एचआर रिपोर्ट कैसे लिखें

मानव संसाधन विभागों को सटीक कर्मचारी रिकॉर्ड बनाए रखने की आवश्यकता होती है। जब कोई समस्या आती है, तो एक रिपोर्ट किसी कर्मचारी की स्थायी एचआर फ़ाइल में किसी भी घटना के दस्तावेज के लिए लिखी जाती है। यह उन नियोक्ताओं की रक्षा करता है जिन्हें कार्रवाई को साबित करने की आवश्यकता हो सकती है, जिन्हें कर्मचारियों को नियम के उल्लंघन के बारे में चेतावनी देने की आवश्यकता होती है, या निषिद्ध कार्यों के लिए गोलीबारी जैसी प्रशासनिक कार्रवाई को सही ठहराने की आवश्यकता होती है। एक रिपोर्ट लिखते समय, रिपोर्ट के लिए संभावित कानूनी उपयोगों को ध्यान में रखें, जिसमें यौन उत्पीड़न, धन शोधन या अन्य गंभीर आरोप शामिल हो सकते हैं।

एक परिचय लिखें

एचआर रिपोर्ट के बारे में बताएं। इसमें शामिल प्रासंगिक पक्षों का नाम, वर्तमान तिथि और रिपोर्ट क्यों आवश्यक है। परिचय पूरी रिपोर्ट के लिए टोन सेट करता है, जिसे राय से रहित होना चाहिए। सरल भाषा का प्रयोग करें और तथ्यों को बताएं। चीजों को सरल और बिंदु पर रखें।

प्रक्रिया और पृष्ठभूमि

रिपोर्ट में घटना से निपटने के लिए कंपनी की नीतियों और प्रक्रियाओं का हवाला दिया गया है। उदाहरण के लिए, यदि एक कर्मचारी दूसरे पर भेदभाव का आरोप लगाता है, तो कंपनी को भेदभाव-विरोधी नीति के बारे में बताएं और कर्मचारियों के लिए क्या प्रशिक्षण आवश्यक है, या तो किराए पर या नियमित आधार पर। यह बताएं कि कर्मचारी किस तरह से संबंधित हैं, चाहे वे एक ही विभाग में या पूरी तरह से अलग-अलग क्षेत्रों में एक-दूसरे के निकटता में काम करते हों, लेकिन लंचरूम में एक-दूसरे को देख सकते हैं। किसी भी व्यक्ति द्वारा गलत काम करने के आरोपी के खिलाफ पूर्व में की गई शिकायतें।

घटना

शिकायत में बताए गए तथ्यों को बताएं। ईमेल रिपोर्ट या गवाही जैसे एचआर रिपोर्ट के साथ किसी भी corroborating डेटा को शामिल करें। सुनिश्चित करें कि घटना में यथासंभव अधिक विवरण शामिल हैं। घटना की तारीख और समय और उसके बाद उत्पन्न होने वाले किसी भी मुद्दे पर राज्य कर सकते हैं। गवाह नाम प्रदान करें, और किसी भी गवाही को उद्धृत करें, जहां संभव हो। घटना का वर्णन करने में, निर्णय लेने से बचना चाहिए। कहानी के दोनों पक्षों को शामिल करें, शिकायतकर्ता और अभियुक्त दोनों का साक्षात्कार करना सुनिश्चित करें।

घटना का निष्कर्ष

प्रश्न में घटना के संबंध में मूल्यांकन की प्रक्रिया का वर्णन करें। यौन उत्पीड़न जैसी गंभीर शिकायतों को कानूनी या कानून प्रवर्तन सलाह की आवश्यकता हो सकती है। कम गंभीर शिकायतें, जैसे पुरानी अनुपस्थिति, अभी भी समाप्ति के मामले में प्रलेखित होने की आवश्यकता है। जब तक व्यवसायों में नीतियां और प्रक्रियाएं होती हैं जो कर्मचारी की विफलताओं को दस्तावेज बनाती हैं, तो आमतौर पर किसी को आग लगाने के लिए व्यापार के कानूनी अधिकार के रूप में समझा जाता है। परिभाषित करें कि क्या कर्मचारी सभी सही सूचनाओं के आधार पर सही या गलत में है।

अगला कदम

यह निर्धारित करने के लिए पर्याप्त नहीं है कि क्या कर्मचारी गलत है। कंपनी की नीति और प्रक्रिया के आधार पर, अगले चरणों को परिभाषित करें या क्या कार्य योजनाएं आवश्यक हैं। उदाहरण के लिए, एक एचआर रिपोर्ट में लिखा गया है, एक कर्मचारी के बारे में जो अक्सर अनुपस्थित पाया गया था, ध्यान देना चाहिए कि क्या कोई चेतावनी दी गई थी जैसा कि कर्मचारी पुस्तिका में वर्णित है, और संभावित अगले चरण क्या हैं, अगली बार के लिए एक अस्पष्टीकृत अनुपस्थिति है । यदि कोई कार्य योजना किसी समस्या को हल करने में समझ में आता है, तो कार्ययोजना बनाएं और उसे रिपोर्ट में शामिल करें। उदाहरण के लिए, ग्राहक सुरक्षा के साथ अपमानजनक पाए जाने वाले कर्मचारी के लिए एक कार्य योजना में कर्मचारी को सफल बनाने में मदद करने के लिए अद्यतन प्रशिक्षण और नई प्रक्रियाएं शामिल हो सकती हैं।