलन कहा जाता है।

कौन से खाते सबसे ज्यादा ख़राब होते हैं?

आमतौर पर, खर्च, हानि, संपत्ति, नकदी और मालिक के ड्राइंग खाते जैसे खातों में डेबिट शेष हैं। ये वे खाते हैं जिनके मूल्य क्रेडिट प्रविष्टि के साथ घटते समय डेबिट प्रविष्टियों के साथ बढ़ते हैं। इसी तरह, बिक्री, पूंजीगत लाभ, देनदारियों और मालिक की इक्विटी जैसे खातों में क्रेडिट शेष हैं। श्रेय जाने पर उनके संतुलन में वृद्धि होती है, और वे डेबिट के साथ घटते हैं।

सभी लेन-देन डेबिट और क्रेडिट प्रविष्टि दोनों बनाते हैं, भले ही आप लेनदेन में केवल एक बार एक लेखांकन अनुप्रयोग में प्रवेश करते हैं जो सॉफ़्टवेयर में डबल-एंट्री प्रारूप बनाता है। उदाहरण के लिए, 5, 000 डॉलर का बैंक ऋण प्राप्त करने वाली कंपनी अपने नकद खाते में डेबिट करेगी, उस खाते के मूल्य को 5, 000 डॉलर बढ़ाएगी, जबकि साथ ही साथ उसके नोटों को देय खाते को उसी राशि से जमा कराएगी, क्योंकि उसके बकाया ऋण की राशि में वृद्धि हुई है।

प्रतिलेखन त्रुटि का एक उदाहरण क्या है?

ट्रायल बैलेंस के नजरिए से $ 5, 000 के बैंक ऋण पर विचार करें। यदि डेबिट और क्रेडिट एंट्री दोनों मेल खाते हैं, तो यह लेन-देन संतुलन में होता है और सामान्य खाता बही के परीक्षण संतुलन पर कोई नकारात्मक प्रभाव नहीं पड़ता है। हालाँकि, एक पुस्तिका बहीखाता पद्धति का उपयोग करने वाली कंपनी की छवि, और ऋण प्रविष्टि को नकद खाते में $ 5, 000 के रूप में डेबिट किया गया था लेकिन $ 500 के रूप में देय खाते में जमा किया गया था। इन खातों सहित सामान्य खाता बही के लिए, एक परीक्षण शेष राशि शेष नहीं होने पर शेष नहीं होगी। चूंकि ट्रायल बैलेंस रिपोर्ट पर डेबिट और क्रेडिट की रकम की तुलना आसानी से की जाती है, इसलिए अनुचित ट्रायल बैलेंस में डेबिट और क्रेडिट के बीच $ 4, 500 का अंतर दिखाई देगा। लापता शून्य एक ट्रायल बैलेंस रिपोर्ट का एक उदाहरण है जो एक ट्रायल बैलेंस रिपोर्ट द्वारा उजागर किया गया है।

त्रुटियों को एक अन्यायपूर्ण परीक्षण संतुलन द्वारा प्रकट किया गया

हालांकि कुछ प्रकार की त्रुटियों को प्रकट करने में काफी प्रभावी है, लेकिन अनजाने में किया गया ट्रायल बैलेंस हर त्रुटि को इंगित नहीं करेगा, और वास्तव में कुछ प्रकार की गलती हैं जिन्हें ट्रायल बैलेंस द्वारा पता नहीं लगाया जा सकता है। उदाहरण के लिए, यदि लेज़र $ 0.80 से बंद है, तो त्रुटि को खोजने के लिए आप किस प्रक्रिया का उपयोग करेंगे? जटिलता के रूप में बढ़ते हुए, आप कई चरणों में काम कर सकते हैं, लेकिन पहली बात यह है कि असंतुलन की मात्रा है। $ 0.80 जैसी संख्या केवल एक प्रविष्टि से सेंट को छोड़ने से हो सकती है। तार्किक रूप से, फिर, आप डेबिट या क्रेडिट से लेनदेन को खोज सकते हैं, जो भी 80 सेंट के रूप में दिखाता है, $ 0.80 में समाप्त होने वाली राशि के लिए और दूसरे खाते में इसके संबंधित प्रविष्टि की जांच कर रहा है।

80-प्रतिशत अंतर, हालांकि, संचयी या यादृच्छिक हो सकता है, जिससे आपकी खोज और अधिक कठिन हो जाएगी। परीक्षण संतुलन में त्रुटियों को खोजने के लिए सामान्य कदमों में शामिल हैं:

• ट्रायल बैलेंस कॉलम को गलत तरीके से जोड़ना: केवल इसके अतिरिक्त को फिर से जांचना।

• एक खाता बही खाता गुम करना: निम्न मान स्तंभ से गायब हो रहे खाते को खोजने के लिए उच्च मूल्य स्तंभ में प्रविष्टियों की खाते में असंतुलन राशि की तुलना करें।

• गलत खाता बही कॉलम में एक खाता दर्ज करना: असंतुलन राशि को 2 से विभाजित करें और इस राशि के लिए खाता शेष राशि खोजें।
• असंतुलन राशि को 9 से विभाजित करें: यदि असंतुलन समान रूप से 9 से विभाज्य है, तो एक ट्रांसपोज़िशन (अंकों का स्विचिंग) या ट्रांस-प्लेसमेंट (दशमलव बिंदु का गलत प्लेसमेंट) त्रुटि का कारण है।

यदि त्रुटियां अभी भी बनी हुई हैं, तो आपको परीक्षण शेष में शामिल व्यक्तिगत खातों को खोजना होगा।

चेतावनी

• कुछ त्रुटियों को एक परीक्षण संतुलन द्वारा प्रकट नहीं किया जाता है, जिसमें छोड़े गए लेनदेन या त्रुटियों को गलत तरीके से दर्ज किया जाता है, लेकिन दो खातों में गलतियां शामिल हैं। असंतुलित परीक्षण संतुलन निश्चित रूप से त्रुटियों को इंगित करता है, जबकि एक संतुलित परीक्षण संतुलन त्रुटि से मुक्त हो सकता है या नहीं भी हो सकता है।