QuickBooks में डुप्लिकेट के कारण

QuickBooks आपको अपनी कंपनी के वित्त का प्रबंधन करने में मदद करने के लिए शक्तिशाली लेखांकन उपकरण प्रदान करता है। डुप्लिकेट प्रविष्टियाँ न केवल बिक्री की रसीदें चलाने और रिपोर्ट चलाने के दौरान भ्रम पैदा करती हैं, बल्कि वे क्विकबुक डेटाबेस को भी धीमा कर सकती हैं। इन प्रविष्टियों को हटाने और पहली जगह में डुप्लिकेट से बचने के तरीके सीखने से आपके क्विकबुक सॉफ्टवेयर को दुबला, तेज और कुशलता से चलाने में मदद मिल सकती है।

आयात सूची और लेनदेन

डुप्लिकेट तब हो सकता है जब आप किसी बाहरी प्रोग्राम से अपनी कंपनी डेटा फ़ाइल में सूची और लेनदेन आयात करते हैं। QuickBooks में आयात किए जा सकने वाले समर्थित प्रोग्रामों में Microsoft Excel, अन्य स्प्रेडशीट प्रोग्राम और एप्लिकेशन शामिल होते हैं जो डिफ़ॉल्ट QuickBooks इंस्टॉलेशन में जोड़े जाते हैं। इसके अतिरिक्त, डेटा का पुन: निर्माण करना अन्यथा अस्वीकार्य लेनदेन को पुनर्प्राप्त करने के प्रयास में डुप्लिकेट लेनदेन बना सकता है।

बिक्री केन्द्र

ग्राहक कभी-कभी आपके पॉइंट ऑफ़ सेल सिस्टम में ग्राहक सूची में दो बार दर्ज होते हैं। यदि कोई कर्मचारी गलत तरीके से नाम दर्ज करता है, तो एक प्रविष्टि में एक मध्य नाम शामिल होता है और इसे दूसरे में छोड़ देता है या बस यह देखने के लिए जांच नहीं करता है कि क्या ग्राहक पहले से मौजूद है, एक डुप्लिकेट प्रविष्टि हो सकती है। आप इन डुप्लिकेट को प्वाइंट ऑफ सेल और क्विकबुक दोनों में निकाल सकते हैं। डुप्लिकेट ग्राहकों को मर्ज करने के लिए, उस ग्राहक रिकॉर्ड का चयन करें जिसे आप चाहते हैं कि आप "आई वॉन्ट टू" मेनू का चयन करें और "मेरिट" विकल्प पर क्लिक करें। "मर्ज ग्राहक" विकल्प का चयन करके मर्ज की पुष्टि करें।

डाउनलोड किए गए लेन-देन

मैन्युअल रूप से लेन-देन दर्ज करना और स्वचालित अपडेट सुविधा का उपयोग करके डुप्लिकेट लेनदेन प्रविष्टियां बना सकते हैं। इससे बचने के लिए, आप अपने बैंक की वेबसाइट से लेन-देन इतिहास डाउनलोड करने को अक्षम कर सकते हैं। मैन्युअल रूप से दर्ज किए गए लेन-देन में डाउनलोड किए गए लेनदेन से मिलान करने के लिए एक बेहतर विकल्प में सुलह सुविधा का उपयोग करना शामिल है। "बैंकिंग" मेनू का चयन करें और विकल्पों की सूची से "रिकॉन्सिल" चुनें। फिर डुप्लिकेट प्रविष्टियों, विवरण डेटा के साथ खाते का चयन करें और अपने लेनदेन को समेटने और किसी भी सच्चे डुप्लिकेट प्रविष्टियों को हटाने के लिए विज़ार्ड में संकेतों का पालन करें।

डुप्लिकेट ढूँढना और ठीक करना

QBwin.log फ़ाइल डुप्लिकेट लेनदेन के बारे में जानकारी संग्रहीत करता है। एक बार जब आप फाइल को खोलते हैं, तो फाइंड विंडो को लाने के लिए "Ctrl-F" टाइप करें। किसी भी एंट्री में डुप्लिकेट शब्द देखें, फिर डुप्लिकेट को मैच, डुप्लिकेट फ़ाइल से जुड़े नाम, खाते या संदेश से मिलाएं। डुप्लिकेट फ़ाइल नामों को हल करने के लिए, संबंधित ग्राहक, विक्रेता या इन्वेंट्री सूची खोलें और प्रत्येक डुप्लिकेट के लिए वर्तनी बदलें। डुप्लिकेट को हल करने के लिए आपको कम से कम एक वर्ण बदलना होगा।