कैसे एक दुर्घटना कार्य योजना लिखने के लिए

एक घटना के लिए एक त्वरित और उपयुक्त प्रतिक्रिया आपके व्यवसाय को एक पूर्ण स्थिति को संकट से बचाने में मदद कर सकती है। तनाव के समय में, आपके कर्मचारी घबरा सकते हैं या ऐसे बयान दे सकते हैं जो आपके व्यवसाय को नुकसान पहुंचाते हैं। डिजाइनिंग - और कार्यान्वयन - एक व्यापक घटना कार्य योजना, आपको एक स्पष्ट और विशिष्ट नीति स्थापित करने की अनुमति देती है, और यहां तक ​​कि आपके कर्मचारियों को अग्रिम में घटनाओं के प्रति अपनी प्रतिक्रिया का अभ्यास करने में सक्षम कर सकती है।

एक घटना को परिभाषित करें

स्पष्ट रूप से परिभाषित नियम, एक लिखित कार्य योजना, और आदेश की एक स्पष्ट श्रृंखला आपके संगठन को सशक्त बनाएगी क्योंकि यह किसी भी संभावित जनसंपर्क के दुःस्वप्न का सामना करता है। आपके संगठन के भीतर प्रबंधन के पास इस बात की अलग-अलग समझ हो सकती है कि घटना क्या है। अपनी प्रतिक्रिया योजना में स्पष्ट रूप से एक घटना को परिभाषित करें, और यदि उन्हें आइटम करने के लिए बहुत अधिक संभावित घटनाएं हैं, तो इसके बजाय किसी घटना के लक्षण सूचीबद्ध करने का प्रयास करें। उदाहरण के लिए, आप एक ऐसी घटना के रूप में कुछ भी परिभाषित कर सकते हैं जो आपकी कंपनी को नकारात्मक प्रचार के अधीन करती है, जिससे आपके बजट में कंपनी की तुलना में अधिक पैसा खर्च होता है या जो कंपनी के रहस्यों को उजागर करती है।

रिपोर्टिंग कर्तव्यों

किसी घटना को ठीक से प्रबंधित करने के लिए, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता होगी कि उपयुक्त प्रबंधकों को तुरंत सूचित किया जाए। प्रत्येक प्रकार की घटना से निपटने के लिए प्रबंधक को स्पष्ट रूप से ध्यान दें, और संकटों से निपटने के लिए कमांड की श्रृंखला को रेखांकित करें। किसी घटना को कैसे प्रलेखित किया जाएगा, इसके लिए प्रक्रियाएं स्थापित करना भी बुद्धिमानी है। उदाहरण के लिए, आप एक गोपनीय घटना रिपोर्ट फ़ॉर्म विकसित कर सकते हैं। किसी घटना को कितनी जल्दी सूचित किया जाना चाहिए, इसके लिए स्पष्ट समय-सीमा तय करें - चाहे तुरंत, दिन के अंत तक या सप्ताह के अंत तक।

जनसंपर्क

जब वे आपके व्यवसाय की प्रतिष्ठा को धूमिल करते हैं तो घटनाएं नियंत्रण से बाहर हो सकती हैं। इसी तरह, कॉर्पोरेट जिम्मेदारी और अखंडता के माध्यम से संकटों का उचित निपटारा लंबे समय तक ग्राहकों की वफादारी को बनाए रख सकता है। कैसे और कब घटनाओं की सूचना जनता को दी जाएगी, इसके लिए एक स्पष्ट नीति स्थापित करें, साथ ही जब आप बाहर की इकाई को संभावित रूप से नुकसान पहुंचाने वाले संकट की हवा लगने पर उसे कैसे संभालेंगे। उदाहरण के लिए, यदि कोई हैकर आपकी कंपनी के कंप्यूटर तक पहुँचता है, संवेदनशील ग्राहक जानकारी तक पहुँच प्राप्त कर रहा है, तो आपके ग्राहकों को पता होना चाहिए। निर्धारित करें कि आप ग्राहकों को कैसे सूचित करेंगे, और यह सुनिश्चित करेंगे कि ग्राहक चिंताओं को दूर करने के लिए आपके पास स्पष्ट नीतियां हैं।

जांच कर रहे हादसे

यह एक घटना का जवाब देने और तत्काल बाद में जनसंपर्क के मुद्दों से निपटने के लिए पर्याप्त नहीं है। आपको घटनाओं के कारण की जांच करने और घटना में योगदान देने वाली किसी भी नीति या प्रक्रिया को हटाने के लिए स्पष्ट लक्ष्य स्थापित करने की आवश्यकता होगी। घटनाओं की जांच के लिए कौन जिम्मेदार है और इस घटना के समाधान के लिए कौन जिम्मेदार है। आपको यह भी पता लगाना चाहिए कि क्या आप जनता को एक जांच का विवरण जारी करेंगे।