बेहतर दस्तावेज़ प्रबंधन और टीम सहयोग के लिए ड्रॉपबॉक्स का उपयोग कैसे करें

ड्रॉपबॉक्स में सभी आकारों के व्यवसायों के लिए उपयुक्त बनाने के लिए लचीलापन और मापनीयता है। क्लाइंट सॉफ़्टवेयर पृष्ठभूमि में सावधानी से चलता है, क्लाउड और किसी भी कंप्यूटर जहां ड्रॉपबॉक्स स्थापित है, के बीच फ़ाइलों को सिंक्रनाइज़ करता है, और आधिकारिक ऐप विंडोज, मैक, लिनक्स, एंड्रॉइड, आईओएस और ब्लैकबेरी के लिए उपलब्ध हैं। आप अपने खाते में लॉग इन करके किसी भी वेब ब्राउज़र के माध्यम से अपनी ड्रॉपबॉक्स फ़ाइलों तक पहुँच सकते हैं।

व्यापार खाते

ड्रॉपबॉक्स की योजना विशेष रूप से व्यावसायिक उपयोगकर्ताओं के लिए है। इन व्यवसाय खातों से आप टीम के सदस्यों और फ़ोल्डर का उपयोग व्यक्तिगत खातों की तुलना में अधिक आसानी से कर सकते हैं, जिसमें असीमित फ़ाइल पुनर्प्राप्ति और संस्करण इतिहास शामिल हैं, और 1TB अंतरिक्ष के साथ शुरू होता है जिसे आवश्यकतानुसार और विस्तारित किया जा सकता है। हिपचैट, 1पासवर्ड और क्लाउडऑन जैसे बिजनेस मैनेजमेंट ऐप ड्रॉपबॉक्स के साथ भी इंटरफेस कर सकते हैं।

दस्तावेज़ प्रबंधन

ड्रॉपबॉक्स पर टीम के सदस्यों के बीच एक फ़ोल्डर साझा करें, और एक कंप्यूटर पर किए गए किसी भी परिवर्तन को स्वचालित रूप से क्लाउड और एक ही खाते से जुड़ी प्रत्येक अन्य मशीन के लिए समन्वयित किया जाता है। इस त्वरित दो-तरफा सिंकिंग क्षमता के लिए धन्यवाद, सभी टीम के सदस्यों को एक फ़ाइल के सबसे हाल के संस्करण तक पहुंचने का यकीन हो सकता है, जिसमें ईमेल दस्तावेजों या चेक संस्करणों की कोई आवश्यकता नहीं है। हालाँकि, ड्रॉपबॉक्स दो उपयोगकर्ताओं को एक साथ एक ही दस्तावेज़ पर काम करने की अनुमति नहीं देता है; यदि कोई व्यक्ति किसी अन्य मशीन पर पहले से मौजूद दस्तावेज़ को लोड करता है, तो ड्रॉपबॉक्स एक "विवादित प्रतिलिपि" बनाता है और इसे एक उपयोगकर्ता और टाइमस्टैम्प के साथ चिह्नित करता है। आवश्यकता पड़ने पर इन दो संस्करणों को फिर से मिलाया जा सकता है।

दल का सहयोग

व्यवसाय खाते के लिए ड्रॉपबॉक्स का व्यवस्थापक टीम के सदस्यों को नामित कर सकता है और नियंत्रित कर सकता है कि ये सदस्य फ़ोल्डर और फ़ाइलों को साझा करने में कैसे सक्षम हैं। यह नियंत्रित करना भी संभव है कि कौन नए सदस्यों को टीम में आमंत्रित करने में सक्षम है और इस प्रकार आपके द्वारा काम कर रहे साझा किए गए फ़ोल्डर। यदि आपको टीम से बाहर के लोगों के साथ केवल-पढ़ने के लिए लिंक साझा करने की आवश्यकता है, तो ड्रॉपबॉक्स यह संभव बनाता है, भी। चूंकि ड्रॉपबॉक्स उन सभी कंप्यूटरों से दो-तरफा सिंक प्रदान करता है, जिन पर इसे स्थापित किया गया है, टीम के सदस्य परियोजनाओं पर एक साथ काम कर सकते हैं चाहे वे एक ही कार्यालय में हों या दुनिया के दूसरी तरफ।

अन्य सुविधाओं

व्यावसायिक खातों के लिए ड्रॉपबॉक्स विस्तृत रिपोर्टिंग और लॉगिंग भी प्रदान करता है, जिससे आप देख सकते हैं कि कौन से टीम के सदस्य साइन इन हैं, जिन्होंने कौन से दस्तावेज़ बदले हैं, और नए डिवाइस या कंप्यूटर कनेक्ट होने पर अलर्ट प्राप्त करते हैं। ड्रॉपबॉक्स में निर्मित सुरक्षा विशेषताओं में दो-चरणीय सत्यापन (इसलिए नए डिवाइस में साइन इन करते समय पासकोड आवश्यक है), 256-बिट एईएस एन्क्रिप्शन, और केंद्रीय व्यवस्थापक इंटरफ़ेस से दूरस्थ रूप से कनेक्शन को अनलिंक करने की क्षमता है। मोबाइल एप्लिकेशन टीम के सदस्यों को चलते-फिरते फाइलों तक पहुँचने में सक्षम बनाते हैं, लेकिन मोबाइल प्लेटफ़ॉर्म पर फ़ाइलों को स्वचालित रूप से दूसरी दिशा में वापस सिंक नहीं किया जाता है और बदले जाने पर उन्हें मैन्युअल रूप से अपलोड किया जाना चाहिए।