प्रभावी ई-मेल संचार

एक प्रभावी ईमेल लेखक द्वारा इच्छित परिणाम का उत्पादन करता है। यदि, उदाहरण के लिए, संदेश एक निश्चित तिथि तक जानकारी के लिए अनुरोध है, तो प्राप्तकर्ता समझ जाएगा। एक प्रभावी ईमेल प्राप्तकर्ता के इरादे की स्पष्ट समझ के साथ प्राप्तकर्ता प्रदान करता है। बुरी तरह से लिखा गया ईमेल, इसके विपरीत, भ्रम का कारण बन सकता है और प्रेषक की खराब राय बना सकता है। सभी आकारों की कंपनियां ईमेल सहित लिखित संचार का एक स्वीकार्य मानक प्राप्त कर सकती हैं, व्यवसाय लेखन पर इन-हाउस निर्देश प्रदान करके और स्टाइल मैनुअल के उपयोग की आवश्यकता होती है।

ईमेल मानक

ईमेल में लेखन स्पष्ट, संक्षिप्त और व्याकरणिक रूप से सही होना चाहिए। व्याकरण, गलत वर्तनी और गलत वाक्य संरचना पाठक को विचलित कर सकते हैं। लेखकों को प्रत्यक्ष, सूचनात्मक और समाधान-उन्मुख होने का प्रयास करना चाहिए। लघु, संक्षिप्त ईमेल पाठक के अनुकूल हैं और आम तौर पर संदेश को प्राप्त करने में सफल होते हैं। आदर्श संदेश का आकार पांच से अधिक लाइनों के दो या तीन पैराग्राफ हो सकते हैं। लेखक को संदेश की शुरुआत में ईमेल के उद्देश्य को बताना चाहिए और वांछित परिणाम देना चाहिए - जैसे प्रतिक्रिया के लिए नियत तारीख - अंत में।

विषय पंक्ति

एक अखबार या पत्रिका के लेख के शीर्षक के रूप में विषय पंक्ति के बारे में सोचो। यह शक्तिशाली, ध्यान केंद्रित करने और ईमेल की सामग्री या उद्देश्य से संबंधित होना चाहिए। एक अच्छी विषय पंक्ति प्राप्तकर्ता का ध्यान आकर्षित करेगी और उसे ईमेल खोलने और उसे पढ़ने के लिए प्राप्त करेगी। व्यावसायिक ईमेल को कंपनी के इनबॉक्स में कई अन्य संदेशों के साथ प्रतिस्पर्धा करनी होती है। अस्पष्ट विषय पंक्तियों के कारण एक महत्वपूर्ण ईमेल को छोड़ दिया जा सकता है या अनदेखा किया जा सकता है। जिसके परिणामस्वरूप विलंबित शिपमेंट या निराश ग्राहक हो सकता है। यह विषय पंक्ति में एक नियत तारीख को दोहराने के लिए प्रभावी हो सकता है।

सामग्री

संभव होने के लिए पूरी तरह से व्यक्तिगत रूप से सलाम किया जाना चाहिए। यदि प्राप्तकर्ता का नाम खोजना संभव नहीं है, तो ईमेल को कम से कम एक विभाग को संबोधित किया जाना चाहिए। बिना नाम के प्राप्तकर्ता का ईमेल बिना पढ़े मिट सकता है। प्रति ईमेल एक से अधिक विषय नहीं होना चाहिए। यदि कोई कर्मचारी सदस्य तीन अलग-अलग विषयों के बारे में किसी एक विभाग या व्यक्ति से बात कर रहा है, तो उसे तीन ईमेल भेजने चाहिए। इस तरह, प्रत्येक विषय पंक्ति बाद के ईमेल और उत्तर में समझ में आता रहेगा। जोर देने के लिए सभी बड़े अक्षरों या बोल्ड का उपयोग कम से कम होना चाहिए। यह अभ्यास उन प्राप्तकर्ताओं के लिए कष्टप्रद हो सकता है जो ऐसे दृश्य संकेतों की परवाह नहीं करते हैं। व्यावसायिक ईमेल के हस्ताक्षर ब्लॉक में पूर्ण संपर्क जानकारी शामिल होनी चाहिए।

स्टाइल मैनुअल

काम पर ईमेल की समस्याओं को कम करने का एक तरीका एक स्टाइल मैनुअल बनाना है जो कर्मचारियों को इलेक्ट्रॉनिक तरीके से संवाद करने के लिए सही तरीके से सूचित करता है। सबसे पहले, कंपनी स्टाफ सदस्यों को बुकस्टोर में उपलब्ध गाइड बुक में से एक का उल्लेख करने की सलाह दे सकती है। कंपनी पुस्तक से और अन्य स्रोतों से ईमेल संचार के कुछ तरीके अपना सकती है। आखिरकार, इस पर पर्याप्त जानकारी होगी कि कंपनी अपने स्वयं के ईमेल मैनुअल का संकलन कर सकती है।