व्यवसाय प्रारूप में लेखन अनुच्छेद का क्या मतलब है?

व्यावसायिक दस्तावेज़ - जैसे पत्र, ईमेल, ज्ञापन और रिपोर्ट - विभिन्न प्रकार की जानकारी, तर्क और विचारों को अलग करने के लिए पैराग्राफ का उपयोग करते हैं। व्यापार प्रारूप में लिखे गए पैराग्राफ को एक औपचारिक, पेशेवर और सुव्यवस्थित तरीके से संरचित किया जाता है। जब आप एक व्यावसायिक दस्तावेज़ लिख रहे हों, तो विचार करें कि कागज पर पैराग्राफ़ कैसे दिखाई देगा, पैराग्राफ़ के संगठन और कुल दस्तावेज़ के भीतर इसका स्थान। जिस तरह से आप अपने पैराग्राफ को प्रारूपित करते हैं, उसके अनुरूप बनें। संक्षिप्त भाषा और एक सरल शैली का उपयोग करें ताकि पाठक आपके संदेश पर केंद्रित रहे।

ब्लॉक प्रारूप

एक व्यापार दस्तावेज़ में पैराग्राफ के लिए सबसे आम दृश्य प्रारूप ब्लॉक प्रारूप है जिसमें पैराग्राफ की शुरुआत इंडेंट नहीं की जाती है। इसके बजाय, पूरा पैराग्राफ एकल स्थान दिया गया है और न्यायोचित छोड़ दिया गया है, जिसका अर्थ है कि यह पेपर के बाएं मार्जिन के साथ संरेखित है। दस्तावेज़ के अगले पैराग्राफ या तत्व से अलग करने के लिए प्रत्येक पैराग्राफ के बाद एक रिक्त रेखा डाली जाती है। अर्ध-ब्लॉक, जिसमें प्रत्येक पैराग्राफ की शुरुआत को इंडेंट किया जाता है, कम बार उपयोग किया जाता है।

फ़ॉन्ट

व्यवसाय दस्तावेज़ में अनुच्छेद 12-बिंदु टाइम्स न्यू रोमन जैसे पारंपरिक फ़ॉन्ट में टाइप किए जाते हैं। अपने लेखन की सामग्री से विचलित होने वाले असामान्य फोंट का उपयोग करने से बचें। शीर्षकों को छोड़कर पूरे दस्तावेज़ में एक ही फ़ॉन्ट का उपयोग करें, जो बड़े फ़ॉन्ट आकार का उपयोग कर सकता है या बोल्ड टाइपफेस में सेट किया जा सकता है।

अनुच्छेद सामग्री

प्रत्येक अनुच्छेद को एक एकल मुख्य विचार को संबोधित करना चाहिए। पैराग्राफ के पहले वाक्य में एक सामान्य कथन में मुख्य विचार पेश करें। मुख्य विचार का समर्थन करने वाले कुछ वाक्यों के साथ इस विषय वाक्य का पालन करें। इनमें आपके विवरण की रक्षा के लिए जानकारीपूर्ण विवरण या एक तर्क शामिल हो सकता है। सारांश वाक्य के साथ पैराग्राफ को लपेटें। यदि एक पैराग्राफ बहुत लंबा चलता है, तो आप पाठक का ध्यान खोने का जोखिम उठाते हैं। इसके बजाय, एक लंबे पैराग्राफ को दो या अधिक छोटे पैराग्राफ में व्यवस्थित करें।

अनुच्छेद क्रम

एक व्यावसायिक दस्तावेज़, जैसे कि एक रिपोर्ट या पत्र, एक पैराग्राफ से शुरू होता है जो दस्तावेज़ के विषय का परिचय देता है। इसके बाद विषय को विकसित करने वाले एक या अधिक पैराग्राफ होते हैं। एक समापन पैराग्राफ आपके द्वारा प्रदान की गई जानकारी को सारांशित करता है या पाठक को एक विशिष्ट कार्रवाई करने के लिए कहता है। उदाहरण के लिए, किसी विज्ञापन अभियान के कारणों को प्रस्तुत करने वाला एक पत्र, परिचयात्मक पैराग्राफ के साथ शुरू हो सकता है, जिसमें अभियान के तीन अलग-अलग अनुच्छेद होते हैं, जिसके बाद अभियान के लिए एक अलग कारण और समापन पैराग्राफ से पाठक को अभियान को मंजूरी देने के लिए कहा जाता है। यदि दस्तावेज़ लंबा है, तो प्रमुख वर्गों को अलग करने के लिए शीर्षकों का उपयोग करें।

अंदाज

जबकि टोन दोस्ताना हो सकता है, व्यावसायिक दस्तावेज़ औपचारिक शैली में लिखे गए हैं। आपके लेखन को अन्य मूल प्राप्तकर्ता व्यक्तियों द्वारा पढ़ा जा सकता है और कई वर्षों तक कंपनी द्वारा रखा जा सकता है, इसलिए व्यक्तिगत टिप्पणियों से बचें। अपने लेखन को व्यावसायिक स्तर पर लिंग-तटस्थ भाषा के साथ-साथ उचित व्याकरण और वर्तनी का उपयोग करके रखें। अपने वाक्य छोटे और बिंदु पर रखें। क्लिच, संकुचन और स्लैंग से बचें।