होटल फ्रंट ऑफिस रिजर्वेशन प्रक्रियाएं

होटल अक्सर पैसे उड़ाते हैं क्योंकि उनकी आरक्षण प्रक्रिया अच्छी तरह से नियोजित नहीं होती है, जो मेहमानों को निराश कर सकती है और उन्हें सोने के लिए दूसरी जगह ढूंढ सकती है। आरक्षण कई होटलों के लिए सबसे विश्वसनीय राजस्व धारा है, और वे लाभ मार्जिन से स्टाफिंग तक सब कुछ प्रभावित करते हैं। यह सुनिश्चित करना कि मेहमानों को आवास मिले जब उन्हें उम्मीद हो कि शिकायत कम करने और अतिथि संतुष्टि बढ़ाने के लिए होटल के लिए सबसे आसान तरीका है।

एक कमरा ढूँढना

जब कोई मेहमान किसी विशिष्ट स्थान और समय के लिए एक कमरे का अनुरोध करने के लिए कहता है, तो इसे चेकिंग उपलब्धता कहा जाता है। अधिकांश होटलों में एक प्रबंधन प्रणाली होती है जो बताती है कि क्लर्क दिए गए अवधियों के लिए उपलब्ध प्रकारों और प्रकारों के कमरों की सूची बनाते हैं और उन कमरों की कीमतों की सूची बनाते हैं। आरक्षण क्लर्कों, एक बार जब वे अतिथि के लिए एक कमरा पा लेते हैं, तो उन्हें सुविधाओं का एक संक्षिप्त विवरण प्रदान करना चाहिए। विवरण में किसी विशेष आवास के साथ-साथ रेफ्रिजरेटर या बालकनी जैसे बिस्तर के आकार और बेड की संख्या का वर्णन करना चाहिए।

अनुरोध और गारंटी

किसी भी होटल आरक्षण प्रक्रिया का एक महत्वपूर्ण हिस्सा विशेष अनुरोधों को नोट करना है ताकि उन्हें ठीक से समायोजित किया जा सके। यदि कोई विशेष प्रकार का कमरा उपलब्ध नहीं है, उदाहरण के लिए, मेहमान एक अलग कमरे के प्रकार के लिए आरक्षण करेंगे और पूछेंगे कि उनकी मूल वरीयता नोट की गई है। वैकल्पिक रूप से, एक अतिथि को बच्चे के लिए पालना या रोल-बेड की आवश्यकता हो सकती है। एक बार आवास बसने के बाद, मेहमानों को अक्सर क्रेडिट कार्ड वाले कमरे की गारंटी देने के लिए कहा जाता है। कुछ होटल प्रक्रियाएं जमा की उम्मीद में बिना क्रेडिट कार्ड के एक अस्थायी पकड़ की अनुमति देती हैं।

नीतियाँ व प्रक्रियाएं

चूंकि आरक्षण किसी होटल को ओवरसोल्ड होने से रोकने के लिए होता है, इसलिए यह सुनिश्चित करना कि एक संभावित अतिथि यह समझता है कि आरक्षण रद्द करने वाली नीतियां कमरे को अनावश्यक रूप से रखने से रोक सकती हैं। इसी तरह, एक अतिथि को यह जानना चाहिए कि वह किस समय एक कमरे में जाँच कर सकता है और किस समय उसे जाँच करनी चाहिए। आरक्षण प्रक्रियाओं को सामने वाले कार्यालय क्लर्कों को आरक्षण को पूरा करने से पहले अतिथि को स्पष्ट करना चाहिए। एक अच्छी आरक्षण प्रक्रिया में पार्किंग और किसी भी संबद्ध शुल्क के साथ-साथ हवाई अड्डे और सार्वजनिक भूमि परिवहन की उपलब्धता के बारे में निर्देश शामिल हैं।

मजबूत पुष्टि प्रक्रिया

आरक्षण का पुनरावर्तन संभवतः प्रक्रिया का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है। यह आरक्षण क्लर्क को स्पष्ट रूप से बताने की अनुमति देता है कि उसने अतिथि के लिए और अतिथि के लिए कमरे की शर्तों को सुना है। होटल के कर्मचारी को किसी भी विशेष अनुरोध के साथ, आगमन और प्रस्थान के दिन, कमरे की लागत और गारंटी और रद्द करने की नीतियों के साथ, कमरे के प्रकार को दोहराना चाहिए। एक बार जब सभी जानकारी दोहराई जाती है और अतिथि सहमत हो जाता है, तो आरक्षण क्लर्क एक आरक्षण पुष्टिकरण संख्या प्रदान करता है जिसका उपयोग अतिथि भविष्य की कॉल में या जाँच करते समय कर सकते हैं।