कैसे एक कठोर कर्मचारी के बारे में एक शिकायत पत्र को संभालने के लिए

दुखी ग्राहक किसी भी कंपनी के लिए एक खतरनाक स्थिति हो सकती है क्योंकि ये ग्राहक अक्सर अपनी शिकायतें अन्य लोगों के साथ साझा करते हैं। यदि कोई ग्राहक किसी कर्मचारी के खिलाफ शिकायत दर्ज करता है, तो उसे सावधानीपूर्वक और पूरी तरह से प्रबंधित करें ताकि आप ग्राहक को संतुष्ट कर सकें। एक असभ्य कर्मचारी के बारे में एक शिकायत पत्र संभालें ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि कर्मचारी आपकी कंपनी का प्रतिनिधित्व करने वाले ग्राहकों को जारी न रखे।

1।

यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप शिकायत को समझते हैं, पत्र को ध्यान से पढ़ें। यह देखने के लिए कि ग्राहक ने आपसे संपर्क करने के लिए संपर्क जानकारी शामिल की है, पत्र को देखें।

2।

यदि संभव हो तो ग्राहक को कॉल करें। जब आप टेलीफोन पर ग्राहक से बात करते हैं, तो तत्काल माफी मांगें। ग्राहक को शिकायत की स्थिति के बारे में कुछ भी अतिरिक्त बताने के लिए कहें और ग्राहक शिकायत के बारे में विस्तार से ध्यान से सुनें।

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आप ग्राहक की शिकायत को समझने के बारे में सोचते हैं। शिकायत को सरल शब्दों में सुनिश्चित करें कि आप समझ सकें कि क्या हुआ था।

4।

किसी भी बिंदु को स्पष्ट करने के लिए प्रश्न पूछें ताकि आप समझ सकें। अपने सवालों के ग्राहक के जवाब को ध्यान से सुनें।

5।

ग्राहक को बताएं कि आप कर्मचारी से बात करेंगे। यदि संभव हो तो कर्मचारी की पारी के दौरान कर्मचारी से माफी मांगने के लिए ग्राहक को अपने व्यवसाय के स्थान पर आमंत्रित करें।

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शिकायत के बारे में कर्मचारी से बात करें। कर्मचारी से पूछें कि क्या वह इन शिकायतों को एक समस्या मानता है। किसी भी अंतर्निहित स्थिति को समझने के लिए कर्मचारी के प्रश्न पूछें, जिसने अशिष्ट व्यवहार के लिए प्रेरित किया हो।

7।

कर्मचारी को याद दिलाएं कि आप ग्राहकों के साथ किसी भी तरह की असभ्यता को बर्दाश्त नहीं करते हैं। कर्मचारी के साथ ग्राहक सेवा की अपेक्षाओं और दिशानिर्देशों को ताज़ा करें ताकि वह ठीक से समझ सके कि आप अपने कर्मचारियों से क्या उम्मीद करते हैं।

8।

भविष्य की शिकायतों से बचने के लिए कर्मचारी के साथ एक योजना बनाएं। उदाहरण के लिए, यदि कर्मचारी कुछ स्थितियों में निराश हो जाता है, तो सुझाव दें कि कर्मचारी सहायता के लिए एक सहकर्मी से पूछें।

9।

उस कर्मचारी को सूचित करें जिसे आप इसे एकमात्र चेतावनी मानते हैं जिसे आप अनुपयुक्त ग्राहक सेवा के लिए बढ़ाएँगे। कर्मचारी को बताएं कि आपके पास फिर से ऐसा होने के अलावा कोई विकल्प नहीं होगा। कर्मचारी को बताएं कि शिकायत की वजह से, आपने माफी प्राप्त करने के लिए ग्राहक को व्यवसाय के लिए आमंत्रित किया। कर्मचारी को बताएं कि आप और वह दोनों आने पर ग्राहक को एक गंभीर माफी देंगे। बता दें कि ग्राहक को अशिष्टता की भरपाई करने के लिए आप ग्राहक को एक मुफ्त वस्तु या सेवा भी देंगे।

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जब ग्राहक आपके व्यवसाय में आता है, तो कर्मचारी से माफी मांगें। कर्मचारी की माफी के अलावा अपनी खुद की माफी भी पेश करें। ग्राहक को बुरी भावनाओं को शांत करने और सद्भावना बनाने के लिए एक टोकन आइटम दें।

टिप

• यदि ग्राहक ने संपर्क करने के लिए एक टेलीफोन नंबर नहीं छोड़ा है, तो वापसी पते का उपयोग करें और एक वापसी पत्र लिखें। पत्र में, माफी मांगें और ग्राहक को अपने व्यवसाय के स्थान पर माफी मांगने और ग्राहक को क्षतिपूर्ति करने के लिए एक नि: शुल्क आइटम आमंत्रित करें। ग्राहक से पूछें कि आप उसे यात्रा का समय निर्धारित करने के लिए कहें।

चेतावनी

• यदि आपके पास इस कर्मचारी के बारे में पहली शिकायत नहीं है, तो उसे उसके कर्तव्यों से राहत देने पर विचार करें। यह कर्मचारी आपको आवश्यक ग्राहक सेवा का प्रकार प्रदान करने में सक्षम नहीं हो सकता है।