एमएस आउटलुक के कार्य क्या हैं?

यहां तक ​​कि अगर आपकी कंपनी एक स्वामित्व ईमेल क्लाइंट का उपयोग करती है या पहले से ही संदेश भेजने के लिए एक और प्रणाली है, तो आप Microsoft Outlook के भीतर कई कार्य व्यवसाय के लिए फायदेमंद हो सकते हैं। आउटलुक माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सूट का ईमेल क्लाइंट हिस्सा है और यद्यपि यह ईमेल संदेशों से लेकर निमंत्रणों को पूरा करने तक हर चीज की सुविधा देता है, यह अन्य सुइट प्रोग्रामों के समान ही संचालित होता है। अन्वेषण करें कि आपके व्यवसाय की पेशकश करने के लिए आउटलुक में क्या विशेषताएं हैं, और आपको जल्द ही संदेश मिलेगा।

संचार

Microsoft Outlook कई तरीकों से संचार की सुविधा देता है। सबसे बड़ा, ज़ाहिर है, ईमेल द्वारा। रिबन पर "नया" मेनू के एक क्लिक के साथ, आप ईमेल के लिए तैयार संदेश उत्पन्न कर सकते हैं। आउटलुक एन्हांसमेंट, बैकग्राउंड और थीम, सिग्नेचर फाइल और कुछ मामलों में एन्हांसमेंट की अनुमति देता है, यह देखने की क्षमता कि आप जिन लोगों को ईमेल कर रहे हैं, वे वर्तमान में कंपनी के नेटवर्क में ऑनलाइन हैं। एक इंटरफ़ेस के माध्यम से जो किसी ऐसे व्यक्ति से बहुत परिचित होगा, जिसने वर्ड या एक्सेल जैसे अन्य सूट उत्पादों में काम किया है, आप अपने ईमेल को कस्टमाइज़ करके, अपनी कंपनी के लोगो को जोड़कर और विभिन्न रंगों को निर्दिष्ट करके अनुकूलित कर सकते हैं।

संगठन

जबकि एक कैलेंडर पहली चीज हो सकती है जो दिमाग में आती है जब संगठित होने के तरीकों पर विचार किया जाता है, तो आउटलुक संगठित रहने के लिए कई कार्य प्रदान करता है। इसमें एक अत्यधिक कॉन्फ़िगर करने योग्य कैलेंडर है, जो कार्यक्षेत्र के बाईं ओर "कैलेंडर" बटन पर क्लिक करके पाया जाता है। आप दैनिक, साप्ताहिक और मासिक विवरण दिखाने के लिए कैलेंडर के दृश्य को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं, साथ ही साथ रंग समन्वय बैठकें भी कर सकते हैं। एक और तरीका है कि आउटलुक आपको डिजिटल रूप से व्यवस्थित रहने देता है, वह है इसकी संपर्क सूची। "संपर्क" बटन "कैलेंडर" बटन के ठीक नीचे है, और आपको पसंद के अनुसार रिकॉर्ड पर बहुत कम या कम रखने की अनुमति देता है। डिजिटल व्यवसाय कार्ड जोड़ें या हाथ से जानकारी दर्ज करें। हालाँकि आउटलुक डिफ़ॉल्ट रूप से कई ईमेल फ़ोल्डर के साथ आता है, जैसे कि "भेजे गए" और "सहेजे गए आइटम", आप उन्हें जोड़ सकते हैं, हटा सकते हैं और उन्हें सर्वश्रेष्ठ सूट के रूप में व्यवस्थित कर सकते हैं। आपके द्वारा संबोधित ईमेलों को संग्रहीत करने के लिए फ़ोल्डर्स बनाएँ, अधीनस्थों से सवाल, प्रतियोगी ब्रीफिंग और कुछ भी जो आपके मुख्य ईमेल संदेश विंडो से अव्यवस्था को हटाता है।

नज़र रखना

ऐसा लगता है कि जैसे ही आप ईमेल को ईटर में भेजते हैं, आपको कभी पता नहीं चलता कि यह अपने इच्छित लक्ष्य तक पहुँच गया है या नहीं। एक फ़ंक्शन Outlook ऑफ़र पुष्टिकरण है। "नया" या "मेल संदेश" बटन पर क्लिक करके एक नया ईमेल खोलने के बाद, "शीर्षक रहित" संदेश पर "विकल्प" टैब पर क्लिक करें। दो कार्य यहां आपके निपटान में हैं। जब आपका संदेश प्राप्तकर्ता के ईमेल इनबॉक्स में आ गया है, तो यह पता लगाने के लिए रिबन पर "एक डिलीवरी रसीद का अनुरोध करें" बॉक्स की जांच करें। जब प्राप्तकर्ता वास्तव में ईमेल संदेश खोलता है तो "रिक्वेस्ट ए रीड रिसीप्ट" बॉक्स को नोट करें। हालांकि इन कार्यों की गारंटी नहीं है - प्राप्तकर्ता रीड रसीद नहीं भेजने के लिए एक विकल्प निर्धारित कर सकते हैं - वे उपयोगी साबित हो सकते हैं। यदि ट्रैकिंग आपके व्यवसाय के लिए सामान्य या महत्वपूर्ण है, तो आप संदेश हैंडलिंग अनुभाग में सभी संदेशों को ट्रैक करने के लिए Outlook को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।

टीम वर्क

कई आउटलुक फ़ंक्शन आपको अपने कर्मचारियों, पर्यवेक्षकों और अन्य सहकर्मियों के साथ सहयोग करने देते हैं। Outlook की मीटिंग आमंत्रण सुविधा का उपयोग करके मीटिंग सेट करें। न केवल आप आमंत्रितों को तुरंत सूचित करेंगे कि उनकी उपस्थिति का अनुरोध किया गया है, बल्कि आप उन लोगों को भी ट्रैक कर सकते हैं जो स्वीकार या अस्वीकार करते हैं, साथ ही साथ इष्टतम नियोजन के लिए अग्रिम में मेहमानों के कार्यक्रम में जांच करते हैं। आप आउटलुक के शेयर माय कैलेंडर फंक्शन का भी लाभ उठा सकते हैं। यह आपको दोनों पक्षों को साझा करने के लिए सहमत होने के बाद, कर्मचारियों के कार्य शेड्यूल को देखने के लिए अनुमति देता है, यह देखें कि वे कार्यालय से बाहर कब, अपॉइंटमेंट और अधिक जांचें करेंगे। कार्य को असाइन करने के लिए रिबन पर "नया" मेनू में पाया गया टास्क अनुरोध सुविधा का लाभ उठाएं।