क्या एक केंद्रीकृत लेखा देय है?

कई स्थानों के साथ कुछ छोटी कंपनियां विक्रेताओं, आपूर्तिकर्ताओं और सेवा प्रदाताओं को प्रत्येक स्थान से भुगतान करती हैं। जब ऐसा होता है, तो कंपनियां अक्सर प्रयासों और कार्यों की नकल करती हैं। इन भुगतानों की हैंडलिंग और प्रसंस्करण को केंद्रीकृत करने वाली कंपनियां अक्सर बढ़ी हुई उत्पादकता और दक्षता के माध्यम से समय और धन बचाती हैं। लेखाकार और सलाहकार इस अभ्यास को केंद्रीयकृत देय खातों के रूप में संदर्भित करते हैं।

देय खातों को परिभाषित

एक कंपनी देय खातों को तब उत्पन्न करती है जब कोई विक्रेता या आपूर्तिकर्ता उसे डिलीवरी पर भुगतान करने के बजाय शर्तों पर उत्पाद या सेवाएँ खरीदने की अनुमति देता है। इन शर्तों को ट्रेड क्रेडिट या आपूर्तिकर्ता वित्तपोषण भी कहा जाता है। जब कोई आपूर्तिकर्ता किसी व्यवसाय को इनवॉइस या बिल भेजता है, तो व्यापार का मुनीम इस बिल को रसीद पर खर्च के रूप में लेखा प्रणाली में जमा करता है। तब खर्च अवधि के लिए आय विवरण पर दिखाई देता है। बिना भुगतान के बिल की रिकॉर्डिंग भी देय खातों के रूप में प्रवेश करती है, व्यापार की बैलेंस शीट पर एक मौजूदा देयता।

केंद्रीकृत प्रणाली

एक केंद्रीकृत खाते देय प्रणाली सभी खातों को एक स्टाफिंग समूह के साथ एक केंद्रीकृत स्थान में एक साथ देय कार्यों को एकत्रित करती है। कर्मचारी चालान या बिल रसीद, खरीद आदेश संकलन, व्यापार ऋण अनुमोदन और समझौते पर नज़र रखने और बिल भुगतान प्रसंस्करण के कार्य करता है। केंद्रीकृत खाता देयताएँ इनपुट किए गए, ट्रैक किए गए और एक केंद्रीकृत प्रणाली के भुगतान से उत्पन्न होती हैं।

गैर-केंद्रीकृत लेखा देय संचालन

जब सहायक कंपनियों या व्यावसायिक इकाइयों के समान नाम और विविध स्थान होते हैं, तो आपूर्तिकर्ताओं को यह निर्धारित करने में कठिनाई हो सकती है कि भुगतान के लिए चालान कहां भेजा जाए। यदि कोई आपूर्तिकर्ता कई स्थानों पर सेवाएं देता है, तो भुगतान के आस-पास की समस्याएं बढ़ जाती हैं। आपूर्तिकर्ता को प्रत्येक स्थान पर एक अलग चालान भेजने और एक ही प्राथमिक कंपनी से भुगतान की प्रतीक्षा करने की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन कई लेनदेन में, भ्रम पैदा करना और लेनदेन के दोनों तरफ लागत बढ़ाना। जब कई स्थान बिलों का भुगतान करते हैं, तो देय खातों के प्रसंस्करण में शामिल सभी लोगों को अपनी कंपनी के खातों के भुगतान संबंधी दिशानिर्देशों को समझने और उनका पालन करने के लिए उचित प्रशिक्षण प्राप्त करना होगा।

लाभ

एक खाता देय सॉफ्टवेयर फर्म आइडियल एपी द्वारा किए गए शोध के अनुसार, जो कंपनियां केंद्रीयकृत खातों को देय खातों की स्थापना करती हैं, उनकी प्रति बिल प्रसंस्करण लागत होती है जो एक विकेंद्रीकृत प्रणाली की तुलना में $ 2.00 कम है। इसके अलावा, केंद्रीकृत खातों के भुगतान के साथ, कंपनियां एक विकेन्द्रीकृत प्रणाली के बराबर पूर्णकालिक प्रति 2, 000 से अधिक बिलों की प्रक्रिया करती हैं। दोनों संख्या उत्पादकता, दक्षता और स्वचालन के उच्च स्तर को दर्शाती है जो केंद्रीयकृत खाता देयकों के साथ मौजूद है। उदाहरण के लिए, अधिक व्यवसाय ऑनलाइन बिल पे या इलेक्ट्रॉनिक ट्रांसफ़र का उपयोग करते हैं, जब वे नहीं करते हैं तो केंद्रीय खातों के भुगतान का भुगतान करते हैं।