प्रबंधन मेमो कैसे लिखें
व्यवसाय कई लोगों तक सूचना प्रसारित करने के लिए प्रबंधन ज्ञापन का उपयोग करते हैं। उदाहरण के लिए नीतियों, घटनाओं या पहलों के बारे में इस तरह के मेमो विस्तार से समाचार देते हैं, और एक ही समय में सभी उपयुक्त प्रबंधकों को जानकारी देते हैं। एक प्रभावी प्रबंधन ज्ञापन बनाने से आपके दर्शकों को समझने में कठिनाई होती है और प्रबंधकों को पूरे दिन में बहुत सारे पत्राचार मिलते हैं। ध्यान को बढ़ाने के लिए ज्ञापन को स्पष्ट और संक्षिप्त रूप में लिखें, विषय की रुचि के साथ।
1।
ज्ञापन केवल उन प्रबंधकों को भेजें जिन्हें जानकारी की आवश्यकता है। संगठन में सभी पर्यवेक्षकों को हर बार मेमो वितरित करने से एक बार लिखा गया ज्ञापन होने की संभावना कम हो सकती है। चयनात्मक होने से, प्रबंधकों को पता चल जाएगा कि क्या उन्होंने एक प्राप्त किया है, सामग्री संभवतः महत्वपूर्ण है।
2।
पाठक का ध्यान आकर्षित करने के लिए एक मजबूत विषय, या पुन :, लाइन लिखें। कुछ सामान्य के बजाय, जैसे कि, "स्वास्थ्य लाभ कार्यक्रम के लिए अद्यतन, " आप लिख सकते हैं, "स्वास्थ्य देखभाल कार्यक्रम में जोड़े गए नए लाभ रोमांचक!"
3।
पहले वाक्य में लेख का उद्देश्य संक्षेप में बताएं। प्रबंधक यह निर्धारित करने के लिए एक गाइड के रूप में उपयोग करेंगे कि क्या उन्हें पढ़ना जारी रखना चाहिए। मेमो के लिए एक सामान्य उद्घाटन एक व्यस्त प्रबंधक को यह निष्कर्ष निकालने के लिए प्रेरित कर सकता है कि सूचना उसके समय के लायक नहीं है, इसलिए पहली पंक्ति में पर्याप्त विवरण शामिल करें जिससे प्रबंधक इस योग्य हों।
4।
ज्ञापन को छोटा और संक्षिप्त रखें। त्वरित पढ़ने के लिए पैराग्राफ और बुलेट पॉइंट के संयोजन का उपयोग करें। उसी समय, जानकारी को स्पष्ट रूप से समझाने के लिए पर्याप्त सामग्री शामिल करें। कई लोगों को एक बिंदु प्राप्त करने के लिए छोटे सोशल मीडिया पोस्ट के लिए वातानुकूलित हो गए हैं; उदाहरण के लिए, प्रबंधकों द्वारा निर्देशित ज्ञापन और ट्विटर अपडेट के बीच अंतर को समझें। ज्ञापन मुद्दे का एक संतोषजनक सारांश प्रदान करना चाहिए।
5।
पाठकों के किसी भी अगले कदम या जिम्मेदारियों को स्पष्ट करें। स्पष्ट रूप से बताएं कि यदि उन्हें कुछ जानकारी एकत्र करने, किसी सेमिनार में भाग लेने, अपने अधीनस्थों को इस मामले पर या किसी अन्य चीज के लिए शिक्षित करने की आवश्यकता हो, जिसमें अतिरिक्त कार्रवाई की आवश्यकता हो। एक होने पर कार्यों के लिए विशिष्ट समय सीमा शामिल करें।
6।
संपर्क नाम की सूची और जानकारी मेमो की सामग्री के संबंध में किसी भी प्रबंधक के पास होनी चाहिए।
चेतावनी
- मान लें कि मेमो गोपनीय होगा, भले ही इसे लेबल किया गया हो। कोई भी लिखित दस्तावेज़ गलत हाथों में पड़ सकता है या आँखों को चुभते हुए देखा जा सकता है। लिखित प्रारूप के बजाय गोपनीय जानकारी को मौखिक रूप से वितरित किया जाना चाहिए।
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