अपने संगठन के अंदर और बाहर के लोगों के साथ संपर्क बनाने के लिए टेलीफोन सिस्टम का उपयोग कैसे करें

यद्यपि आधुनिक कार्यालय ईमेल पत्राचार, सेलुलर टेलीफोन, वीडियो कॉन्फ्रेंस और पाठ संदेश के साथ संचार में अतिरिक्त विकल्पों के साथ बहक गया है, टेलीफोन प्रणाली अभी भी संचार में एक कड़ी बनी हुई है। कार्यालय टेलीफोन आपके कार्यालय के मानव कोर के रूप में काम करता है, जिससे आपके ग्राहकों को पता चलता है कि वे वास्तविक लोगों के साथ काम कर रहे हैं जो उनकी जरूरतों की परवाह करते हैं। आपके कर्मचारियों को आपके टेलीफोन सिस्टम के साथ-साथ उस शिष्टाचार के साथ काम करने के तकनीकी पहलुओं को समझने की आवश्यकता होगी जिसका उपयोग करते समय आपको उनकी आवश्यकता होती है।

टेलीफोन कॉल करना

1।

सही टेलीफोन नंबर का पता लगाएँ। क्या आपका कॉल आंतरिक या बाहरी होगा, सुनिश्चित करें कि आपके पास समय बचाने और सही पार्टी तक पहुंचने के लिए सही संख्या है। एक गलत टेलीफोन नंबर तक पहुंचने से बचने के लिए अपनी संपर्क सूची या रोलोडेक्स से परामर्श करें।

2।

टेलीफोन नंबर डायल करें और अपने इच्छित कॉल प्राप्तकर्ता से संपर्क करें। सुनिश्चित करें कि आप सही व्यक्ति तक पहुँच चुके हैं और उसे नमस्कार करें और उसे बताएं कि आप कहाँ से कॉल कर रहे हैं और आपके कॉल का कारण क्या है। अपने कॉल के दौरान एक दोस्ताना और पेशेवर स्वर बनाए रखें।

3।

किसी भी महत्वपूर्ण जानकारी को लिखें क्योंकि आप स्थिति को जारी रखते हैं इसलिए आपको दूसरे व्यक्ति को जानकारी दोहराने के लिए कहने की आवश्यकता नहीं है और इसलिए आपके पास यह आसानी से और आसानी से उपलब्ध होगा।

4।

अपनी चर्चा को सारांशित करें और सुनिश्चित करें कि आप दोनों में से कुछ भी कहने के लिए नहीं बचा है और फिर दोस्ताना और पेशेवर तरीके से कॉल को समाप्त करने की तैयारी करें।

टेलीफोन कॉल प्राप्त करना

1।

एक दोस्ताना और पेशेवर तरीके से टेलीफोन कॉल का जवाब दें, साथ ही साथ अपने कार्यालय के प्रोटोकॉल के अनुसार। सुनिश्चित करें कि आप जानते हैं कि क्या आपका नियोक्ता चाहता है कि आप अपने व्यक्तिगत नाम के साथ अपनी पूरी कंपनी के नाम सहित कॉल का जवाब दें। एक समान तरीके से कॉल का जवाब देने से आपकी कंपनी के आत्मविश्वास और सामंजस्य का प्रक्षेपण होता है।

2।

फोन करने वाले की पहचान करें। पता करें कि वह किस तक पहुंचना चाहता है और यदि आप उसे स्थानांतरित करने से पहले उसे इच्छित कॉल प्राप्तकर्ता को कोई अतिरिक्त जानकारी दे सकते हैं। इस जानकारी को नीचे लिखें ताकि आप कॉल प्राप्त करने वाले व्यक्ति को सही जानकारी दे सकें। कॉल प्राप्तकर्ता को आने वाले कॉलर की जानकारी देकर, वह उसे नाम से जवाब दे सकता है।

3।

सही कर्मचारी को टेलीफोन कॉल स्थानांतरित करें। विनम्रता से फोन करने वाले को सूचित करें कि आप उसे सही कर्मचारी को निर्देशित करेंगे। उसे धन्यवाद दें और एक अच्छे दिन पर बोली लगाई। एक बार जब आप कॉल प्राप्तकर्ता के पास पहुंच गए, तो उसे बताएं कि कौन कॉल कर रहा है और कॉल किस मामले का संदर्भ दे रहा है।

4।

यदि उसका इच्छित कॉल प्राप्तकर्ता उसके डेस्क से दूर है, तो उसे संदेश भेजें या कॉलर को वॉइस मेल पर भेजें। सुनिश्चित करें कि प्राप्तकर्ता के पास सही जानकारी है, इसे लिख लें या प्राप्तकर्ता को भेजने के लिए एक ईमेल तैयार करें। यदि आपका कार्यालय वॉइस मेल सिस्टम पर बहुत अधिक निर्भर करता है, तो कॉल को प्राप्तकर्ता का वॉइस मेल भेजें। सुनिश्चित करें कि आप कॉलर को सही एक्सटेंशन पर भेजते हैं।

जरूरत की चीजें

• संपर्क सूची
• संदेश पैड

टिप्स

• यह सुनिश्चित करने के लिए कि कंपनी के सामूहिक वॉयस मेल बॉक्स को चेक करने के लिए कर्मचारियों को नामित करें ताकि कोई कॉल न खो जाए।
• वॉइस मेल सिस्टम में अक्सर इन-बॉक्स सीमाएँ होती हैं। संदेशों को हटा दें जब आपने मामलों को समेट लिया हो, तो सुनिश्चित करें कि आपके पास नई कॉल और मामलों के लिए बहुत जगह है।
• अपने आने वाले कॉल करने वालों को सही व्यक्ति तक पहुंचने देने के लिए एक निजी वॉयस मेल ग्रीटिंग सेट करें। एक दोस्ताना, पेशेवर संदेश के साथ चीजों को व्यक्तिगत रखें।

चेतावनी

• कॉल नहीं लौटना आपकी कंपनी की प्रतिष्ठा को नुकसान पहुंचा सकता है और आपके लिए व्यवसाय खो सकता है। सुनिश्चित करें कि आपके कर्मचारी तुरंत कॉल करें, जितनी संभव हो उतनी मदद और जानकारी दें।