एक कर्मचारी पर उत्कृष्ट नोट्स लिखने के उदाहरण

एक व्यस्त लघु व्यवसाय प्रबंधक के रूप में, आप सोच सकते हैं कि आपके पास कर्मचारियों को दस्तावेज करने के लिए पर्याप्त समय नहीं है। लेकिन अपने अधीनस्थों पर उत्कृष्ट नोट्स बनाए रखने से वास्तव में आप लाइन से समय बचा सकते हैं। कर्मचारी को अनुशासित करने के लिए आपके नोट महत्वपूर्ण होंगे, या यदि आपको अंततः एक शिकायत, अपील या भेदभाव के आरोप का जवाब देना होगा। यहां तक ​​कि कर्मचारी के मूल्यांकन को तैयार करने जैसे विशिष्ट कार्य भी आसान होंगे - और अधिक सटीक चित्रण - यदि आपके पास अपने नोट्स में पूरे वर्ष के लिए उदाहरण हैं।

विस्तृत

पर्याप्त विस्तृत नोट्स बनाएं जिनमें न्यूनतम स्पष्टीकरण की आवश्यकता हो। नोटों को सरल रखें और उद्योग-विशिष्ट शब्दजाल, कंपनी के स्लैंग या सारांश से बचें। याद रखें कि आपके नोट्स किसी दिन मध्यस्थता सुनवाई या समान रोजगार अवसर आयोग जांच का विषय हो सकते हैं, और मध्यस्थ या अन्वेषक को नोटों का पालन करने में सक्षम होने की आवश्यकता होगी। मुद्दों के बारे में विशेष जानकारी, साथ ही कर्मचारी की नौकरी का शीर्षक, उसे सौंपे गए कार्यों और उसके साथ आपके संबंध को शामिल करें। इससे पाठक को जानकारी को संदर्भ में रखने में मदद मिलेगी। घटना के बाद जितनी जल्दी हो सके अपने नोट्स लिखें, यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप सभी प्रासंगिक जानकारी शामिल हैं। बहुत लंबे समय तक प्रतीक्षा करने से आपके लिए सभी विवरणों को याद रखना मुश्किल हो जाएगा।

वास्तविक

अपने नोट्स तथ्यात्मक रखें और अतिशयोक्ति न करें। "जॉन हमेशा तर्कशील होता है" या "जॉन कभी समय पर नहीं होता है" लिखना आपके दस्तावेज़ की विश्वसनीयता को कम करता है। इसके बजाय, कुछ और अधिक विशिष्ट लिखें: "अक्टूबर के महीने में जॉन 22 कार्य दिवसों में से 11 पर देर से था।" सांख्यिकीय आंकड़ों के साथ अपने बिंदुओं को चित्रित करें, जो यह भी सुनिश्चित करता है कि आपका प्रलेखन तथ्यात्मक है। भले ही जॉन का प्रदर्शन "वास्तव में बुरा" हो, एक कथन सही हो सकता है, यह उल्लेख करते हुए कि आपके नोटों की सत्यता प्रदर्शित होती है कि जॉन की त्रुटि दर लगातार 60 प्रतिशत से ऊपर है, जबकि बाकी टीम की औसत त्रुटि दर - नए कर्मचारियों सहित समान कर्तव्यों का पालन करना - 5 प्रतिशत से कम है।

लक्ष्य

कर्मचारी के व्यवहार पर निर्णय न रखें। अपने लहजे को तटस्थ और उद्देश्यपूर्ण रखें। मंगलवार को "जेन का आलस्य लिखना जारी था। लिखने के बजाय, वह ब्रेक टाइम के बाद अच्छी तरह से लुढ़क गई और जब मैंने उससे इस बारे में बात की, तो उसका बुरा रवैया था, " राज्य "जेन को मंगलवार को अपने ब्रेक से लौटने में 15 मिनट की देर थी। जब मैंने पूछा कारण, उसने अपनी आँखें घुमाई और बिना जवाब दिए चली गई। " पेशेवर बने रहें और अपनी निराशा को प्रलेखन में खत्म न होने दें, क्योंकि यह आपके नोट्स की अखंडता और उपयोगिता के बारे में गंभीरता से समझौता करेगा।

दिनांक, समय और हस्ताक्षर

घटना की तारीख और समय - दोनों को शामिल करें, और जब आपने दस्तावेज लिखा था - अपने नोट्स में। किसी तिथि के बिना, आवश्यक रूप से घटना को साबित करने के लिए प्रलेखन का उपयोग नहीं किया जा सकता है। यद्यपि ईमेल एक वार्तालाप की पुष्टि करने के लिए एक उपयोगी उपकरण है - क्योंकि इसमें एक तिथि, समय, प्राप्तकर्ता शामिल है और यहां तक ​​कि वितरण और रसीद का प्रमाण प्रदान करने के लिए भी सेट किया जा सकता है - सुनिश्चित करें कि आप आमने-सामने परामर्श की जगह नहीं लेते हैं ईमेल वार्तालाप। आपके नोट कर्मचारी के लिए आश्चर्य की बात नहीं होने चाहिए। यदि नोट में कुछ महत्वपूर्ण है, तो कर्मचारी को जानकारी प्राप्त करने के लिए हस्ताक्षर करने के लिए कहें। बता दें कि प्रलेखन की प्राप्ति के लिए हस्ताक्षर करना आवश्यक नहीं है कि इसकी सामग्री के साथ समझौता हो।