डेटा रिपोर्ट कैसे लिखें

डेटा रिपोर्ट एक तकनीकी दस्तावेज है जो आपके द्वारा एकत्र किए गए डेटा का विवरण देता है और दिखाता है कि इसका विश्लेषण कैसे किया गया था। हालांकि डेटा रिपोर्ट एक जटिल दस्तावेज़ हो सकती है, लेकिन यह संगठन होना जरूरी नहीं है। यदि आपने कभी हाई स्कूल में लैब रिपोर्ट लिखी है, तो आप पहले से ही जानते हैं कि डेटा रिपोर्ट कैसे लिखनी है। इसे आमतौर पर चार खंडों में विभाजित किया जाता है: एक परिचय, एक निकाय, एक निष्कर्ष और एक परिशिष्ट। पेशेवर डेटा रिपोर्ट लिखने के लिए आपको बस एक स्प्रेडशीट प्रोग्राम और एक वर्ड प्रोसेसर की आवश्यकता होती है।

तैयारी

1।

अपने दर्शकों को पहचानें और रिपोर्ट लिखते समय उन्हें ध्यान में रखें। एक डेटा रिपोर्ट उन लोगों के लिए पाठक के अनुकूल होनी चाहिए जो केवल डेटा के माध्यम से स्किम करेंगे, निष्कर्ष निकालने के लिए प्रासंगिक तथ्यों की तलाश करेंगे, साथ ही साथ जो अधिक तकनीकी रूप से दिमाग वाले हैं और यह सुनिश्चित करने के लिए सभी डेटा पढ़ रहे हैं कि यह आपके समर्थन का समर्थन करता है निष्कर्ष।

2।

रिपोर्ट के लिए आपके द्वारा उपयोग किए गए सभी डेटा को इकट्ठा करें और इसके विश्लेषण को लिखें। जब तक आप डेटा का विश्लेषण नहीं करते हैं और अपने परिणामों की पहचान करते हैं, तब तक अपनी रिपोर्ट लिखना शुरू करना बुद्धिमानी नहीं है।

3।

आवश्यकतानुसार अपने डेटा को एक या अधिक स्प्रेडशीट में व्यवस्थित करें। आपके सभी डेटा को रिपोर्ट में शामिल किया जाना चाहिए, यहां तक ​​कि उस डेटा का भी विश्लेषण नहीं किया गया था। यदि आपने द्वितीयक डेटा का उपयोग किया है, जैसे कि अन्य रिपोर्टों से एकत्रित डेटा, तो इसे अपने स्वयं के डेटा से अलग रखें।

4।

निर्धारित करें कि आप चार्ट में महत्वपूर्ण डेटा को उजागर कर सकते हैं या नहीं। एक्सेल जैसे अधिकांश स्प्रेडशीट प्रोग्राम आपके द्वारा आवश्यकतानुसार डेटा व्यवस्थित करने के बाद चार्ट स्वचालित रूप से उत्पन्न कर सकते हैं। अच्छी तरह से चुने गए चार्ट आपके निष्कर्षों को प्रदर्शित करने में मदद करते हैं।

रिपोर्ट लिखना

1।

एक परिचय अनुभाग लिखें। इसमें आमतौर पर तीन खंड होते हैं। पहले रिपोर्ट के उद्देश्य और डेटा का विश्लेषण किया जा रहा है। रिपोर्ट का अनुरोध क्यों किया गया था, इसकी व्याख्या करते हुए किसी भी पृष्ठभूमि की जानकारी शामिल करें। फिर डेटा के विश्लेषण में किए गए प्रश्नों और विश्लेषण से बने निष्कर्षों को संक्षेप में प्रस्तुत करें। अंत में, संक्षिप्त रूप से बाकी की रिपोर्ट में क्या निहित है।

2।

रिपोर्ट के मुख्य भाग में चार खंड बनाएँ: डेटा, विधियाँ, विश्लेषण और परिणाम। कुछ स्थितियों में विश्लेषण अनुभाग के साथ तरीके अनुभाग को जोड़ना बेहतर हो सकता है। यदि आपकी रिपोर्ट में स्वतंत्र विश्लेषण के साथ डेटा का एक से अधिक सेट है, तो इन चार खंडों को जितनी बार आवश्यक हो दोहराएं।

3।

डेटा अनुभाग में विश्लेषण के लिए उपयोग किए जाने वाले सबसे महत्वपूर्ण डेटा का विवरण लिखें। अपने डेटा वाले स्प्रेडशीट की प्रतिलिपि बनाएँ और अपने लिखित विवरण के बाद इन्हें पेस्ट करें। Microsoft Office में, बस कोशिकाओं को हाइलाइट करें, उन्हें कॉपी करें, और फिर उन्हें Word दस्तावेज़ में पेस्ट करें।

4।

विधियों अनुभाग में डेटा और विश्लेषण को इकट्ठा करने के लिए आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली विधियों को लिखें।

5।

विश्लेषण अनुभाग में डेटा के अपने विश्लेषण को लिखें। इस अनुभाग में शामिल करें कि क्या विश्लेषण किया गया था और विश्लेषण से आपके द्वारा किए गए निष्कर्ष। इस खंड में आपके द्वारा बनाए गए किसी भी चार्ट को सम्मिलित करें।

6।

एक निष्कर्ष अनुभाग बनाएँ। परिचय में आपके द्वारा उठाए गए प्रश्नों को पुनर्स्थापित करें, साथ ही विश्लेषण से सबसे अधिक प्रासंगिक परिणाम। यदि आपकी रिपोर्ट में डेटा या विश्लेषण का एक से अधिक सेट है, तो यह आवश्यकतानुसार विभिन्न परिणामों की तुलना करने के लिए जगह है। आवश्यकतानुसार अतिरिक्त डेटा के लिए कोई प्रश्न या सिफारिशें शामिल करें।

7।

यदि आवश्यक हो, तो एक अंतिम परिशिष्ट या परिशिष्ट अनुभाग शामिल करें। यदि आपके पास डेटा के सैकड़ों पृष्ठ हैं, तो रिपोर्ट के डेटा अनुभाग के बजाय इसे परिशिष्ट में रखना बेहतर हो सकता है। परिशिष्ट में रिपोर्ट में उल्लिखित किसी भी द्वितीयक डेटा को सम्मिलित करें, जिसमें यह दर्शाता है कि डेटा कहाँ से आया है।