पेपरलेस ऑडिट होने के नुकसान क्या हैं?
लेखा परीक्षक छोटे व्यवसायों को यह सुनिश्चित करने में मदद करते हैं कि वे रोजगार और कर कानूनों के अनुपालन में हैं। कई ऑडिटर पेपरलेस ऑडिट प्रदान करते हैं, जिसमें ऑडिटर इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड तक पहुंचता है और ईमेल या वेबसाइट के माध्यम से अपनी अंतिम रिपोर्ट जारी करता है। इलेक्ट्रॉनिक ऑडिट छोटे-व्यवसाय के मालिकों को समय और धन बचा सकते हैं; हालाँकि, ऑडिटर और व्यवसाय दोनों के कर्मचारियों को प्रौद्योगिकी के साथ सहज होना चाहिए।
प्रौद्योगिकी की आवश्यकता है
ऑडिट रिपोर्ट बनाने के लिए कंप्यूटर सॉफ्टवेयर का उपयोग करके ऑडिटर को सहज होना चाहिए। यदि कोई ऑडिटर कंप्यूटरों से परिचित नहीं है या उस सॉफ़्टवेयर के साथ जिसके उपयोग की उम्मीद है, तो उसके पास एक सीखने की अवस्था हो सकती है। लेखा परीक्षकों को ईमेल या वेबसाइटों का उपयोग करने और संलग्नक अपलोड करने से भी परिचित होना चाहिए, जबकि व्यवसाय के मालिकों को अपने ईमेल से या किसी वेबसाइट पर जाकर ऑडिट रिपोर्ट प्राप्त करने में सक्षम होना चाहिए।
सुरक्षा संबंधी बातें
यदि कोई ऑडिटर ऑडिट तैयार करने के लिए कंप्यूटर या अन्य तकनीक का उपयोग करने जा रहा है, तो उसे सुरक्षा कारकों पर विचार करना चाहिए जो पेपर रिपोर्ट बनाने वाले ऑडिटरों को विचार करने की आवश्यकता नहीं है। ऑडिट अक्सर संवेदनशील जानकारी को संदर्भित करते हैं, जैसे कि एक व्यवसाय 'वित्त या कर आवश्यकताएं। लेखा परीक्षक को यह जानकारी सुरक्षित रूप से भेजने में सक्षम होना चाहिए; कंपनी के केवल कर्मचारियों को जिन्हें रिपोर्ट में जानकारी जानने की आवश्यकता है, उन्हें ऑनलाइन या ईमेल के माध्यम से ऑडिट रिपोर्ट तक पहुंचने में सक्षम होना चाहिए।
विभिन्न फाइलिंग आवश्यकताएँ
आंतरिक राजस्व सेवा और अन्य सरकारी एजेंसियों के पास पेपर रिकॉर्ड रखने की तुलना में इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड रखने के लिए अलग नियम हो सकते हैं। व्यापार मालिकों को पता लगाना चाहिए कि ऑडिट रिपोर्ट को कैसे संग्रहीत किया जाए और इलेक्ट्रॉनिक ऑडिट के लिए सहमति देने से पहले उन्हें कितने समय तक स्टोर करना चाहिए। इसके अलावा, हालांकि इलेक्ट्रॉनिक ऑडिट को अक्सर "पेपरलेस" कहा जाता है, सरकारी रिकॉर्ड रखने के नियमों को पूरा करने के लिए कुछ कागजी कार्रवाई को मुद्रित करने की आवश्यकता हो सकती है।
सिस्टम में बदलाव
यदि कोई व्यवसाय पहले पेपर ऑडिट पर भरोसा करता है, तो उसे पेपरलेस ऑडिट का लाभ लेना शुरू करने से पहले इसे इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम में बदलना होगा। कंप्यूटर-आधारित व्यवसाय को कैसे चालू किया जाए, इसके आधार पर इसमें सप्ताह या महीने लग सकते हैं। इसके अलावा, कुछ कर्मियों को नई प्रणाली तक पहुंचने या उपयोग करने के लिए प्रशिक्षण की आवश्यकता हो सकती है। इस प्रकार, किसी व्यवसाय को कागज रहित प्रणाली में बदलने में एक वर्ष या उससे अधिक समय लग सकता है।
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