बिजनेस ट्रिप रिपोर्ट कैसे लिखें

अपनी व्यावसायिक यात्रा के बारे में एक रिपोर्ट लिखते समय, तनाव करें कि कंपनी द्वारा आपको भेजने के लिए यह कितना अच्छा निवेश था। यह प्रबंधकों को समझाने में मदद करेगा कि भविष्य की यात्राएं भी अच्छी तरह से खर्च की जाने वाली धनराशि होंगी। एक सेमिनार, सम्मेलन या व्यापार शो के लिए अपनी यात्रा पर एक रिपोर्ट बनाते हुए कंपनी के निवेश पर वापसी दिखाने पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए।

ट्रिप रिपोर्ट का प्रारूप

जब तक आप एक लंबी, औपचारिक रिपोर्ट नहीं लिख रहे हैं, कवर और सामग्री पृष्ठों और कार्यकारी सारांश को छोड़ दें। मेमो प्रारूप का उपयोग करें यदि दस्तावेज़ केवल कुछ पृष्ठ लंबा होगा, और एक शीर्षक का उपयोग करें जो दिनांक, रिपोर्ट के विषय, आपके नाम और इसे प्राप्त करने वाले को सूचीबद्ध करता है। रिपोर्ट को व्यवस्थित करने के लिए अनुभाग प्रमुखों का उपयोग करें, जैसे ट्रिप उद्देश्य, अवलोकन, लाभ, लागत और सारांश।

प्रस्तावना और समीक्षा

रिपोर्ट को एक सिंहावलोकन के साथ शुरू करें जो तथ्यों को बताता है लेकिन समर्थन या विवरण प्रदान नहीं करता है। पाठक को बताएं कि यात्रा क्या थी, आपको क्यों भेजा गया और अपेक्षित परिणाम। उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं कि आप महत्वपूर्ण ग्राहकों, नए लोगों से मिलने और प्रतियोगिता की जाँच करने के लिए कैलिफोर्निया में एक व्यापार शो में गए थे। आप लिख सकते हैं कि आपने बेहतर कर्मचारियों की भर्ती, टर्नओवर कम करने और बेहतर लाभ पैकेज विकसित करने में मदद करने के लिए नए मानव संसाधन प्रथाओं को सीखने के लिए एक व्यावसायिक कार्यशाला में भाग लिया।

रिपोर्ट का मुख्य भाग

इस बात का वर्णन करें कि वहाँ जाने के दौरान आप अपने लक्ष्यों को कैसे या अगर पूरा करते हैं। अपने पर्यवेक्षक को किसी भी अपेक्षा को बताने से डरो मत, यदि आप कम हो गए - यदि आप नहीं करते हैं, और वह बाद में पूछता है, तो आप देख सकते हैं कि आपने जानबूझकर इस जानकारी को रिपोर्ट से बाहर छोड़ दिया है। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी ट्रेड शो में गए और किसी भी होनहार नए क्लाइंट से मिलने में सक्षम नहीं थे, तो हो सकता है कि आप लंबे समय तक ग्राहकों के साथ संबंध मजबूत करें और प्रतियोगियों के बारे में नई जानकारी सीखें, जिससे आपको अधिक व्यवसाय या बेहतर उत्पाद विचार मिल सकते हैं।

अपने लक्ष्यों या ऐसी किसी भी घटना से संबंधित घटनाओं के विशिष्ट उदाहरण दें जो आपकी कंपनी को लाभान्वित करें। यात्रा से आपको मिलने वाले व्यक्तिगत लाभों को सूचीबद्ध करने के बजाय, जैसे कि एक विशिष्ट सॉफ़्टवेयर के अपने ज्ञान में सुधार करना, चर्चा करें कि कैसे उन लाभों से कंपनी को मदद मिलेगी - उदाहरण के लिए कंपनी के बाहरी विक्रेताओं को किराए पर लेने की आवश्यकता को कम करके अब आपके पास यह कौशल है।

यात्रा के मुख्य अंशों को सारांशित करें

यात्रा के हाइलाइट्स को पुनः प्राप्त करने के लिए सारांश का उपयोग करें, जिसमें आपके अपेक्षित लाभ शामिल हैं, चाहे आप उन्हें या किसी अन्य को प्राप्त हुए हों, यात्रा की कुल लागत, कंपनी को कोई अपेक्षित वित्तीय लाभ और भविष्य के लिए आपकी सिफारिश। आप अपनी यात्रा के लाभों के बारे में जितना अधिक विशिष्ट हो सकते हैं, आपके वरिष्ठों के लिए उनके निवेश पर वापसी की गणना करना उतना ही आसान होगा।

अपनी व्यय रिपोर्ट संलग्न करें

दस्तावेज़ में विवरण सूचीबद्ध करने के बजाय, अपनी व्यय रिपोर्ट को दस्तावेज़ में संलग्न करने पर विचार करें। अपने दस्तावेज़ में यात्रा की कुल लागत को शामिल करें, लेकिन खर्च रिपोर्ट के लिए विवरण, जैसे एयरफ़ेयर, लॉजिंग, भोजन, युक्तियां, पार्किंग और अन्य यात्रा की लागत को बचाएं।