कैसे लिखें नीति और प्रक्रिया कार्य रूपरेखा

नीति और कार्यविधि की रूपरेखा लिखना हर किसी की बकेट लिस्ट में सबसे ऊपर नहीं है क्योंकि चरण-दर-चरण निर्देश बनाना थकाऊ है। इस प्रयास में सफल होने के लिए, आपको कार्य विश्लेषण में संलग्न होना चाहिए और कार्य निर्देश लिखने के लिए एक सरल मॉडल का पालन करना चाहिए। किसी कार्य के लिए रूपरेखा में प्रत्येक चरण शामिल नहीं हो सकता है, लेकिन इसमें प्रमुख चरण शामिल होने चाहिए। आपका उद्देश्य उपयोगकर्ताओं को अनुसरण करने के लिए रूपरेखा को आसान बनाना है, जिसका अर्थ है कि आपको रूपरेखा लिखने से पहले अपने दर्शकों को परिभाषित करना होगा।

विचार

"नीति" और "प्रक्रिया" के अर्थ के बीच भेद। एक नीति एक वाक्य, एक पैराग्राफ या पैराग्राफ का एक समूह है जो एक नियम को परिभाषित करता है या एक संगठन की आधिकारिक स्थिति को कई श्रमिकों को प्रभावित करने वाले मुद्दे पर बताता है। एक अच्छी नीति यह भी बताती है कि संगठन के सदस्यों के लिए यह महत्वपूर्ण क्यों है। प्रक्रिया बताती है कि संगठन के नियम या स्थिति को कैसे लागू किया जाता है। एक नीति में कोई संबंधित प्रक्रिया नहीं हो सकती है, लेकिन कई प्रक्रियाएं एक ही नीति के अंतर्गत आ सकती हैं। उपयोगकर्ताओं को नीति कार्य रूपरेखा को समझने के लिए, अपरिचित शब्दों को परिभाषित करें और संबंधित प्रक्रियाओं का संदर्भ दें।

प्रारूप और पदार्थ

अपने कार्य की रूपरेखा के लिए एक स्टैंड-अलोन प्रारूप तैयार करें या अपने संगठन द्वारा प्रकाशित दिशानिर्देशों के टेम्पलेट या सेट का पालन करें। आपके पास एक प्रारूप होने के बाद, आप कार्य का विश्लेषण करने के लिए तैयार हैं। कार्य को स्वयं करें या कार्य को करने वाले किसी अन्य व्यक्ति का अवलोकन करें, संभवतः कई बार। कार्य का विश्लेषण करें। प्रक्रिया में प्रमुख चरणों की पहचान करें और विचार करें कि क्या उपयोगकर्ताओं को निर्णय लेना है क्योंकि वे कार्य रूपरेखा में चरणों के अनुक्रम का पालन करते हैं। उदाहरण के लिए, जब किसी बॉक्स को उपहार में दिया जाता है, तो उपयोगकर्ता इस बात पर जल्द निर्णय ले सकता है कि क्या कागज के छोर बॉक्स के किनारों पर या बॉक्स के ऊपरी या निचले किनारे पर टिक जाएंगे।

भाषा

एक कार्य रूपरेखा में शब्दों का चुनाव महत्वपूर्ण है। पहचानें कि कार्य रूपरेखा और उनके पास प्रशिक्षण के स्तर और अनुभव को कौन पढ़ रहा है। यदि उनके पास कोई अनुभव नहीं है, तो रूपरेखा विस्तृत होनी चाहिए। सरल भाषा का प्रयोग करें - सशक्त क्रिया और कनेक्टिंग शब्द। अनावश्यक शब्दों को हटा दें। उदाहरण के लिए, उपयोगकर्ता को "कार्डबोर्ड के निचले किनारे के साथ समरूपता की ऊर्ध्वाधर रेखा के साथ रैपिंग पेपर के दोनों सिरों को संरेखित करके कार्डबोर्ड उपहार बॉक्स को लपेटना" एक चिंताजनक और भ्रामक है। बेहतर फेटासिंग है "गिफ्ट पेपर को एक सपाट सतह पर रखें। गिफ्ट बॉक्स को गिफ्ट पेपर के मध्य में रखें। नीचे के किनारे का सामना करना पड़ रहा है। गिफ्ट पेपर को बॉक्स के दोनों ओर मोड़ें। दोनों किनारों को संरेखित करें। मध्य।" विशेषणों से बचें जो अर्थ और तकनीकी शब्दों को नहीं बढ़ाते हैं जैसे कि "समरूपता की ऊर्ध्वाधर रेखा।" उदाहरण के लिए, यदि आप "गिफ्ट रैपिंग पेपर" के बजाय "उपहार कागज" या "रैपिंग पेपर" लिखते हैं, तो उपयोगकर्ताओं को आपके अर्थ को समझना चाहिए।

अंदाज

बुलेटेड और क्रमांकित सूचियों का पालन करना आसान है। कार्य को अधिक उपयोगी बनाने के लिए इन अन्य युक्तियों को आज़माएं। सबसे पहले, सूची में प्रत्येक आइटम को यथासंभव छोटा रखें, जैसे कि एक या दो वाक्य लंबे। दूसरा, प्रक्रिया के कार्यान्वयन की कल्पना करें। स्थिरता के लिए लक्ष्य रखें, ताकि कई उपयोगकर्ता रूपरेखा का अनुसरण कर सकें और कार्य को उसी तरह कर सकें। अंत में, पाठकों को कार्य रूपरेखा की समीक्षा करने और अस्पष्ट भाषा और अनावश्यक शब्दों की तलाश करने दें। समीक्षकों से कहें कि वे रूपरेखा में दिए गए चरणों को आज़माएँ और देखें कि क्या वे शुरू से अंत तक आसानी से उनका अनुसरण कर सकते हैं। आपके द्वारा समीक्षकों की पहचान की गई समस्याओं को ठीक करने के बाद, कार्य रूपरेखा नीति और प्रक्रिया नियमावली और कर्मचारी प्रशिक्षण के लिए तैयार है।