एक वर्कशीट में चार प्रकार के डेटा

चाहे आप एक छोटे से माँ-पॉप ऑपरेशन के लिए काम करते हैं या एक विशाल, बहुराष्ट्रीय फर्म के हैं, स्प्रेडशीट आपके व्यवसाय के लिए एक अमूल्य उपकरण होने की संभावना है। सभी कंपनियां विभिन्न प्रकार के डेटा, ग्राहक सूची, इन्वेंट्री, प्राप्य खातों, विपणन संपर्क और बहुत कुछ जैसी चीजों का प्रबंधन करती हैं। स्प्रैडशीट ने कार्यपत्रक (एक स्प्रेडशीट फ़ाइल का एक एकल टैब या "पृष्ठ") में जानकारी दर्ज करना और प्रस्तुति और विश्लेषण के लिए जानकारी में हेरफेर करना आसान बना दिया है। यद्यपि कई अलग-अलग प्रकार के डेटा हैं (और उन्हें चिह्नित करने के कई तरीके), आपका व्यवसाय संभवतः अपने डेटा प्रबंधन के लिए चार प्रमुख प्रकार की जानकारी पर निर्भर करता है।

डॉलर, डॉलर, डॉलर!

आपके पास आने वाले धन और आपके द्वारा खर्च किए जा रहे धन पर नज़र रखने की तुलना में किसी व्यवसाय के लिए अधिक महत्वपूर्ण क्या हो सकता है। स्प्रेडशीट आपके व्यवसाय के भीतर और बाहर पैसे की आवाजाही को देखने और विश्लेषण करने के लिए आदर्श उपकरण हैं। आप अपनी वर्कशीट के एक सेगमेंट को फॉर्मेट कर सकते हैं - पैसे का प्रतिनिधित्व करने के रूप में संख्यात्मक प्रविष्टियों को पहचानने के लिए कॉलम, पंक्तियों या कोशिकाओं की एक श्रृंखला का चयन करें। आपका सॉफ़्टवेयर स्वचालित रूप से आपके द्वारा चुने गए फ़ॉर्मेटिंग को पैसे की प्रविष्टियों के लिए लागू करेगा, जैसे कि प्रवेश के लिए एक डॉलर चिह्न लागू करना और सेंट का प्रतिनिधित्व करने के लिए दो दशमलव स्थानों के साथ प्रदर्शित करना। ऐसे कई तरीके हैं जिनसे आप उपस्थिति को संशोधित कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, अमेरिकी डॉलर के अलावा एक मुद्रा इकाई का चयन करके या सेंट प्रविष्टियों को समाप्त करना, जो बड़ी डॉलर की मात्रा के लिए उपयोगी है।

प्रबंध संख्या

व्यवसाय पैसे के अलावा एक बहुत सारे संख्यात्मक डेटा का ट्रैक रखते हैं। इसमें से कुछ सीधा मायने रखता है, कंपनी के बेड़े में वाहनों की संख्या या आपके प्रत्येक ग्राहक द्वारा फोन से संपर्क किए जाने की संख्या। अन्य संख्याएँ अधिक प्रतिनिधित्व वाली हैं, जैसे ग्राहक फ़ोन नंबर या आपके कर्मचारियों की सामाजिक सुरक्षा संख्याएँ। कुछ व्यवसायों को अक्षांश और देशांतर क्षेत्र या कांग्रेस के जिला संख्या जैसे और भी अधिक विशिष्ट संख्यात्मक डेटा की सूची बनाए रखने की आवश्यकता होती है।

आपकी स्प्रैडशीट इस प्रकार की संख्याओं के लिए भी कई स्वरूपण विकल्प प्रदान करती है। आपके पास कॉमा के साथ या बिना, या डैश और कोष्ठक के साथ एक मानकीकृत शैली के रूप में उपयुक्त संख्या दिखाई दे सकती है। आप चाहते हैं कि आपके फ़ोन नंबर कोष्ठक में क्षेत्र कोड के साथ दिखाई दें, उदाहरण के लिए, या सामाजिक सुरक्षा नंबर उपयुक्त स्थानों में डैश शामिल करने के लिए।

एक प्रकार के डेटा के रूप में पाठ

ग्राहक के नाम, उत्पाद विवरण, शहर, देश, ईमेल पते - ये सभी और अधिक - नियमित रूप से पाठ प्रारूप में स्प्रेडशीट में दर्ज किए जाते हैं। पाठ निर्विवाद रूप से डेटा का एक रूप है। उदाहरण के लिए, आपकी स्प्रेडशीट नामों की एक लंबी सूची को लगभग तुरंत वर्णानुक्रम में बदल सकती है क्योंकि यह पाठ प्रविष्टियों को डेटा के रूप में पहचानता है और उन्हें उचित रूप से हेरफेर कर सकता है।

अपने टेक्स्ट एंट्री फ़ील्ड पर सावधानीपूर्वक विचार करें। उदाहरण के लिए, आप उपनाम से अलग क्षेत्र में ग्राहक का पहला नाम दर्ज करना चाह सकते हैं। इससे वर्णानुक्रम में पहले या अंतिम नाम पर सूची को क्रमबद्ध करना आसान हो जाता है। इसी तरह, एकल कक्ष में पूरा पता दर्ज करना उतना उपयोगी नहीं हो सकता है जितना कि इन मापदंडों पर त्वरित छंटाई की अनुमति देने के लिए पते को अलग-अलग क्षेत्रों में विभाजित किया जा सकता है, जैसे शहर, राज्य और ज़िप कोड।

टिप

• तिथियों को पाठ प्रारूप में या एक मानकीकृत संख्यात्मक प्रारूप में लिखा जा सकता है। यदि आप अपने कार्यपत्रक में दिनांक प्रविष्टि के रूप में किसी डेटा फ़ील्ड या कक्षों की श्रेणी की पहचान करते हैं, तो आपकी स्प्रैडशीट संख्यात्मक और पाठ अभ्यावेदन के बीच आसानी से आगे और पीछे परिवर्तित हो सकती है।

वर्कशीट के सूत्र

यद्यपि डेटा नहीं है, वास्तव में, सूत्र में प्रवेश करने की क्षमता स्प्रेडशीट में डेटा प्रबंधन की एक अनिवार्य विशेषता है। कल्पना करें कि एक हजार से अधिक उत्पादों में से प्रत्येक के लिए पिछले पांच वर्षों की बिक्री की समीक्षा करने के लिए कहा जाए कि बिक्री कहां बढ़ रही है और कहां गिर रही है। इस तरह एक कार्य को मैन्युअल रूप से करने में दिन लगेंगे, यदि सप्ताह नहीं, और अविश्वसनीय टेडियम को शामिल करना है। लेकिन एक अच्छी तरह से तैयार किए गए सूत्र या दो के साथ, एक स्प्रेडशीट सेकंड में कार्य का प्रबंधन कर सकती है।