कैसे एक सफल ब्रीफिंग दे

एक सफल ब्रीफिंग देने की कुंजी इसे सही, संक्षिप्त और स्पष्ट रखना है। यद्यपि उद्देश्य किसी प्रस्तुति या भाषण के समान हो सकता है, लेकिन प्रारूप ही अलग है। बस अन्य प्रकार के मौखिक संचार में, हालांकि, एक सफल ब्रीफिंग दर्शकों पर केंद्रित है। जबकि एक ब्रीफिंग के दौरान आपूर्ति की गई जानकारी महत्वपूर्ण है, जो अधिक महत्वपूर्ण है कि जानकारी वांछित प्रतिक्रिया को उद्घाटित करती है।

सामान्य श्रेष्ठ आचरण

अपने विषय को जानें और ब्रीफिंग के संचालन के उद्देश्यों को पूरी तरह से समझें। एक भाषण के विपरीत, जिसे सबसे अधिक बार अंतिम शब्द के लिए योजनाबद्ध किया जाता है, एक सफल ब्रीफिंग को अक्सर सबसे अधिक बार वितरित किया जाता है। एक सुव्यवस्थित रूपरेखा या कुछ रणनीतिक नोट्स और सहायक जानकारी, जैसे कि कुछ सरल लेकिन अत्यधिक प्रासंगिक स्लाइड या ऑडियंस हैंडआउट, आप सभी को अपने साथ लेक्चर या पोडियम पर ले जाना चाहिए।

ऑर्गनाइज्ड ब्रीफिंग दें

एक सफल ब्रीफिंग में एक अलग शुरुआत, शरीर और अंत होता है। आपके द्वारा प्रस्तुत की जाने वाली जानकारी की एक बड़ी-चित्र रूपरेखा प्रस्तुत करके ब्रीफिंग शुरू करें। एक अच्छा विचार बस अपनी ब्रीफिंग की रूपरेखा में मुख्य बिंदुओं को संदर्भित करना है। ब्रीफिंग के निकाय को उस रूपरेखा में प्रस्तुत आदेश में संदर्भ उद्देश्यों को शामिल करना चाहिए। एक निर्दिष्ट प्रारूप और तार्किक क्रम में प्रत्येक उद्देश्य के मुख्य बिंदुओं को व्यवस्थित करें, जैसे कालानुक्रमिक रूप से, कारण और प्रभाव प्रारूप या सामयिक संगठन का उपयोग करना। अंत में केवल प्रस्तुत की गई जानकारी का एक संक्षिप्त सारांश शामिल होना चाहिए। ब्रीफिंग के समापन से पहले श्रोताओं का धन्यवाद ज़रूर करें।

कमांडिंग प्रेजेंस स्थापित करें

सफल संपर्क में आंखों का संपर्क, शरीर की हलचल और आवाज महत्वपूर्ण तत्व हैं। दर्शकों के प्रमुखों के बीच या दर्शकों के सदस्यों के बीच मत देखो, बल्कि सीधे आंख से संपर्क बनाए रखें जैसा कि आप एक सामान्य बातचीत के दौरान करेंगे। खोज करें और दर्शकों के वरिष्ठ-रैंकिंग सदस्यों पर सबसे अधिक ध्यान दें, लेकिन यदि संभव हो, तो प्रत्येक दर्शक सदस्य पर कम से कम कुछ ध्यान देने का प्रयास करें। एक स्थिर रुख और प्राकृतिक हाथ के इशारे महत्वपूर्ण हैं, क्योंकि अधिकांश विवरण एक व्याख्यान या पोडियम के पीछे से दिए जाते हैं। स्पष्ट रूप से और कलात्मक रूप से बोलें ताकि आपके शब्दों को समझना आसान हो। इसके अलावा, आपकी आवाज़ और वितरण की दर, मात्रा, बल और पिच बदलती हैं।

उत्तर श्रोता प्रश्न

अंतिम प्रश्न और उत्तर सत्र एक सफल ब्रीफिंग की विशिष्ट विशेषता है। प्रतिक्रिया के लिए पूछें और विभिन्न सवालों के जवाब देने के लिए तैयार रहें। जब आप सबसे अधिक सामान्य प्रश्नों में से कुछ का अनुमान लगाने में सक्षम होंगे, तो अन्य कहीं से बाहर आ सकते हैं। यदि आप किसी प्रश्न का तुरंत उत्तर नहीं दे सकते हैं, तो ऐसा कहें और उत्तर प्रदान करने के लिए एक समय सीमा दें। आश्वासन के साथ बोलें, उत्तर संक्षिप्त रखें और कठिन या नकारात्मक प्रश्न के सामने भी स्पष्ट न करें।