गोपनीय कार्मिक फाइलों के लिए मानव संसाधन विभाग की जिम्मेदारी क्या है?

चाहे पेपर फाइल हो या इलेक्ट्रॉनिक कार्मिक, आपके मानव संसाधन विभाग का कर्तव्य है कि वह कर्मचारियों की व्यक्तिगत और रोजगार संबंधी जानकारी की सुरक्षा करे। गोपनीयता आपके मानव संसाधन विभाग और आपके संगठन की प्रतिष्ठा की अखंडता के लिए महत्वपूर्ण है। एचआर स्टाफ सदस्यों को संगठन और उसके कर्मचारियों के बारे में निजी, गोपनीय जानकारी सौंपी जाती है। गोपनीयता भंग होने से कर्मचारियों में विभाग के प्रति विश्वास कम होता है और मानव संसाधन विभाग की क्षमता पर सवाल उठता है।

अंतर्वस्तु

कार्मिक फ़ाइलों में मुआवजे, नौकरी प्रदर्शन, व्यक्तिगत संपर्क, कार्य इतिहास और रोजगार पात्रता दस्तावेज से संबंधित कर्मचारियों के बारे में संवेदनशील जानकारी होती है, जिसमें अक्सर कर्मचारी के सामाजिक सुरक्षा कार्ड, चालक लाइसेंस, यूएस पासपोर्ट या कार्य प्राधिकरण की एक प्रति शामिल होती है। इन फाइलों में जानकारी के प्रकार के आधार पर, यह जरूरी है कि एचआर पहुंच नियंत्रण स्थापित करें और कर्मचारी डेटा की सख्त गोपनीयता बनाए रखें।

चिकित्सा सूचना

स्वास्थ्य बीमा पोर्टेबिलिटी और जवाबदेही अधिनियम के लिए नियोक्ता द्वारा प्रदान की गई स्वास्थ्य बीमा से जुड़ी जानकारी की गोपनीयता की आवश्यकता होती है। विकलांग अधिनियम और आनुवंशिक जानकारी के अमेरिकी अमेरिकियों के बारे में जानकारी से कर्मचारियों के स्वास्थ्य और चिकित्सा संबंधी जानकारी के प्रकटीकरण पर रोक है। मानव संसाधन सर्वोत्तम प्रथाओं का सुझाव है कि नियोक्ता गोपनीय कर्मचारी जानकारी के लिए एक अलग फ़ाइल बनाते हैं जैसे कि स्वास्थ्य बीमा चयन, कार्यकर्ता के मुआवजे की चोट का विवरण, विकलांगों के लिए श्रमिकों के लिए परिवार और चिकित्सा अवकाश अधिनियम के तहत अनुपस्थिति के दस्तावेजों से संबंधित दस्तावेज। इसके अलावा, एचआर को एक गोपनीयता अधिकारी को नामित करना चाहिए, जिसके पास इन फ़ाइलों तक पूरी पहुंच हो। मानव संसाधन विभाग के गोपनीयता अधिकारी द्वारा प्रस्तुत अनुरोधों द्वारा फाइलों को नियमित रूप से रोजगार फाइलों से अलग स्थान पर सुरक्षित रूप से संग्रहीत किया जाना चाहिए और दूसरों के लिए सुलभ होना चाहिए।

स्टाफ की जिम्मेदारियां

सख्त गोपनीयता बनाए रखने के लिए एचआर का दायित्व व्यक्तिगत कर्मचारियों, रोजगार कार्यों और मानव संसाधन विभागीय मुद्दों के बारे में चर्चा पर भी लागू होता है। मानव संसाधन स्टाफ के सदस्यों को जरूरत से ज्यादा जानकारी के आधार पर रोजगार से जुड़े मामलों पर चर्चा करनी चाहिए। यहां तक ​​कि कर्मचारी जानकारी के बारे में विभागीय चर्चा को विनियमित किया जाना चाहिए; मानव संसाधन कर्मचारियों को कर्मियों की फाइलों में जानकारी के आधार पर कर्मचारियों के बारे में गैर-काम से संबंधित बातचीत में संलग्न होने से बचना चाहिए। इसके अलावा, मानव संसाधन कर्मचारियों को एचआर विभाग के बाहर के कर्मचारियों के लिए गोपनीय जानकारी का खुलासा करने के बारे में सावधान रहना चाहिए जिनके साथ उनकी मित्रता है।

खोजी फाइलें

जब एक एचआर स्टाफ सदस्य कार्यस्थल की जांच को संभालता है, तो कार्रवाई का सामान्य कोर्स गवाह के बयानों के लिए एक फाइल बनाना, कानूनी शोध की प्रतियां, गवाह की विश्वसनीयता और एचआर नेतृत्व या कानूनी वकील द्वारा अनुशंसित रोजगार कार्यों के बारे में नोट करना है। हालांकि कार्यस्थल की जांच में एक या एक से अधिक कर्मचारी शामिल हो सकते हैं, जांच में शामिल कर्मचारियों की कार्मिक फाइलों में जांच सामग्री कभी न रखें। खोजी सामग्री के लिए एक अलग फ़ाइल फ़ोल्डर बनाए रखना महत्वपूर्ण है। किसी कर्मचारी की फाइल में निहित सामग्री खोज योग्य हो सकती है यदि यह मुद्दा एक अनौपचारिक शिकायत से एक औपचारिक शिकायत या मुकदमेबाजी के लिए सरकारी प्रवर्तन एजेंसी या अदालतों में दायर किया गया हो। खोज योग्य का मतलब है कि एजेंसी या अदालत सामग्रियों का निरीक्षण करने की मांग कर सकती है, जो नियोक्ता की कानूनी रक्षा को गंभीरता से प्रभावित कर सकती है।

विभागीय फाइलें

कई नियोक्ताओं के पास कर्मचारियों के लिए कर्मियों की फाइलों के दो सेट होते हैं, एक रोजगार फ़ाइल और एक विभाग फ़ाइल, जिसे पर्यवेक्षक की फ़ाइल भी कहा जाता है। पर्यवेक्षक और प्रबंधक अपने कर्मचारियों के लिए विभाग की फाइलें बनाए रखते हैं, जिसमें प्रदर्शन, उपस्थिति और पर्यवेक्षक नोट और प्रतिक्रिया के बारे में विशिष्ट जानकारी होती है। इन फ़ाइलों में स्वास्थ्य या चिकित्सा संबंधी जानकारी नहीं होनी चाहिए और गोपनीय तरीके से रखी जानी चाहिए, जैसे कि एक बंद दराज में, जिसमें केवल पर्यवेक्षक की पहुंच हो।