मानव संसाधन सूचना प्रणाली का विकास करते समय विचार करने के लिए कारक

कई प्रबंधक आपको बताएंगे कि किसी कंपनी के कर्मचारी इसकी सबसे महत्वपूर्ण संपत्ति हैं। मानव संसाधन सूचना प्रणाली एक सॉफ्टवेयर या ऑनलाइन समाधान है जो कंपनियों को इस मूल्यवान संसाधन को लगातार प्रबंधित करने में मदद करता है और प्रबंधन निर्णयों के लिए जानकारी प्रदान करता है। एक प्रभावी प्रणाली विकसित करने के लिए, आपको नए कर्मचारियों को काम पर रखने, मुआवजा, पदोन्नति, सेवानिवृत्ति और उत्तराधिकार की योजना बनाने जैसे कार्यों को संबोधित करने में कई कारकों पर विचार करना चाहिए।

उद्देश्य

मानव संसाधन सूचना प्रणाली के समग्र उद्देश्य दक्षता में वृद्धि और लागत को कम करते हुए मानव संसाधनों के प्रशासन में सुधार करना है। इन लक्ष्यों को पूरा करने के लिए, सिस्टम मानक कार्यों को स्वचालित करता है और कर्मचारियों की सेवाओं को अधिक सुविधाजनक बनाता है। इस तरह की प्रणालियां पुरानी, ​​मैनुअल प्रणालियों की तुलना में अधिक जानकारी इकट्ठा करती हैं और बनाए रखती हैं, लेकिन प्रभावी होने के लिए, उन्हें इसे कर्मियों के निर्णय लेने के लिए उपयोग कर सकते हैं। जब आप एचआरआईएस पर विचार कर रहे हों, तो सुनिश्चित करें कि यह कर्मचारियों और एचआर कर्मचारियों दोनों के लिए उपयोग में अधिक आसानी प्रदान करते हुए एक पारंपरिक प्रणाली के सभी कार्यों को पूरा करता है।

कार्यक्षमता

एक मानव संसाधन सूचना प्रणाली कर्मचारी प्रोफाइल का ट्रैक रखती है और लाभ का प्रबंधन करती है। अधिक उन्नत सिस्टम कंपनी के संगठन में पदों का विवरण विकसित करते हैं, पदों के लिए कर्मचारी प्रोफाइल से मेल खाते हैं और प्रशिक्षण की सिफारिश करते हैं जहां प्रोफ़ाइल स्थिति से मेल नहीं खाती है। प्रबंधक संगठनात्मक पथ के साथ कर्मचारियों को बढ़ावा देने के लिए HRIS का उपयोग कर सकते हैं जो स्थिति की आवश्यकताओं के खिलाफ प्रदर्शन का मूल्यांकन करते समय उनके प्रोफाइल से मेल खाते हैं। उत्तराधिकार नियोजन फ़ंक्शन प्रबंधकों को प्रत्येक स्थिति के लिए एक या एक से अधिक संभावित प्रतिस्थापन निर्दिष्ट करने में मदद करता है, कंपनी को किसी विशेष कर्मचारी को खोना चाहिए।

सुरक्षा

एचआरआईएस को यह सुनिश्चित करते हुए कर्मचारियों की गोपनीयता की रक्षा करनी चाहिए कि डेटा सही है और जानकारी अधिकृत पार्टियों के लिए सुलभ है। सिस्टम को विकसित करते समय, यह सुनिश्चित करें कि इसे एक्सेस के लिए उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड की आवश्यकता है और यह एक्सेस अनुरोधों के लॉग को रिकॉर्ड करने के लिए रखता है जो फाइलें देख रहा है। आमतौर पर, इस तरह के सिस्टम डेटा को देखने के लिए एक पहुंच स्तर, बदलते डेटा के लिए एक स्तर और डेटाबेस संरचनाओं को बदलने के लिए एक स्तर को शामिल करते हैं। जानकारी में परिवर्तन को नियंत्रित करने वाली प्रक्रियाएं यह सुनिश्चित करती हैं कि यह केवल आवश्यक होने पर ही संशोधित हो, और परिवर्तन लॉग इस तरह के कार्यों के इतिहास को संरक्षित करते हैं।

कार्यान्वयन

एचआरआईएस विकसित करने के लिए एक महत्वपूर्ण कारक यह है कि आप इसे कैसे लागू करते हैं। कंपनी के संचालन और कर्मचारियों को सेवाओं के वितरण को बाधित किए बिना नई प्रणाली में बदलाव होना चाहिए। इसके अतिरिक्त, कर्मचारियों को नई प्रणाली पर प्रशिक्षण की आवश्यकता होगी। कंपनियां अक्सर एक सीमित समय के लिए पुराने और नए सिस्टम के समानांतर संचालन की योजना बनाती हैं, और प्रशिक्षण इस समय से पहले और उसके दौरान होता है। जब नई प्रणाली चलती है, तो पुरानी प्रणाली यदि आवश्यक हो तो ऐतिहासिक डेटा के लिए सुलभ रहती है।