व्यापार पत्र में पहले नाम का उपयोग कैसे करें

कार्यस्थल के बाहर का जीवन केवल 25 साल पहले की तुलना में बहुत अधिक आकस्मिक वातावरण हो सकता है, लेकिन जब यह कॉर्पोरेट संचार की बात आती है, तो यह आपके शिष्टाचार और आपके पेशेवर बड़ों को ध्यान में रखता है। व्यावसायिक पत्रों और अन्य आधिकारिक पत्राचार में पहले नामों का उपयोग निश्चित रूप से नहीं किया गया है, लेकिन इसका आवेदन संदर्भ, शैली और दृष्टिकोण पर बहुत निर्भर करता है।

1।

पत्र के प्राप्तकर्ता को अपने रिश्ते पर विचार करें। यदि आप उस व्यक्ति से नहीं मिले हैं जिसे आप लिख रहे हैं, तो दो बार भी मत सोचिए: उसके अंतिम नाम का उपयोग उचित शीर्षक के साथ करें, जैसे, "मिस्टर जोन्स, " "सुश्री स्मिथ, " "डॉ। वार्नर, " या "रेवरेंड क्लेटन।" कुछ अपवादों के साथ, अधिकांश कॉर्पोरेट वातावरण तटस्थ, अधिक पेशेवर, "सुश्री" के लिए टाल देते हैं "मिस" या "मिसेज" के बजाय अगर आपको पता है कि वह व्यक्ति आपसे कम उम्र का है या वह कम पद की नौकरी की स्थिति में है (उदाहरण के लिए, आप अपनी कंपनी के अध्यक्ष एक अलग कंपनी के सहायक प्रबंधक को लिख रहे हैं), यदि आप नहीं जानते हैं व्यक्ति व्यक्तिगत रूप से, अपने पहले नाम का उपयोग नहीं करता है।

2।

प्राप्तकर्ता के साथ अपने संबंधों के संदर्भ के बारे में सोचें। यदि आप उससे पहले मिल चुके हैं, तो उसे उसके पहले नाम से संबोधित करना कुछ उदाहरणों में पूरी तरह से स्वीकार्य है, जैसे कि इन-हाउस मेमो या ईमेल। हालांकि, अपने नाम का उपयोग करें, हालांकि, पहले नामों का उपयोग करते समय, पत्राचार की प्रकृति के लिए उनके उपयोग को निर्धारित करने की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, यदि कंपनी में अन्य लोग पत्र को पढ़ेंगे या यह उच्च-स्तरीय कानूनी, वित्तीय या प्रशासनिक मुद्दों से निपटेंगे और इस प्रकार उन्हें आधिकारिक फाइल का हिस्सा माना जा सकता है, औपचारिक शैली के लिए डिफ़ॉल्ट और औपचारिक रूप से उसे संबोधित करेंगे।

3।

यदि आपके पत्राचार में कोई तीसरा व्यक्ति शामिल है, तो अंतिम नाम का उपयोग करें। यदि आप कंपनी के अध्यक्ष को पत्र लिख रहे हैं और अपने सहयोगी और मित्र, जिल जोन्स को संदर्भित करते हैं, तो बस "जिल" के बजाय "सुश्री जोन्स" का उपयोग करें। अनौपचारिक ईमेल और इन-हाउस मेमो अधिक लचीले हैं और पहले नामों के आकस्मिक उपयोग की अनुमति दे सकते हैं, लेकिन यदि संदेह है, तो औपचारिक शीर्षक और अंतिम नाम के साथ चिपके रहें।

4।

पूरे पाठ में अपने पत्र के प्राप्तकर्ता को संबोधित करने में निरंतरता के लिए प्रयास करें। "श्री ह्यूजेस" को एक पत्र शुरू न करें और इसे "धन्यवाद, बॉब" के साथ समाप्त करें।