गैर लाभ के लिए दस्तावेज़ अवधारण और विनाश नीति

एक व्यापक दस्तावेज़ प्रतिधारण और विनाश नीति सिर्फ एक ध्वनि व्यवसाय अभ्यास से अधिक है। यह आपके गैर-लाभकारी व्यवसाय को सुनिश्चित करने के लिए भी महत्वपूर्ण है, संघीय और राज्य कानूनों और सिफारिशों का पूरी तरह से अनुपालन करता है, जो कुछ गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए एक भ्रामक संभावना है। नीति संबंधी आवश्यकताओं के बारे में अनिश्चितताएं इसलिए हैं क्योंकि राज्य के कानून अलग-अलग हैं, आंतरिक राजस्व सेवा की सिफारिश की जाती है, लेकिन दस्तावेज़ प्रतिधारण को संबोधित करने के लिए एक गैर-लाभकारी व्यवसाय की आवश्यकता कम हो जाती है, और सर्बेंस-ऑक्सले अधिनियम 2002 विशेष रूप से अपने कई खंडों में से केवल दो में गैर-लाभकारी लक्ष्यों को लक्षित करता है।

सरबेन्स-ऑक्सले अधिनियम धारा 1102

सरबानेस-ऑक्सले अधिनियम की धारा 1102 विशेष रूप से उन दस्तावेजों के विनाश पर रोक लगाती है जो आधिकारिक जांच में समीक्षा के अधीन हैं या हो सकते हैं। हालाँकि इसमें या तो दस्तावेज़ या प्रतिधारण कार्यक्रम से संबंधित बारीकियाँ शामिल नहीं हैं। सबसे अच्छा विचार है कि आपके दस्तावेज़ प्रतिधारण और विनाश नीति का प्रारूपण करने से पहले एक गैर-लाभकारी वकील से परामर्श करें। सर्बानस-ऑक्सले अधिनियम से संबंधित जानकारी के साथ आपको आपूर्ति करने के अलावा, एक वकील आपके राज्य में लागू होने वाले कानूनों से संबंधित जानकारी प्रदान कर सकता है।

दस्तावेज़ प्रतिधारण के बारे में

नीति निर्देशों को दस्तावेजों और सूचनाओं की हार्ड कॉपी से संबंधित होना चाहिए - ईमेल सहित - इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत। अवधारण अवधि, जो आम तौर पर तीन साल से लेकर स्थायी प्रतिधारण तक होती है, मोटे तौर पर किसी दस्तावेज़ में संग्रहीत जानकारी के प्रकार और महत्व पर निर्भर करती है। उदाहरण के लिए, सामान्य पत्राचार, स्वयंसेवक रिकॉर्ड, रोजगार अनुप्रयोगों और खरीद आदेशों के लिए अवधारण कार्यक्रम आम तौर पर चार साल से अधिक नहीं चलते हैं। लेखांकन रिकॉर्ड, बैंक स्टेटमेंट, चालान और दान दस्तावेजों को आम तौर पर 10 साल तक बनाए रखा जाना चाहिए। निगमन, बीमा दस्तावेजों और कर दस्तावेजों के लेखों को स्थायी रूप से बनाए रखा जाना चाहिए।

बिजनेस रिकॉर्ड्स का निपटान

कानूनों और अनुशंसाओं के अनुपालन का एक भ्रामक पहलू यह है कि जहां दस्तावेज़ प्रतिधारण से संबंधित जानकारी की प्रचुरता है, वहाँ विशेष रूप से दस्तावेज़ विनाश से संबंधित बहुत कम जानकारी उपलब्ध है। इसके बजाय, संरक्षित स्वास्थ्य सूचनाओं के निपटान के लिए स्वास्थ्य विभाग और मानव सेवा विभाग द्वारा प्रदान किए गए दिशानिर्देशों पर निर्भर करें और शामिल करें। उदाहरण के लिए, यह कहते हुए निर्देश शामिल करें कि न केवल दस्तावेजों की हार्ड कॉपी अनिवार्य रूप से अपठनीय, अशोभनीय और निपटान से पहले फिर से संगठित होने में असमर्थ हो सकती है, बल्कि कचरा कंटेनर और रीसाइक्लिंग डिब्बे जनता के लिए दुर्गम क्षेत्रों में स्थित होना चाहिए। एक अन्य विकल्प एक निपटान विक्रेता के साथ अनुबंध करना है। इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत सूचनाओं के निपटान के निर्देशों में विशेष सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके डेटा को अधिलेखित या शुद्ध करना या उस मीडिया को नष्ट करना शामिल हो सकता है जिस पर डेटा संग्रहीत है।

एक दस्तावेज़ अवधारण और विनाश नीति बनाना

नीति के उद्देश्य, उद्देश्यों और लक्ष्यों की पहचान करके एक व्यापक नीति शुरू होती है। एक परिभाषा खंड स्पष्ट रूप से उन दस्तावेज़ों के प्रकारों की पहचान करता है, जिनसे नीति संबंधित होती है और "दस्तावेज़, " "टुकड़े टुकड़े करना" और "हटाना" जैसे सामान्य शब्दों को परिभाषित करता है। इसके बाद, अतिरिक्त अनुभाग लेबलिंग और भंडारण के लिए अपेक्षाएं निर्धारित करते हैं और एक अनुसूची और निर्देश प्रदान करते हैं। पुरानी जानकारी की समीक्षा करना और उसे नष्ट करना। दस्तावेजों के ड्राफ्ट से निपटने के लिए एक अंतिम खंड पते और रूपरेखा की प्रक्रिया। अधिकांश कर्मचारी एक टेबल कर्मचारियों को शामिल करके नीतिगत जानकारी को भी संक्षेप में प्रस्तुत करते हैं जो आगे की जानकारी के लिए संदर्भित कर सकते हैं