एक आंतरिक ज्ञापन का मसौदा तैयार करना

आंतरिक ज्ञापन आपके सहकर्मियों और प्रबंधकों को परियोजनाओं, लक्ष्यों, समय सीमा, समस्याओं और अन्य विषयों पर जानकारी प्रदान करते हैं। यदि आप अपने मेमो को पढ़ने की उम्मीद करते हैं, तो यह संभव है कि जितना संभव हो उतना सफलतापूर्वक लिखें और मेमो के उद्देश्य को स्पष्ट रूप से पहचानें। मेमो स्वरूपण की एक त्वरित समीक्षा यह सुनिश्चित करने में मदद करेगी कि आपका मेमो स्पष्ट और संक्षिप्त है।

शीर्षक

शीर्षक में दिनांक होती है, प्राप्तकर्ताओं के नामों को सूचीबद्ध करता है, आपके नाम को सूचीबद्ध करता है और एक संक्षिप्त विषय विवरण प्रदान करता है। इनमें से प्रत्येक आइटम को अलग-अलग लाइनों पर रखें। "से:" प्राप्तकर्ताओं की सूची से पहले, "से:" आपके नाम से पहले, "दिनांक:" तिथि से पहले और "विषय:" विषय विवरण से पहले है। हेडिंग का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा विषय है। पाठकों को यह जल्दी से समझना चाहिए कि विषय पंक्ति को पढ़कर ज्ञापन के शरीर में कौन सी जानकारी या निर्देश निहित हैं। एक अच्छी विषय पंक्ति मेमो के उद्देश्य को यथासंभव कम शब्दों में बताती है।

परिचय

परिचय उस विषय पर कुछ पृष्ठभूमि प्रदान करता है जिस पर आप मेमो के मुख्य भाग में चर्चा करेंगे। जबकि विषय वह हो सकता है जिसे आप अच्छी तरह से जानते हैं, आपके प्राप्तकर्ताओं को कुछ अतिरिक्त जानकारी की आवश्यकता हो सकती है, खासकर यदि वे सीधे परियोजना में शामिल नहीं हैं। दो-या तीन-वाक्य पैराग्राफ में ज्ञापन का कारण संक्षेप में बताएं। परिचय का लक्ष्य यह सुनिश्चित करना है कि प्राप्तकर्ता वास्तव में समझते हैं कि क्या चर्चा की जाएगी और उन्हें ज्ञापन क्यों मिला है।

तन

ज्ञापन के शरीर विषय पंक्ति में सूचीबद्ध विषय के बारे में विस्तार से बताते हैं। यदि मेमो का उद्देश्य किसी परियोजना की स्थिति पर प्राप्तकर्ताओं को अद्यतन करना है, तो आप परियोजना के उद्देश्य को संक्षेप में बता सकते हैं और उन सभी वस्तुओं को सूचीबद्ध कर सकते हैं जो पूरी हो चुकी हैं और जो अपूर्ण हैं। यदि आपको किसी कार्य या असाइनमेंट के साथ आगे बढ़ने के लिए अनुमोदन की आवश्यकता है, तो शरीर में वह जानकारी होनी चाहिए जिसमें यह बताया जाए कि आप क्या करने की योजना बना रहे हैं, जब आप इसे करने की योजना बनाते हैं और आप इसे करने की योजना कैसे बनाते हैं। तुच्छ विवरण जोड़ने से बचें। ज्ञापन में केवल वही जानकारी शामिल होनी चाहिए जो पाठकों को स्थिति को समझने या निर्णय लेने की आवश्यकता है।

निष्कर्ष

निष्कर्ष बताता है कि मेमो पढ़ने के बाद आप प्राप्तकर्ता को क्या कार्रवाई करना चाहते हैं। आप विषय पर चर्चा करने के लिए इनपुट, एक निर्णय या एक बैठक के लिए प्राप्तकर्ताओं को आमंत्रित कर सकते हैं। निष्कर्ष में आपको संपर्क करने के तरीके के बारे में जानकारी शामिल होनी चाहिए। एक से अधिक संपर्क विधि शामिल करें, जैसे कि आपका टेलीफोन एक्सटेंशन नंबर और आपका ईमेल पता। यदि ज्ञापन के लिए प्रतिक्रियाओं की समय सीमा है, तो इस जानकारी को भी नोट करना महत्वपूर्ण है।