कैसे एक चालान टाइप करें

एक चालान एक बिलिंग शीट है जो बिलिंग चक्र में एक विशिष्ट ग्राहक को बेची गई सभी वस्तुओं और सेवाओं को सूचीबद्ध करती है। छोटे व्यवसाय लेन-देन रिकॉर्ड करने, भुगतान शेड्यूल बनाने और अंततः बकाया पैसा इकट्ठा करने के लिए इनवॉइस का उपयोग करते हैं। यदि आप एक व्यवसाय खाता सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर रहे हैं, तो आपके द्वारा प्रदान किए गए टेम्प्लेट के साथ चालान टाइप करने और आपके ग्राहक डेटा के आधार पर स्वचालित रूप से भरे जाने पर अधिकांश कार्य आपके लिए किया जाता है। स्क्रैच से इनवॉइस टाइप करने के लिए आपको फैंसी टेम्पलेट की आवश्यकता नहीं है।

1।

कंप्यूटर चालू करें और वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम खोलें।

2।

अपनी कंपनी की जानकारी हेडर में रखें। यदि आपके पास कोई व्यवसाय लोगो है, तो उसे शीर्ष में कॉपी और पेस्ट करें। यह सुनिश्चित करें कि आपकी कंपनी का नाम, पता और संपर्क जानकारी हेडर में सूचीबद्ध है।

3।

बाईं ओर के शीर्ष लेख के नीचे शीर्ष पंक्ति पर "INVOICE" टाइप करें। शब्द "इनवॉइस" को बहुत स्पष्ट करने के लिए दो से पांच स्थानों पर लौटें।

4।

एक चालान संख्या निर्धारित करें। विशिष्ट संख्या के साथ चालानों की पहचान की जाती है। यदि आप अनिश्चित हैं कि इनवॉइस नंबर कैसे बनाया जाए, तो संख्यात्मक तारीखों का उपयोग करें जिसमें कोई डैश न हो और क्लाइंट के पहले दो अक्षर हों। उदाहरण के लिए, जैक राइट को 5 जनवरी, 2011 को जारी किया गया एक चालान "01052011JW" बन जाता है।

5।

टाइप करें "चालान संख्या: 01052011JW" सही मार्जिन पर। वापसी और बाएं मार्जिन पर चालान की तारीख टाइप करें।

6।

उन वस्तुओं और सेवाओं की सूची दें जिनका इनवॉइस लेखांकन है। प्रत्येक अनुभाग को संरेखित करने के लिए टैब का उपयोग करें ताकि हेडर के साथ डॉलर को आसानी से सारणीबद्ध किया जा सके: "दिनांक, " "सेवा या आइटम, " "प्रति यूनिट लागत, " "कुल इकाइयाँ" और "कुल।" प्रति पंक्ति एक पंक्ति को सूचीबद्ध करें, जिस तारीख को सेवा प्रदान की गई थी, उस तिथि या घंटे, प्रति यूनिट या घंटे, और उस तिथि के लिए कुल लागत की सूची।

7।

सभी आइटम और सेवाओं के अंतर्गत एक लाइन बनाएं। आइटम के रूप में एक ही कॉलम में लाइन के तहत उप-कुल डॉलर मूल्य टाइप करें।

8।

उप-कुल के तहत कोई भी कर, शिपिंग या सहायक शुल्क जोड़ें। के तहत "कुल" चालान मान टाइप करें।

9।

भुगतान के लिए कई लाइनें और प्रकार के निर्देश लौटाएं, जिसमें नियत तारीख शामिल है, जिन्हें चेक को भुगतान और भुगतान पते के लिए देय करना है। देर से भुगतान या भुगतान योजना शुल्क के बारे में कोई भी नीति शामिल करें।

जरूरत की चीजें

• कंप्यूटर
• वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम
• कंपनी की संपर्क जानकारी

टिप्स

• आइटम के सबटाइटल और करों और शुल्क के बीच उप-खंड में चालान पर किए गए किसी भी पिछले भुगतान पर ध्यान दें। इसे जमा या आंशिक भुगतान जैसी चीजों के लिए "भुगतान प्राप्त" के रूप में सूचीबद्ध करें।
• चालान की तीन प्रतियां बनाएं। एक ग्राहक को भेजें, एक को लेखांकन में और एक ग्राहक को क्रॉस-रेफ़रिंग के लिए फ़ाइल में रखें।