एक व्यापार पत्र के लिए अच्छा समापन वाक्य

एक व्यावसायिक पत्र में समापन वाक्य को पाठक को यह महसूस करना छोड़ देना चाहिए कि उसने पत्र के उद्देश्य और उसके संदेश को समझा है और लेखक ने खुद को स्पष्ट और विनम्रता से व्यक्त किया है। यह पत्र के मुख्य बिंदु को संक्षेप में प्रस्तुत करना चाहिए, लेखन के लिए अपने उद्देश्य और किसी भी महत्वपूर्ण संदेश को पाठक के साथ छोड़ना चाहते हैं। एक मजबूत समापन में कॉल टू एक्शन भी हो सकता है, खासकर अगर यह एक बिक्री या विपणन पत्र है या यह काम के लिए प्रस्ताव या बोली के साथ आता है।

मुख्य बिंदु को संक्षेप करें

हालांकि एक पत्र को समाप्त करने के कई तरीके हैं, समापन में हमेशा सामग्री, विशेष रूप से केंद्र बिंदु को संक्षेप में प्रस्तुत करना एक अच्छा विचार है। एक नमूना वाक्य पढ़ सकता है: "मैं पुष्टि करता हूं कि मैं नए भवन में आवश्यक कार्य के लिए आपके प्रस्ताव को प्राप्त करने में रुचि रखता हूं, और मुझे विश्वास है कि आप इसे 10 अगस्त की अंतिम तिथि तक प्रदान करेंगे। कृपया संलग्न दस्तावेज को दिशानिर्देश के रूप में उपयोग करें। आपका सबमिशन।"

उद्देश्य को पुनर्स्थापित करें

एक समापन का एक उदाहरण जो पत्र के उद्देश्य को शांत करता है: "मैं जवाब देने में देरी के लिए एक बार फिर से माफी मांगता हूं, और मुझे विश्वास है कि इसने उठाए गए बिंदुओं को स्पष्ट किया है। यदि आप इस मामले पर आगे चर्चा करना चाहते हैं, तो कृपया मुझसे टेलीफोन से संपर्क करें। या ईमेल।" यदि आपका उद्देश्य किसी शिकायत को स्वीकार करना था, तो आप उसे धन्यवाद के साथ निश्चिंत कर सकते थे: "हमारी कंपनी में आपके द्वारा दिए गए विश्वास के लिए धन्यवाद। हमें भरोसा है कि आप उन तरीकों पर प्रतिक्रिया देना जारी रखेंगे, जिनमें हम अपनी सेवा में सुधार कर सकते हैं। आप।"

कार्यवाई के लिए बुलावा

आपके व्यवसाय पत्र को बंद करना कार्रवाई को कॉल करने के लिए एक अच्छी जगह है। स्पष्ट रूप से बताएं कि आप पाठक को क्या करना चाहते हैं, और उसे करने के लिए जितना संभव हो उतना आसान बना दें। यदि यह उचित है तो कार्रवाई की तारीख दें, और पाठक को उसे कार्य करने के लिए प्रेरित करने के लिए लाभ प्रदान करें। उदाहरण के लिए: "10 दिनों के भीतर अपना ऑर्डर देकर गर्मियों के लिए अपने नए Ford Escalade को खरीद लें। हमारे ऑनलाइन ऑर्डर करने वाले टूल का उपयोग करें और अपने पहले महीने की किश्त मुफ्त पाएं।"

प्रमुख संदेशों को बढ़ावा दें

पत्र के अंत में अपने महत्वपूर्ण संदेश को दोहराने से यह सुनिश्चित करने में मदद मिलती है कि पाठक इसे याद नहीं करता है। उदाहरण के लिए: "हमारा त्योहार मिडवेस्ट में संगीत प्रदर्शन का सबसे बड़ा चयन प्रस्तुत करता है, और आसपास के समुदायों के लिए पर्यटन में $ 15 मिलियन का आर्थिक लाभ उत्पन्न करता है। हम आपके चल रहे समर्थन की सराहना करते हैं।" यदि आपका पत्र हाल ही में जारी संपत्ति के बारे में एक पूर्व गृहस्वामी के पास है, तो आप एक अलग कुंजी संदेश का उपयोग कर सकते हैं: "हमारे बैंक की नीति यह है कि विवेक, करुणा और गोपनीयता का उपयोग करके गृहस्वामी को कठिन समय का सामना करने में मदद करने के लिए हर संभव प्रयास करें।"

एक उपयुक्त समापन चुनें

एक बार जब आप अपने समापन वाक्यों को ध्यान से तैयार कर लेते हैं, तो एक उपयुक्त समापन के साथ एक पत्र को समाप्त करने या साइन ऑफ करने के कई तरीके होते हैं। अतीत में, "ईमानदारी से" या "ईमानदारी से तुम्हारा" अधिकांश व्यावसायिक पत्राचार के लिए मानक विकल्प थे। हालांकि, अधिकांश विशेषज्ञ इस बात से सहमत हैं कि वाक्यांश 21 वीं सदी के उपयोग के लिए बहुत प्राचीन है। इसके बजाय, "सर्वश्रेष्ठ संबंध" या "सर्वश्रेष्ठ" या "सादर" के साथ एक सरलीकृत संस्करण का विकल्प चुनें। यह वाक्यांश मित्रता का संचार करता है फिर भी व्यावसायिकता बनाए रखता है।

ईमेल बंद करने की लाइनें

व्यापार का एक बड़ा पत्राचार पारंपरिक मेल के बजाय ईमेल के माध्यम से होता है, लेकिन प्रोटोकॉल मूल रूप से एक ही रहते हैं। एक पेशेवर और औपचारिक स्वर आपके पत्र का आधार बना रहना चाहिए। हालाँकि, आप अपने पत्र के समापन को अनौपचारिक बना सकते हैं क्योंकि व्यावसायिक संबंध मजबूत होते हैं और संदर्भ अधिक व्यक्तिगत हो जाता है। उदाहरण के लिए, अधिक औपचारिक "सम्मानपूर्वक" के स्थान पर, आप चुन सकते हैं, "जल्द ही बात करें" या "ध्यान रखें।" जैसा कि पत्राचार एक धागे में जारी रहता है, औपचारिक समापन के साथ लगातार हस्ताक्षर करने की आवश्यकता नहीं होती है।