बैठकों में प्रभावी व्यावसायिक संचार

बैठकों के दौरान प्रभावी व्यावसायिक संचार आवश्यक है, क्योंकि बैठकें कंपनी के विभिन्न पहलुओं से कर्मचारियों के लिए रणनीतियों, विचार मंथन विचारों को सुदृढ़ करने, सफलताओं का जश्न मनाने और दुराचार के लिए एकजुट होने का अवसर प्रदान करती हैं। क्या बैठकें आमने-सामने होती हैं, टेलीकांफ्रेंस की जाती हैं, या वीडियो कॉन्फ्रेंस के जरिए, संबंधित पक्षों के पास सूचनाओं के आदान-प्रदान का मौका होता है, जिससे कंपनी की स्थिरता और विकास होता है। जब कुप्रबंधन किया जाता है, तो व्यावसायिक बैठकें मूल्यवान कंपनी का समय बर्बाद कर सकती हैं। प्रभावी व्यावसायिक संचार के प्रमुख तत्वों को समझना कार्यस्थल की बैठकों की प्रभावशीलता को अधिकतम करता है।

ब्रेकडाउन

मीटिंग विज़ार्ड के अनुसार प्रभावी व्यावसायिक संचार बैठकों में टूट जाता है, जब वे बहुत लंबे समय तक निर्धारित होते हैं, ठीक से तैयार होने के लिए पर्याप्त समय के बिना और कार्रवाई के चरणों की स्थापना के बिना समाप्त होते हैं। "काम पर प्रभावी बैठकें आयोजित करना" कंपनी के लिए एक बैठक प्रारूप का चयन करने और इसके साथ चिपके रहने की सिफारिश करता है ताकि प्रतिभागी इससे परिचित हो सकें।

चार चरण नियम

मीटिंग विज़ार्ड के अनुसार, व्यावसायिक बैठकें चार कदम उठाकर संचार को अधिकतम कर सकती हैं। ध्यान से प्रतिभागियों को चुनकर, अग्रिम सूचना प्रदान करके और स्पष्ट रूप से स्पष्ट एजेंडा की योजना बनाकर। एक व्यक्ति या कर्मचारियों की टीम का चयन करें जिसकी मुख्य जिम्मेदारी प्रभावी सुविधा है, जिसमें नोटबंदी और टाइमकीपिंग शामिल है। प्रतिभागी प्रतिक्रिया को आमंत्रित करके और मजबूत चर्चा की अनुमति देकर प्रेरित व्यावसायिक संचार के लिए जगह बनाएं। बैठक की उपलब्धियों को पुनः प्राप्त करें और समापन से पहले कार्रवाई करने योग्य चरणों को प्रदान करें या पुन: लागू करें।

श्रोता ज्ञान

बैठकों की योजना बनाते समय, दर्शकों पर विचार करें। निर्धारित करें कि बैठक बड़ी या छोटी होगी और तदनुसार बैठने और बोलने की संभावनाओं की योजना बनाएं। आसानी से पढ़ी जाने वाली सामग्री प्रदान करें और सुनिश्चित करें कि हर कोई शुरुआत से पहले किसी भी प्रोजेक्टर, व्हाइट बोर्ड या अन्य दृश्य सहायता उपकरण देख सकता है। इस बात से अवगत रहें कि क्या बैठक वरिष्ठ अधिकारियों, नए किराए, वर्तमान ग्राहकों या संभावित ग्राहकों के लिए है।

ऑनलाइन बैठक

ऑनलाइन व्यापार बैठकें अधिक आम हो रही हैं, और इस प्रकार की बैठकों के दौरान प्रभावी व्यावसायिक संचार को सुविधाजनक बनाने के तरीके हैं। "वेब कॉन्फ्रेंसिंग ज़ोन" के अनुसार, मीटिंग की अधिक हटाए गए प्रकृति के कारण ऑनलाइन मीटिंग्स के दौरान स्पष्टता विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। सूचना को पूरी तरह से शोध, तैयार और रोचक तरीके से प्रस्तुत किया जाना चाहिए। "वेब कॉन्फ्रेंसिंग ज़ोन" इस बात पर ज़ोर देता है कि ध्यान बैठक के एजेंडे पर होना चाहिए, न कि बैठक को निष्पादित करने में शामिल तकनीक पर। प्रतिभागियों को याद दिलाएं कि ऑनलाइन बैठकों को पारंपरिक बैठकों के रूप में गंभीरता और औपचारिकता के समान स्तर के साथ व्यवहार किया जाना चाहिए, और यह सुनिश्चित करने के लिए कि परिणामस्वरूप कार्रवाई योग्य कदम उठाए जा रहे हैं।

टिप्स

प्रसव में छोटे समायोजन संचार प्रभावशीलता पर बड़ा प्रभाव डाल सकते हैं। जब बैठकों में लोगों के समूहों को संबोधित करते हैं, तो व्यक्तिगत सदस्यों के साथ आँख से संपर्क करें, लेकिन समूह में एक व्यक्तिगत प्रश्न का जवाब देते समय एक पूरे के रूप में संबोधित करते हैं, "एक बैठक में बोलने के कौशल दिखाने के आठ तरीके"। अनुवर्ती चर्चा जब सदस्य प्रतिक्रिया करते हैं। लेख भी स्थिरता बनाने के लिए दूसरों के व्यवहार की नकल करने की सलाह देता है। उदाहरण के लिए, यदि अन्य संक्षिप्त टिप्पणी में योगदान दे रहे हैं, तो आपकी टिप्पणी भी संक्षिप्त होनी चाहिए। क्लिच और वर्डी लफ्फाजी का उपयोग करने से बचें।