इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली क्या है?

एक संगठन के लिए कागज के दस्तावेजों और फाइलों को बनाए रखना एक महंगा प्रस्ताव है। दस्तावेज़ों को फ़ाइल फ़ोल्डरों में डाला जाना चाहिए और एक महंगी फाइलिंग कैबिनेट में रखा जाना चाहिए, और उनके भंडारण के लिए कार्यालय अचल संपत्ति को अलग रखना चाहिए। जब एक फ़ाइल की आवश्यकता होती है, तो इसे पुनर्प्राप्त किया जाना चाहिए और फिर एक बार और दर्ज किया जाना चाहिए। इन मुद्दों के कारण, कई कंपनियों ने इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की ओर रुख किया है। कई सिस्टम उपलब्ध हैं, लेकिन वे सभी समान कार्यक्षमता प्रदान करते हैं।

आगमन जाँच

जब एक दस्तावेज़ एक कार्यालय में आता है जो एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का उपयोग कर रहा है, तो इसे एक थोक स्कैनर का उपयोग करके स्कैन किया जाता है। ये स्कैनर एक फोटोकॉपी मशीन की तरह काम करते हैं, जिसमें एक शीट फीडर होता है जो एक बार में कई पृष्ठों को संभाल सकता है। दस्तावेज़ के स्कैन होने के बाद, एक क्लर्क उसे एक नाम, फ़ाइल नंबर या अन्य ट्रैकिंग कोड प्रदान करता है। एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ बनाए जाने के बाद, मूल कागज़ दस्तावेज़ को छीना जा सकता है।

दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर

विशिष्ट दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग प्रत्येक व्यक्तिगत फ़ाइल को व्यवस्थित और संग्रहीत करने के लिए किया जाता है। ये उपकरण शक्तिशाली ऑप्टिकल चरित्र मान्यता का उपयोग करके भंडारण और पुनर्प्राप्ति प्रक्रिया को सरल बनाते हैं जो प्रत्येक दस्तावेज़ की सामग्री को पढ़ता है। यह जानकारी इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइल के भाग के रूप में संग्रहीत की जाती है, जिससे डेटाबेस में संग्रहीत प्रत्येक दस्तावेज़ की सामग्री को खोजना संभव हो जाता है। कर्मचारी किसी विशेष क्लाइंट के सभी दस्तावेजों की खोज कर सकते हैं जिनमें कुछ प्रमुख शब्द होते हैं या किसी अन्य चर का उपयोग करना। आम तौर पर एक फाइल क्लर्क के समय को सामान्य रूप से कुछ घंटे लगते हैं, जिसे अब कोई भी मिनटों में पूरा कर सकता है।

इलेक्ट्रॉनिक रूटिंग

एक बार दस्तावेज़ को स्कैन करने के बाद, क्लर्क समीक्षा के लिए संगठन के भीतर किसी को भी भेज सकता है। एक पारंपरिक पेपर परिवेश में, इसमें फ़ाइल को मैन्युअल रूप से वितरित करना शामिल है। फाइलों के गुम होने या किसी अन्य के लिए अनुपलब्ध दिनों या हफ्तों के लिए कर्मचारी के डेस्क पर गायब होना आम बात थी। दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली संगठन में किसी के द्वारा तत्काल समीक्षा की अनुमति देती है। किसी भी दस्तावेज़ को तुरंत कर्मचारियों के बीच, यहां तक ​​कि कार्यालयों और क्षेत्रों के बीच भी अग्रेषित किया जा सकता है।

सुरक्षा बढ़ाना

प्रत्येक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को बैंकों द्वारा उपयोग किए गए समान सुरक्षा प्रोटोकॉल का उपयोग करके संरक्षित किया जा सकता है। दस्तावेजों को संरक्षित किया जा सकता है ताकि केवल विशिष्ट कर्मचारी कुछ जानकारी तक पहुंच सकें। लॉक्ड फाइलिंग कैबिनेट्स को पासवर्ड-प्रोटेक्टेड सिक्योरिटी सिस्टम से बदल दिया जाता है जो गलत हाथों में पड़ने वाली सूचना की संभावना को बहुत कम कर देता है। मानव संसाधनों को आश्वासन दिया जा सकता है कि संवेदनशील जानकारी पूरी तरह से संरक्षित है, जबकि बिक्री विभाग किसी भी कर्मचारी के लिए उपलब्ध दस्तावेजों को संग्रहीत कर सकता है।

ऑफ-साइट बैकअप

दस्तावेजों के डेटाबेस को किसी भी डिवाइस पर आसानी से संग्रहीत किया जा सकता है। प्राथमिक भंडारण उपकरण अक्सर कंपनी के प्राथमिक कार्यालय के भीतर स्थित होता है, अक्सर सूचना प्रौद्योगिकी विभाग में स्थित सर्वर पर। डेटा भी आसानी से बैकअप और संग्रहीत ऑफ-साइट हैं। यह कागजी फाइलों पर एक जबरदस्त सुधार है, जिसे पानी की क्षति या आग से आसानी से नष्ट किया जा सकता है। दस्तावेज़ डेटाबेस की संपूर्ण प्रतिलिपि को ऑफ-साइट रखने से एक उत्कृष्ट व्यवसाय निरंतरता योजना मिलती है, यह सुनिश्चित करना कि तबाही के कारण महत्वपूर्ण जानकारी खो नहीं जाती।