वर्चुअल मीटिंग शिष्टाचार

वर्चुअल मीटिंग्स का गुण यह है कि प्रतिभागी प्रोजेक्ट्स या अन्य मुद्दों पर एक ही स्थान पर बिना मिले और चर्चा कर सकते हैं। आभासी बैठकें छोटे व्यवसायों के लिए एक महान लागत-बचतकर्ता हो सकती हैं, क्योंकि वे सीमित समय वाले लोगों को अनुमति देते हैं या जो दूर के कैलेंडर को साफ किए बिना या व्यवसाय यात्रा की बुकिंग के बिना बैठक में शामिल होने के लिए दूर हैं। लेकिन हर किसी से जुड़ना आसान हो सकता है, लेकिन उत्पादक और पेशेवर आभासी बैठक एक चुनौती हो सकती है।

प्रौद्योगिकी

सुनिश्चित करें कि आप जिस तकनीक का उपयोग कर रहे हैं, वह मीटिंग से पहले अच्छी तरह से काम कर रही होगी, किसी भी आवश्यक समायोजन करने के लिए खुद को समय दें। हालाँकि यह बैठक आभासी है, फिर भी प्रतिभागियों को उपस्थित होने के लिए अपने दिनों में से समय निकालना चाहिए। यह सुनिश्चित करने में विफल है कि प्रौद्योगिकी ठीक से काम करती है, जिससे कुछ प्रतिभागियों को अपना समय बर्बाद करने के लिए छोड़ दिया जा सकता है या क्रोधित हो सकता है। तकनीक को ठीक से काम करने के लिए किसी अन्य कार्यालय में एक दोस्त या सहकर्मी के साथ एक परीक्षण बैठक को चरणबद्ध करें और यह सुनिश्चित करें कि ऑडियो और वीडियो सिग्नल स्पष्ट हैं। स्टेटिक-भरे ऑडियो और तड़का हुआ वीडियो कुछ प्रतिभागियों को बैठक में हिस्सा लेने से रोक देगा।

सेटिंग

भले ही आप वस्तुतः मिल रहे हों, आपको एक पेशेवर सेटिंग से भाग लेना चाहिए। यदि घर या सार्वजनिक स्थान से भाग लेते हैं, तो एक शांत, निजी स्थान ढूंढें और टेलीविजन और संगीत बंद कर दें। यदि संभव हो, तो किसी और को बच्चों या पालतू जानवरों को रखने दें ताकि वे बैठक को बाधित न करें। पेशेवर के रूप में पोशाक आप के रूप में यदि आप कार्यालय में जा रहे थे और एक मेज पर या एक कुर्सी पर बैठते हैं, बजाय सोफे पर या अपने बिस्तर पर।

भाग लेना

एक आभासी बैठक में भाग लेना एक पारंपरिक बैठक की तुलना में अधिक कठिन हो सकता है क्योंकि कंप्यूटर मॉनिटर से दृश्य संकेतों को पढ़ना और निर्धारित करना मुश्किल हो सकता है जब कोई और बोलने वाला हो। यदि आप बैठक का नेतृत्व कर रहे हैं, तो इसे डिज़ाइन करें ताकि प्रत्येक प्रतिभागी के पास विशिष्ट प्रतिभागियों के प्रश्नों को निर्देशित करके योगदान करने का समय हो। बैठक के आकार को भी सीमित करें; प्रतिभागियों की संख्या जितनी कम होगी, सभी के लिए भाग लेना और समझा जाना उतना ही आसान होगा। मीटिंग के दौरान मल्टीटास्किंग से बचें। ईमेल की जाँच करना या अन्य परियोजनाओं पर काम करना एक आभासी बैठक के दौरान लुभाता है, लेकिन यह आपको पूरी तरह से भाग लेने से बचाएगा।

फोकस

बैठक पर ध्यान केंद्रित रखें। प्रतिभागियों को मीटिंग के एजेंडे को पहले से ईमेल करें और बैठक के दौरान उन सभी दस्तावेजों की प्रतियों को शामिल करें जिनकी आप चर्चा करेंगे। आमने-सामने की बैठकों के रूप में, किसी को समय के प्रभारी होने के लिए असाइन करें और सभी को एजेंडा से चिपके रहने के लिए प्रोत्साहित करें। मीटिंग के दौरान यह सुनिश्चित करने के लिए मीटिंग को छोटा रखें कि सभी प्रतिभागी लगे हुए हैं।