कॉर्पोरेट यात्रा नीति कैसे लिखें

एक अच्छी तरह से कल्पना की गई कॉर्पोरेट यात्रा नीति आपके कर्मचारियों की सुरक्षा करती है जब वे यात्रा करते हैं, आपके छोटे व्यवसाय यात्रा व्यय को कम करते हैं और आपकी कानूनी देनदारियों को सीमित करते हैं। एक यात्रा नीति विकसित करें जो किसी भी यात्रा की बुकिंग से शुरू होती है और आपके लौटने के बाद कागजी कार्रवाई के साथ समाप्त होती है।

यात्रा अनुरोध के साथ प्रारंभ करें

यात्रा के अनुमोदन प्राप्त करने के लिए प्रक्रिया कर्मचारियों के विवरण के साथ अपनी यात्रा नीति मार्गदर्शिका शुरू करें। प्रत्येक यात्रा को अनुमोदित किया जाना चाहिए: सिर्फ इसलिए कि एक कर्मचारी ने अतीत में एक सम्मेलन या व्यापार शो में भाग लिया, इसका मतलब यह नहीं है कि उसे प्रत्येक वर्ष जाने की मंजूरी दी गई है। एक लिखित रूपरेखा या फॉर्म शामिल करें जिसमें यात्रा अनुमोदन के लिए आवश्यक आवश्यक जानकारी हो। कर्मचारी से घटना के नाम की आपूर्ति करने के लिए कहें, यदि कोई यात्रा के उद्देश्य, यात्रा के उद्देश्य से जुड़ा हुआ है, तो जिस विभाग से यात्रा का शुल्क लिया जाएगा, अनुमानित कुल लागत और तारीखें। निर्दिष्ट करें कि कौन सा श्रेष्ठ, शीर्षक से, कर्मचारियों के लिए यात्रा को मंजूरी दे सकता है।

विकल्प निर्दिष्ट करें

कर्मचारियों को अपने मानव संसाधन या लेखा विभाग से अनुमोदन के बिना अपनी खुद की उड़ानें या होटल के कमरे बुक करने की अनुमति न दें। कर्मचारी कंपनी के लिए सबसे किफायती चुनने के बजाय फ्लाइट या होटल बुक कर सकते हैं जो उन्हें सबसे अधिक फ़्लायर मील या रूम पॉइंट प्रदान करते हैं। यदि आप कर्मचारियों को बार-बार फ्लायर और रूम पॉइंट्स रखने की अनुमति देते हैं, तो अपनी अकाउंटिंग या एचआर डिपार्टमेंट बुक करें या अपनी कंपनी के लिए सर्वोत्तम दरों को प्राप्त करने के लिए सभी बुकिंग को मंजूरी दें। यदि आपकी कंपनी कर्मचारी यात्रा की लागत को कम करने के लिए बार-बार उड़ाका और कमरे के बिंदु रखती है, तो इस तथ्य को अपनी यात्रा नीति मार्गदर्शिका में शामिल करें। अगर एचआर कर्मचारी अनुमोदित यात्रा अनुरोध फॉर्म, किताबों की उड़ानों और कमरों के आधार पर प्रत्येक यात्रा पर शोध करता है और प्रमुख खर्चों को कॉर्पोरेट क्रेडिट कार्ड से वसूलता है, तो इन चिंताओं से बहुतों को बचा जा सकता है।

कंपनी यात्रा गाइड में, अपने कर्मचारियों को यह बताएं कि क्या वे पसंदीदा यात्रा के समय या अन्य कारकों के आधार पर वैकल्पिक या पसंदीदा यात्रा कार्यक्रम सुझा सकते हैं, जो कंपनी सबसे कम उपलब्ध दर के लिए भुगतान करती है, जबकि कर्मचारी अंतर का भुगतान करता है।

विलंबित व्यय

भोजन, टिप्स, टैक्सियों और शटल, फोन कॉल, पार्किंग और अन्य घटनाओं को कवर करने के लिए कर्मचारियों के लिए प्रति दिन प्रति दिन निर्धारित करें। यात्रा गाइड में ध्यान दें कि खर्चों की प्रतिपूर्ति के लिए रसीद की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, आप निर्दिष्ट कर सकते हैं कि $ 25 से अधिक के सभी खर्चों के लिए रसीद की आवश्यकता होती है, या आप भोजन की रसीदों को बाहर कर सकते हैं जब तक कि कुल दैनिक व्यय प्रति दीम दर से अधिक न हो। निर्दिष्ट करें कि कर्मचारियों को प्रतिपूर्ति के लिए क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट्स के बजाय रसीदें जमा करने की आवश्यकता है या नहीं। उदाहरण के लिए, क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट में होटल बिल की कुल राशि दिखाई देती है, जबकि कमरे का बिल मिनी बार और मूवी रेंटल जैसी घटनाओं को दर्शाता है, जिसे कंपनी सामान्य रूप से कवर नहीं करेगी।

सुरक्षा प्रक्रियाओं को शामिल करें

कर्मचारियों को होटल के फोन नंबर को शामिल करने की आवश्यकता होती है, जिस पर वे रुकेंगे, साथ ही एक सेल फोन नंबर भी होगा ताकि उन्हें आपातकाल की स्थिति में पहुँचा जा सके। जनादेश कि वे उड़ान, ट्रेन या ऑटो यात्रा समय, चेक-इन और चेक-आउट समय और बैठक समय सहित अपने यात्रा कार्यक्रम छोड़ दें। पूछें कि वे अपने आगमन समय के पर्यवेक्षकों को काम के ई-मेल द्वारा सूचित करते हैं, घंटों के बाद भी। यदि कर्मचारी विदेश यात्रा कर रहे हैं, तो उन्हें एक वैध पासपोर्ट, अतिरिक्त सरकारी आईडी और उस देश में अमेरिकी दूतावास के पते और फोन के प्रमाण उपलब्ध कराने के लिए कहें।

व्यय प्रतिपूर्ति प्रक्रिया शामिल करें

कर्मचारियों को प्रतिपूर्ति प्रपत्र दिखाएँ, जब वे वापस लौटेंगे। आप जिस भी खंड पर जोर देना चाहते हैं, उस पर नोट्स के साथ एक नमूना प्रति प्रदान करें। व्यय प्रतिपूर्ति अनुरोध प्रस्तुत करने की प्रक्रिया स्पष्ट रूप से बताएं। इसमें कुछ निर्दिष्ट वस्तुओं के लिए आवश्यक प्रपत्र, प्राप्तियां, व्यक्ति या विभाग का नाम, जिसमें अनुरोध प्रस्तुत किया जाना चाहिए और अनुरोध प्रस्तुत करने की अंतिम तिथि शामिल हो सकती है।