गैर-लाभार्थी के लिए एक क्षेत्रीय सम्मेलन बजट कैसे लिखें

कई गैर-लाभकारी संगठन सम्मेलनों का उपयोग एसोसिएशन के लिए धन जुटाने के लिए करते हैं, जबकि अन्य एक सम्मेलन को खर्च के रूप में देखते हैं। क्षेत्रीय सम्मेलन आमतौर पर राष्ट्रीय लोगों की तुलना में छोटी भीड़ खींचते हैं, इसलिए आपको पैमाने की निचली अर्थव्यवस्थाओं पर योजना बनानी होगी। अपनी बैठक के लिए बजट बनाते समय, अपने निचले-रेखा लक्ष्यों को जानने से आपको अपने लक्ष्यों को पूरा करने के लिए अपने खर्च और विपणन गतिविधियों की योजना बनाने में मदद मिलेगी।

1।

पिछले सम्मेलन से बजट प्राप्त करें, साथ ही साथ यदि संभव हो तो कम से कम तीन साल पहले के बजट प्राप्त करें। प्रत्येक सम्मेलन के लिए सभी अनुबंधों की प्रतियां प्राप्त करें, जिसमें स्थल, खानपान, दृश्य-श्रव्य, विपणन, स्पीकर और परिवहन शामिल हैं। अपने राष्ट्रीय संगठन से संपर्क करें यदि आप एक क्षेत्रीय सम्मेलन आयोजित करने वाले एक अध्याय या जिला हैं और पूछें कि राष्ट्रीय कार्यालय द्वारा प्रदान की जाने वाली वित्तीय, विपणन या रसद सहायता क्या है। पूछें कि क्या आपके पास राष्ट्रीय प्रतिनिधियों की मेजबानी या प्रायोजकों को बढ़ावा देने के लिए कोई वित्तीय दायित्व हैं।

2।

सम्मेलन में होने वाली गतिविधियों की एक सूची अपने बोर्ड या सम्मेलन समिति, और उन गतिविधियों से संबंधित सभी खर्चों के अनुसार लिखें। कॉकटेल पार्टी, भोज, गोल्फ या टेनिस टूर्नामेंट, व्याख्यान, समिति की बैठकें, व्यापार शो, पति / पत्नी और बच्चों की गतिविधियों और नृत्य को शामिल करें। गैर-गतिविधि खर्चों की एक सूची लिखें, जैसे कि बोर्ड सदस्य आवास और यात्रा, सम्मेलन विपणन, प्रोग्राम बुक प्रिंटिंग, साइट विज़िट, पंजीकरण बूथ और विक्रेता आग्रह।

3।

एक मास्टर बजट दस्तावेज़ बनाएं जो आपके अनुमानित आय और खर्चों को पृष्ठ के बाईं ओर नीचे सूचीबद्ध करता है। आय के स्रोतों जैसे पंजीकरण शुल्क, गतिविधि शुल्क, कार्यक्रम बुक विज्ञापन, प्रायोजन, ट्रेड शो बूथ, उत्पाद सस्ता अवसर और रैफ़ल शामिल करें। निर्धारित और परिवर्तनीय लागतों द्वारा अपने खर्चों की सूची बनाएं। उदाहरण के लिए, आपका ऑडियो-विजुअल खर्च आपके पंजीकरण नंबरों के साथ नहीं बदलेगा, बल्कि आपके भोजन और पेय पदार्थों की लागत बढ़ जाएगी।

4।

अपने सम्मेलन के विभिन्न क्षेत्रों जैसे शिक्षा, मनोरंजन, गतिविधियों, विपणन, साइट पर रसद और ट्रेडशो के लिए ब्रेकआउट बजट विकसित करें। प्रत्येक क्षेत्र को प्रबंधित करने के लिए लागत दिखाएं। उदाहरण के लिए, साइट पर रसद में पंजीकरण डेस्क कर्मचारी, वॉकी-टॉकी, बैज, पंजीकरण सॉफ्टवेयर, शटल सेवा और सहभागी बैग शामिल हो सकते हैं। एक मार्केटिंग बजट में सभी प्री- और पोस्ट-इवेंट प्रिंट और डिजिटल विज्ञापन और प्रचार शामिल होने चाहिए।

5।

संभावित वक्ताओं या संगठनों से संपर्क करें जो यह निर्धारित करने के लिए वक्ताओं को प्रदान कर सकते हैं कि क्या आपको बोलने की फीस और किसी भी यात्रा, आवास, भोजन और आकस्मिक शुल्क का भुगतान करना होगा। संपर्क करें उद्योग के विक्रेता जो आपके ईवेंट में एक्सपोज़र के बदले मुफ्त स्पीकर दे सकते हैं। आपकी सदस्यता के सॉलिसेंट स्वयंसेवक जो अपने खर्च पर कार्यक्रम में भाग लेने की योजना बनाते हैं और जो योग्य विशेषज्ञ और अनुभवी वक्ता हैं।

6।

अपने बजट की तीन प्रतियां बनाएं ताकि आप निम्न, मध्यम और उच्च उपस्थिति, और निम्न, मध्यम और उच्च राजस्व अनुमानों के आधार पर परिदृश्य बना सकें। विभिन्न उपस्थिति स्तरों के प्रभाव की जांच करें और निर्धारित करें कि आपको खर्च में कटौती करने की आवश्यकता होगी या उपस्थिति स्तर और प्रायोजन भागीदारी के आधार पर खर्च बढ़ाने का अवसर होगा।

जरूरत की चीजें

• पिछला बजट
• पिछला अनुबंध
• राष्ट्रीय संगठन की आवश्यकताएं