वर्ड में प्रोफेशनल बिजनेस लेटर को कैसे फॉर्मेट करें

व्यावसायिक पत्रों का एक निश्चित प्रारूप होता है। कुछ परिस्थितियों में, एक पत्र को लिखना या उसे प्रारूपित करना ठीक है, जो औपचारिक दिखने से कम है, लेकिन अन्य उदाहरणों में, एक पत्र भेजना जो व्यावसायिक पत्र-लेखन सम्मेलनों को अनदेखा करता है, आपको पेशेवर से कम व्यक्ति के रूप में पहचान सकता है।

Microsoft Office के व्यवसाय पत्र टेम्पलेट का उपयोग करना - जो Microsoft Office सॉफ़्टवेयर सूट के साथ आता है - शुरू करने के लिए एक अच्छी जगह है। एक बार जब आप सम्मेलनों से अधिक परिचित होंगे, तो आप जान जाएंगे कि उन्हें तोड़ना कब ठीक है।

वर्ड के लिए व्यापार पत्र टेम्पलेट

Microsoft Office टेम्पलेट का उपयोग करने के लिए Word में व्यवसाय पत्र को प्रारूपित करने का एक आसान तरीका है; इस उदाहरण में, वह टेम्प्लेट औपचारिक व्यावसायिक पत्र टेम्प्लेट है, जो ऑनलाइन Microsoft से उपलब्ध है और इस लिंक पर ऑनलाइन Microsoft से डाउनलोड करने योग्य है।

प्रोलिमिनेरीज़

यदि आप टेम्पलेट का उपयोग नहीं कर रहे हैं, लेकिन खरोंच से शुरू कर रहे हैं, तो आप एक उपयुक्त फ़ॉन्ट और फ़ॉन्ट आकार का चयन करना चाहेंगे। इन दिनों, जब बहुत सारे व्यावसायिक पत्र ई-मेल किए जाते हैं, तो एक ऐसा फ़ॉन्ट चुनें जो कागज पर अच्छा लगता है और यह ई-मेल में भी अच्छा काम करता है। जॉर्जिया या टाइम्स न्यू रोमन इस उद्देश्य के लिए अच्छे सेरिफ़ फोंट हैं। एरियल , वर्दाना और ताओमा आम सैन्स सेरिफ़ फोंट हैं - हालाँकि आप यहाँ जो डॉक्यूमेंट बॉडी पढ़ रहे हैं, उसमें सैन्स-सेरिफ़ फॉन्ट शामिल नहीं हैं, इसलिए एरियल फॉन्ट ने शो को सेरिफ़ के रूप में बताया है न कि सेन्स सेरिफ़ के रूप में।

इस लेख में अनुभाग हेडर - वर्ड के लिए व्यापार पत्र टेम्पलेट; प्रिलिमनरीज़; एक व्यापार पत्र के कुछ हिस्सों - एक सेन्स सेरिफ़ फ़ॉन्ट का उपयोग करें।

एक सेरिफ़ फ़ॉन्ट में कुछ अतिरिक्त स्ट्रोक होते हैं और यह न्यूयॉर्क टाइम्स और कई अन्य दैनिक समाचार पत्रों के लेखों में पाए गए फ़ॉन्ट की तरह दिखता है, हालांकि यूएसए टुडे एक सेन्स सेरिफ़ फ़ॉन्ट का उपयोग करता है।

सेन्स सेरिफ़ फोंट से सेरिफ़ की पहचान करने के लिए, बारीकी से देखें। जब आप एक सेरिफ़ फ़ॉन्ट को ध्यान से देखते हैं, तो आप देखेंगे कि सभी ऊर्ध्वाधर स्ट्रोक में "पैर" होते हैं, जो प्रत्येक ऊर्ध्वाधर के पैर में एक छोटा क्षैतिज स्ट्रोक होता है। एक sans सेरिफ़ फ़ॉन्ट उन अतिरिक्त स्ट्रोक को शामिल नहीं करता है। References में Fonts.com लेख, दोनों श्रेणियों के प्रकारों के बारे में अधिक विस्तार से चर्चा करता है।

जैसे कि आपको सेरिफ़ या संस सेरिफ़ फोंट का उपयोग करना चाहिए, कोई कठिन-तेज़ नियम नहीं है, लेकिन सीरीफ़ फोंट अधिक औपचारिक लगते हैं। एक सेरिफ़ फ़ॉन्ट उदाहरण के लिए, एक सफेद जूते की लॉ फर्म में अपना फिर से शुरू करने के लिए आदर्श है। एक सेन्स सेरिफ़ फ़ॉन्ट अधिक समकालीन दिखता है, जैसे कि आप एक रेज्यूमे में उपयोग कर सकते हैं जिसे आप किसी ऐसी कंपनी को भेजेंगे जिसके पास एक क्लासिक, स्थापित अनुभव के साथ एक के बजाय समकालीन महसूस हो।

फ़ॉन्ट का आकार महत्वपूर्ण है - बहुत बड़ा दिखता है और बहुत छोटा दिखने में मुश्किल है। फॉन्ट साइज 12 एक अच्छा समझौता है।

स्पेसिंग के लिए, चाहे सिंगल या डबल स्पेस - ज्यादातर उदाहरणों में, सिंगल स्पेसिंग एक व्यावसायिक पत्र के लिए बेहतर काम करती है। एक बात के लिए, एकल रिक्ति से एक पृष्ठ पर पत्र को फिट करना आसान हो जाता है, जो व्यस्त अधिकारियों के साथ संवाद करते समय हमेशा एक अच्छा विचार होता है।

एक व्यापार पत्र के कुछ हिस्सों

एक व्यावसायिक व्यवसाय पत्र अक्सर Microsoft उदाहरण के रूप में शीर्ष पर तारीख के साथ शुरू होता है। इसे लिखना, जैसे कि आप इस उदाहरण के साथ देखते हैं - 7 मार्च, 2018 - की तुलना में अधिक औपचारिक है यदि आप इसे इस प्रकार लिखते हैं: 3/7/2018। इसके अतिरिक्त, यदि आप विदेश में किसी के साथ संवाद कर रहे हैं, तो हमेशा इसे लिखें, जैसा कि आप 7 मार्च, 2018 को देखते हैं ; अन्यथा, प्राप्तकर्ता महीने को पहले रखने के सम्मेलन से भ्रमित हो सकता है।

कई देशों में, सम्मेलन को पहले दिन और फिर महीने को लिखना है। 7 मार्च 2018 के लिए उन प्रारूपण नियमों का उपयोग करते हुए, आप 7 मार्च, 2018 को देखेंगे, और 7/3/2018 के रूप में भी लिखा जाएगा। अमेरिका में, 7/3/2018 प्रारूप 3 जुलाई, 2018 को इंगित करेगा, 7 मार्च 2018 को नहीं।

तिथि के बाद, लाइनों के बीच कम से कम एक गाड़ी वापसी को इंगित करने के लिए, कम से कम एक बार "एन्टर" दबाएं। उसके बाद, प्रेषक ब्लॉक के लिए एक गाड़ी वापसी छोड़ें:

से: ____ (आपका नाम)

आपका शीर्षक

आपकी कंपनी

नाम

गली का पता

शहर राज्य का पिन नंबर

प्रेषक ब्लॉक के बाद, एकल गाड़ी वापसी को दर्शाने के लिए "एंटर" दबाएं, फिर प्राप्तकर्ता ब्लॉक डालें, जो भेजने वाले ब्लॉक के समान प्रारूप का अनुसरण करता है।

जहां तक ​​स्पेसिंग का सवाल है, आपके पास एक विकल्प है। यदि आपके पत्र की बॉडी छोटी है, तो आप दो या तीन कैरिज रिटर्न को सूचित करने के लिए "एंटर" को दो या तीन बार दबा सकते हैं, ताकि आप लेटर को बहुत छोटा न बनाएं। यदि यह एक लंबा अक्षर है, तो "एन्टर" को दो बार दबाएं। विचार यह है कि जब आप पत्र को समाप्त कर चुके हों, तब पत्र का शरीर नेत्रहीन केंद्रित होना चाहिए, जो भी संभव हो। अगला, आप लिखेंगे:

प्रिय प्राप्तकर्ता:

ध्यान दें कि प्राप्तकर्ता के नाम के बाद, आप एक उपनिवेश का उपयोग करेंगे - अल्पविराम या डैश नहीं। एक व्यक्तिगत पत्र में, आप एक अल्पविराम का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन एक व्यावसायिक या व्यावसायिक पत्र में, आप एक बृहदान्त्र का उपयोग करेंगे। फिर एक गाड़ी वापसी को इंगित करने के लिए "एंटर" दबाएं।

इसके बाद, अक्षर का शरीर आता है। बॉडी लिखते समय, ध्यान रखें कि छोटे पैराग्राफ अधिक पठनीय हैं-आप पाठक को सूचना की विशाल झलक से अभिभूत नहीं करना चाहते हैं। Microsoft का रूप उस तरह से फैलाया गया है, जिसमें अक्षर की आठ पंक्तियों को तीन छोटे पैराग्राफ में विभाजित किया गया है।

पत्र के शरीर के बाद, एक एकल गाड़ी वापसी को इंगित करने के लिए "एन्टर" दबाएं। फिर, एक करीबी लिखें - अक्सर, आप एक सरल पास लिखेंगे, जैसे कि "ईमानदारी से" या "ईमानदारी से आपका।" एक व्यक्तिगत करीबी लिखने से बचें जो आप केवल दोस्तों या परिवार को लिखेंगे।

अगला, यदि आप एक घोंघा मेल पत्र लिख रहे हैं, तो अपने हस्ताक्षर के लिए स्थान छोड़ने के लिए एक अतिरिक्त एकल गाड़ी वापसी को इंगित करने के लिए "एन्टर" एक बार दबाएं। यदि आप एक ईमेल लिख रहे हैं, तो दो कैरिज रिटर्न को सूचित करने के लिए, "एंटर" को दो बार दबाएं। उसके बाद, अपना नाम टाइप करें, और अपने नाम के बाद, अपना व्यवसाय शीर्षक लिखें, जैसे कि आप यहां देखें:

पैट्रिक ग्लीसन

निदेशक