कैसे एक मुद्दे-आधारित एजेंडा लिखने के लिए

एक मुद्दों पर आधारित एजेंडा एक उपयोगी उपकरण है जो आपको बैठकों को ट्रैक पर रखने में मदद करता है और यह सुनिश्चित करता है कि आपके समूह को बुलाने के दौरान सभी महत्वपूर्ण मामलों में भाग लिया जाए। इसे बनाना महत्वपूर्ण मुद्दों की पहचान करता है, उन्हें प्राथमिकता देता है और प्रत्येक के लिए आवश्यक कार्रवाई के तरीकों का निर्धारण करता है। मुद्दों पर आधारित एजेंडे के अनुसार आयोजित बैठकें अधिक कुशलता और प्रभावी ढंग से चलती हैं। यहां वे चरण हैं जिनका उपयोग आप मुद्दों पर आधारित एजेंडा लिखने के लिए कर सकते हैं।

आपकी मीटिंग के लिए समस्याएँ निर्धारित करें

उन मुद्दों को पहचानें जिन्हें आपके समूह या संगठन को बैठक के दौरान चर्चा करनी चाहिए। बजट की समस्याओं, भूमि / पट्टे के अनुबंध, कार्मिक के पदों, विपणन या चर्चा के अन्य महत्वपूर्ण मदों जैसे दिमागी दबाव वाले मुद्दों का आप सामना कर रहे हैं। सह-कार्यकर्ताओं के साथ विषय विचारों पर चर्चा करें। एक कैलेंडर से परामर्श करने से आपको आगामी घटनाओं या समय सीमा के लिए मुद्दों को निर्दिष्ट करने में मदद मिल सकती है। पिछली बैठकों से मिनटों की समीक्षा करें अतीत के किसी भी अधूरे या झगड़े से निपटने के लिए।

समयबद्धता या महत्व के आधार पर मुद्दों को व्यवस्थित करें

सभी पहचाने गए मुद्दों के लिए प्राथमिकताएं स्थापित करें। आप अपनी समय सीमा या समय सीमा के अनुसार उन्हें तोड़ने का विकल्प चुन सकते हैं। उन पर कार्रवाई करने के लिए कई मुद्दों को एक निश्चित तारीख से संबोधित किया जाना चाहिए। अन्य मुद्दों को उनके महत्व के आधार पर एजेंडे पर प्राथमिकता दी जा सकती है। बजट, मरम्मत या खरीद जैसी महत्वपूर्ण वस्तुओं को अक्सर बाद में आवश्यकता से अधिक होने के कारण एजेंडे में शामिल किया जाना चाहिए। सबसे महत्वपूर्ण आइटम, चाहे वह समयबद्धता या महत्व पर आधारित हो, पहले अपने एजेंडे में रखा जाना चाहिए; कम महत्वपूर्ण आइटम एजेंडा के नीचे की ओर दिखाई दे सकते हैं।

मुद्दों के लिए आवश्यक कार्यों की पहचान करें

प्रत्येक समस्या के साथ आवश्यक कार्रवाई प्रदान करें। आपके बोर्ड या बैठक में उपस्थित लोगों को पता नहीं हो सकता है कि एजेंडा आइटम पर कार्य करने के लिए क्या करना चाहिए। कभी-कभी, आगे की जांच के लिए एक प्रस्ताव की आवश्यकता होती है। कई वस्तुओं को खरीद, कर्मियों को काम पर रखने या अन्य महत्वपूर्ण निर्णयों के साथ आगे बढ़ने के लिए बहुमत-अनुमोदित प्रस्ताव की आवश्यकता होती है। अन्य उदाहरणों को समस्या के लिए समर्थन प्रदान करने के लिए एक संकल्प की आवश्यकता होती है। अन्य एजेंडा आइटम को बैठक में भाग लेने वालों को जानकारी प्रदान करने के अधिनियम के अलावा कोई कार्रवाई की आवश्यकता नहीं है। कार्रवाई की आवश्यकताएं किसी भी मुद्दे-आधारित एजेंडे का अभिन्न अंग हैं।

गैर-एजेंडा आइटम पर चर्चा करने का समय निर्धारित करें

ओपन-फोरम चर्चा के लिए एक समय शामिल करें जब नए विषयों को संबोधित किया जा सकता है या आगे की परीक्षा के लिए पहचाना जा सकता है। हालांकि दबाव विवरणों को एक मुद्दे-आधारित एजेंडे में शामिल किया जा सकता है, बोर्ड के सदस्यों या बैठक में उपस्थित लोगों को आपके समूह या संगठन द्वारा आयोजित व्यवसाय के लिए महत्वपूर्ण अतिरिक्त विषयों पर चर्चा करने या चुनने का पता हो सकता है। अतिरिक्त विषयों को संबोधित करने के लिए अपने एजेंडे पर निर्दिष्ट समय के बिना, आप अपने समूह की क्षमता को प्रभावी ढंग से महत्वपूर्ण, महत्वपूर्ण मामलों को दबाने के साथ निपटने में बाधा डाल रहे हैं। आपके एजेंडे के समुचित कार्य के लिए एक खुला मंच अवसर आवश्यक है।