औपचारिक रूप से एक व्यावसायिक बैठक के लिए निमंत्रण स्वीकार करने के लिए क्या लिखें

अनुरोधों को पूरा करने के लिए तुरंत और सही तरीके से जवाब देना व्यापार करने का एक अनिवार्य हिस्सा है। बैठक की योजना एक चुनौती हो सकती है, इसलिए एक त्वरित प्रतिक्रिया आयोजक के साथ-साथ अन्य उपस्थित लोगों के लिए सम्मान दिखाती है। यदि आप स्वीकार कर रहे हैं, तो अपनी प्रतिक्रिया में स्पष्ट रहें ताकि अन्य प्राप्तकर्ता यह समझ सकें कि आप स्वीकार कर रहे हैं, साथ ही यह सुनिश्चित करना कि आपके पास बैठक की तैयारी के लिए आवश्यक सभी जानकारी है।

प्रतिक्रिया देने से पहले समीक्षा करें

मीटिंग निमंत्रण को ध्यान से पढ़ने और अपने स्वयं के कैलेंडर को दोबारा जांचने के लिए एक या दो मिनट का समय लें। यदि आप एक पुष्टि भेजते हैं कि आपको बाद में वापस लेने की आवश्यकता है, तो यह आपको अव्यवसायिक दिख सकता है। यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि आप बैठक कर सकते हैं, तो तुरंत स्पष्टीकरण और उत्तर के साथ उत्तर दें जब आपको पता चलेगा कि आप उपस्थित हो सकते हैं या नहीं। इससे प्रेषक को पता चल जाता है कि आपने संदेश प्राप्त कर लिया है, और यह प्रेषक को आवश्यक लॉजिस्टिक्स को समन्वित करने में मदद करता है।

उदाहरण:

इस बैठक में मुझे शामिल करने के लिए धन्यवाद। मुझे कुछ चीजों की जांच करने की आवश्यकता है इससे पहले कि मैं आपको बता सकूं कि मैं इसमें शामिल होने में सक्षम हूं या नहीं। मैं कल ईओडी की तुलना में बाद में अपनी प्रतिक्रिया भेजना निश्चित करूंगा।

उपस्थिति विवरण की पुष्टि करें

यदि आप भाग लेने की योजना बनाते हैं, तो अपने संदेश की शुरुआत में ऐसा कहें, ताकि बैठक के आयोजक को आपके संचार के माध्यम से खुदाई करने की आवश्यकता न हो। समय और स्थान जैसे किसी भी तार्किक विवरण की पुष्टि करने के लिए यह एक अच्छा विचार हो सकता है।

उदाहरण:

मैं बैठक में भाग लेने की योजना बना रहा हूं, लेकिन केवल विवरणों की पुष्टि करने के लिए - हम 6 वें और विल्सन के कोने पर रॉय की कॉफी शॉप में मिलेंगे, अगले गुरुवार को, 8 वीं, दोपहर 3 बजे?

टिप

• यदि बैठक का स्थान आपके कार्यालय में नहीं है, और न ही बैठक के आयोजक के कार्यालय में, तो अपनी प्रतिक्रिया में सटीक स्थान को स्पष्ट करें, सड़क, क्रॉस स्ट्रीट और शायद यह पता करने के लिए कि आप कहाँ मिलेंगे। ध्यान रखें कि बड़ी श्रृंखला की कॉफी की दुकानों और रेस्तरां में एक छोटे से भौगोलिक क्षेत्र या एक ही सड़क पर कई स्थान हो सकते हैं।

संभावित संघर्षों की सूचना

यदि कोई संभावना है कि आप बैठक में शामिल नहीं हो पाएंगे, तो उपस्थित होने की अपनी योजना की पुष्टि करने के बाद इसका उल्लेख करें। न केवल यह विनम्र बात है, यह बैठक के योजनाकार को भी जानकारी प्रदान करता है जो उसे यह तय करने में मदद कर सकता है कि बैठक को या तो उस समय पुनर्निर्धारित किया जाए या नहीं जब हर कोई निश्चित हो कि वे इसमें भाग ले सकते हैं। आप दूरस्थ रूप से बैठक में भाग लेने के लिए कॉन्फ़्रेंस कॉल सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने जैसे व्यक्ति में भाग लेने का विकल्प भी दे सकते हैं।

उदाहरण:

मेरी योजना बैठक में होने की है, लेकिन एक छोटी सी संभावना है कि मुझे पारिवारिक स्थिति के कारण रद्द करने की आवश्यकता हो सकती है। अगर मुझे रद्द करने की आवश्यकता है, तो मैं आपको जल्द से जल्द बता दूंगा। यदि आपको लगता है कि यह मेरे लिए पुनर्निर्धारित करने के लिए समझदार है, तो कृपया मुझे बताएं कि जैसे ही आपके लिए सुविधाजनक हो .. एक विकल्प के रूप में, मैं स्काइप के माध्यम से उपस्थित होने में सक्षम हो सकता हूं। आप क्या सोचते हैं मुझे बताओ।

अनुरोधों को स्पष्ट करें

यदि आपके पास बैठक के बारे में कोई प्रश्न हैं, तो उन्हें अपने उत्तर में शामिल करें। विशिष्ट चिंताओं में शामिल हैं:

• बैठक का स्थान

• बैठक की अपेक्षित लंबाई

• पार्किंग की समस्या

• सुरक्षा प्रक्रियाओं का निर्माण

• किसी सहकर्मी या सहायक के साथ लाना

• विकलांगता निवास

• प्रस्तुति प्रौद्योगिकी विकल्प, जैसे कि एक बड़ी स्क्रीन या कॉन्फ्रेंस कॉल क्षमताएं

टिप

• "भेजें" बटन को हिट करने से पहले, सुनिश्चित करें कि आप जानते हैं कि आप किसका उत्तर दे रहे हैं। जब तक प्रेषक ने विशेष रूप से आपको मेल पर कॉपी किए गए सभी लोगों को जवाब देने के लिए कहा है, तो सुनिश्चित करें कि आपकी प्रतिक्रिया केवल प्रेषक और एक सह-आयोजक के पास है यदि कोई है।