लेखा नीतियां और प्रक्रियाएँ कैसे लिखें

लेखांकन नीतियां और प्रक्रियाएं आपके कर्मचारियों को आपके निरंतर पर्यवेक्षण के बिना आपके व्यवसाय को चलाने में मदद करती हैं। वे सरल, समझने में आसान और अनुसरण करने वाले हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपके व्यवसाय में चेक स्वीकार नहीं करने की नीति है, तो कर्मचारी चेक स्वीकार नहीं करते हैं, भले ही आप उनकी निगरानी करने के लिए वहां न हों। लेखांकन नीतियों और प्रक्रियाओं को लिखना मुश्किल हो सकता है, लेकिन वे प्रक्रियाओं को मानकीकृत और सरल रखते हुए, लंबी अवधि में आपकी मदद करेंगे।

1।

अपने लेखन को व्यवस्थित करें। प्रत्येक लेखा प्रक्रिया के लिए एक अलग अनुभाग है, जैसे देय खाते, प्राप्य खाते और अचल संपत्ति। प्रत्येक नीति और प्रक्रिया (पी एंड पी) को एक नंबर दें और प्रलेखन को व्यवस्थित करने के लिए नंबरिंग प्रणाली का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, सभी खाते प्राप्य पी एंड पीएस 1 के साथ शुरू हो सकते हैं, देय खातों के साथ 2. इसलिए, यदि आप बिलों के भुगतान से संबंधित एक विशिष्ट दस्तावेज की तलाश कर रहे हैं, तो आप 2 श्रृंखला देख सकते हैं और इसे आसानी से पा सकते हैं, शायद एक के रूप में 201 या 2001।

2।

नीतियों और प्रक्रियाओं को लिखने के लिए टेम्पलेट का उपयोग करें। यह प्रलेखन को लिखने और समझने में आसान बनाता है। एक प्रारूप पर विचार करें जहां शीर्ष पर आपके पास नाम, दिनांक, दस्तावेज़ संख्या और अन्य जानकारी के साथ एक मानक लेबल है। उस पृष्ठ के नीचे आप P & P के लक्ष्य को समझाने के लिए "उद्देश्य" नामक एक अनुभाग रख सकते हैं और इसके बाद आप उस प्रक्रिया की वास्तविक कथा के साथ शुरू कर सकते हैं जिसे आप मानकीकृत करना चाहते हैं।

3।

अच्छी वर्तनी और व्याकरण के साथ स्पष्ट रूप से लिखें। नीतियों और प्रक्रियाओं का उपयोग कई लोगों द्वारा किया जाना है, इसलिए इसे पढ़ना और मूर्ख बनाना आसान है। लोगों के नामों के नामकरण से बचें, और इसके बजाय स्थिति नामों का उपयोग करें। भ्रम से बचने के लिए अपने लेखन में लगातार बने रहें। यदि आपके पास "अकाउंटिंग क्लर्क" फाइलिंग बिल है, तो उसी स्थिति को "क्लर्क I" या "फाइलिंग क्लर्क" अन्य P & P में न बदलें।

4।

अपनी नीतियों और प्रक्रियाओं को अच्छे आंतरिक नियंत्रण की ओर एक आँख से डिजाइन करें। उदाहरण के लिए, मुनीम को चेक पर हस्ताक्षर करने में सक्षम नहीं होना चाहिए। सभी चेक संवितरणों को मालिक या प्रबंधक से साइन-ऑफ के साथ स्वीकार करना चाहिए कि खरीद को अधिकृत किया गया था और सभी सेवाओं और सामानों को उचित तरीके से प्राप्त किया गया था।

टिप्स

• अपने उद्योग के लिए तैयार नीतियों और प्रक्रियाओं सॉफ्टवेयर पैकेज प्राप्त करने पर विचार करें। अधिकांश प्रक्रियाएं समान हैं, और सॉफ्टवेयर प्राप्त करने से जहां आपको केवल कुछ आइटम बदलने या जोड़ने की आवश्यकता होती है, यह आपको समय की एक बचत कर सकता है। खरोंच से यह सब करने के बजाय मौजूदा प्रलेखन को बदलना आसान है।
• किसी भी आंतरिक नियंत्रण समस्याओं को हल करने के लिए अपने पी एंड पी एस पर एक नज़र लेने के लिए अपने एकाउंटेंट को प्राप्त करें जो एक अलग प्रक्रिया का उपयोग करके तय किया जा सकता है।

चेतावनी

• यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह अभी भी वैध और उचित है, वर्ष में कम से कम एक बार नीतियों और प्रक्रियाओं की समीक्षा करें। व्यवसाय में चीजें बदल जाती हैं, और पी एंड पीएस को परिवर्तनों के साथ अद्यतन करने की आवश्यकता होती है।