मैं प्रभावी रूप से मीटिंग मिनट कैसे ले सकता हूं?
मीटिंग के मिनट्स का उपयोग उन लोगों को याद दिलाने के लिए किया जाता है, जिन्होंने मीटिंग के दौरान प्रदान किए गए महत्वपूर्ण निर्णयों, समय सारिणी, परियोजनाओं, विचारों और अन्य जानकारी को देखा। मीटिंग मिनट लेते समय, प्रत्येक सहभागी को ध्यान से सुनें और प्रस्तावित विचारों, निर्णयों या प्रमुख बिंदुओं पर ध्यान दें। आपके द्वारा पहले से संबोधित किए गए प्रत्येक विषय पर संगठित नोट्स लेने के लिए एक मीटिंग मिनट टेम्पलेट बनाएं। बैठक के दौरान और बाद में भ्रमित करने वाले मुद्दों को स्पष्ट करने के लिए प्रश्न पूछें। अपने नोट्स को आधिकारिक मीटिंग मिनट में संकलित करें, जबकि मीटिंग अभी भी आपके दिमाग में ताज़ा है।
1।
मीटिंग के बेहतर विषयों को समझने के लिए मीटिंग से पहले पृष्ठभूमि की जानकारी संकलित करें। वक्ताओं से स्लाइड शो प्रस्तुतियों, हैंडआउट और अन्य सामग्रियों की अग्रिम प्रतियां मांगें। बैठक में शामिल होने वालों की एक सूची बनाएं या बैठक के दौरान एक उपस्थिति पत्रक पास करें ताकि आप आधिकारिक बैठक के मिनटों में नाम शामिल कर सकें।
2।
मीटिंग टेम्प्लेट बनाएं जिसमें मीटिंग का समय और तारीख, उद्देश्य, सुविधाकर्ताओं के नाम और मीटिंग की अवधि शामिल हो। बैठक शुरू होने से पहले इस जानकारी को भरें। अंत में मिलने की अवधि में भी बीमार। प्रत्येक चर्चा विषय को सूचीबद्ध करें और नोट्स लेने के लिए पर्याप्त स्थान प्रदान करें। आधिकारिक मीटिंग मिनट बनाते समय भ्रम से बचने के लिए नंबर टेम्प्लेट पेज। लैपटॉप कंप्यूटर का उपयोग करके नोट्स लेते समय पेपर या इलेक्ट्रॉनिक वर्ड प्रोसेसिंग दस्तावेज़ पर मीटिंग टेम्पलेट बनाएं।
3।
मुलाकात के दौरान ध्यान से सुनें। अपने टेम्पलेट पर संबंधित अनुभाग में प्रत्येक विषय से संबंधित जानकारी रिकॉर्ड करें। बातचीत में सक्रिय रूप से शामिल लोगों के नाम के साथ सुझाव, शिकायत और संकल्प सहित केवल प्रासंगिक जानकारी शामिल करें। एक प्रस्तुति के दौरान किए गए मुख्य बिंदुओं को शामिल करें। नए कार्य रिकॉर्ड करें, उत्पाद विकास के विचार, परियोजना पूरी होने के लिए समय सारिणी और किए गए सभी महत्वपूर्ण निर्णयों को सूचीबद्ध करें।
4।
मीटिंग स्थगित होने से पहले अपने नोट्स को जल्दी से देखें। मीटिंग में भाग लेने वालों से तुरंत फॉलो-अप प्रश्न पूछें जो आपके पास मौजूद किसी भी प्रश्न को स्पष्ट करने के लिए उपलब्ध हैं।
5।
जितनी जल्दी हो सके बैठक के दौरान एकत्र किए गए नोट्स और प्रस्तुति सामग्री का उपयोग करके आधिकारिक मीटिंग मिनटों की एक सूची बनाएं। जानकारी सटीक और पूर्ण है या नहीं यह निर्धारित करने के लिए किसी अन्य सहभागी या सुविधा के साथ मीटिंग मिनट की समीक्षा करें। बैठक में भाग लेने वालों को आधिकारिक बैठक मिनट वितरित करें।
जरूरत की चीजें
- बैठक का खाका
- प्रस्तुति सामग्री
- रिकॉर्ड करने वाला डिवाइस
टिप
- सभी प्रस्तुत जानकारी को सुनिश्चित करने के लिए लंबी प्रस्तुतियों या कई वक्ताओं के साथ बैठक के दौरान एक रिकॉर्डिंग डिवाइस का उपयोग करें, जो नोट प्रस्तुत करने वालों के नाम के साथ बैठक में शामिल हैं।
चेतावनी
- नोट्स लेते समय मीटिंग में सक्रिय रूप से भाग न लें। बैठक में भाग लेने से प्रभावी नोट्स सुनने और लेने की आपकी क्षमता कम हो जाती है।
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