कार्यस्थल में ईमेल सम्मान

ईमेल कई लोगों के दैनिक जीवन में घर और कार्यस्थल पर दो-तरफ़ा संचार का एक सर्वव्यापी रूप है। हालांकि, कुछ कार्यकर्ता सम्मानजनक पेशेवर वातावरण से एक निर्धारित व्यक्तिगत जीवन शैली को ठीक से अलग करने में विफल हो सकते हैं। निकिता गरिया ने "द वॉल स्ट्रीट जर्नल" वेबसाइट के "इंडिया रियल टाइम" अनुभाग के लिए एक लेख में सुझाव दिया है कि ईमेल सम्मान न केवल आपके तत्काल कार्यालय की स्थापना में महत्वपूर्ण है, बल्कि जब आप अन्य व्यवसाय से संबंधित संस्थाओं से बाहर संवाद करते हैं कार्यस्थल - और दुनिया भर में।

लिखना

जब आप ईमेल संदेश बना रहे हों या उसका जवाब दे रहे हों, तो आप लगातार रचना मोड में हों। हमेशा व्याकरण, वर्तनी और वाक्य संरचना सहित अच्छे लेखन कौशल का उपयोग करने के लिए प्रयास करें। जब तक पूरा संगठन एक ही पृष्ठ पर न हो, तब तक पेशेवर भाषा में, निर्धारित कार्य सेटिंग में भी प्रयोग करें। यद्यपि एक संदेश जो कर्मचारियों को कार्यस्थल में भेजा जाता है, वह संचार के वैकल्पिक साधन के रूप में होता है, और साहित्यिक प्रकाशन के लिए नहीं, अपने संदेशों को निबंध या प्रेस विज्ञप्ति की तरह फ़ैशन करें - परिचय, शरीर और निष्कर्ष - यदि यह कई वाक्य लंबा है ।

भेजना

कल्पना कीजिए कि प्राप्तकर्ता के लिए कंप्यूटर स्क्रीन पर एक नया ईमेल संदेश कैसे दिखाई देता है। ईमेल क्लाइंट या प्रोग्राम के लिए इनबॉक्स केवल संदेश की प्रकृति, विषय, प्रेषक और दिनांक / समय के बारे में जानकारी के बिट्स को दिखाता है। ईमेल में एक विषय को एक शिष्टाचार के रूप में शामिल करें ताकि प्राप्तकर्ता को यह पता चल सके कि ईमेल क्या है। इसके अलावा, पूर्ण स्वामित्व लें और अपने ईमेल खाते के लिए व्यक्तिगत-अनुकूलन सुविधाओं को अधिकतम करें। उदाहरण के लिए, अपनी ईमेल सेटिंग में जाएं और अपना पहला और अंतिम नाम, साथ ही अपनी स्थिति और विभाग भरें। एक हस्ताक्षर बनाएं जिसमें यह समान जानकारी शामिल है, लेकिन लागू होने पर आपके पते, फोन और फैक्स को भी सूचीबद्ध करता है। यह शिष्टाचार प्रेषक की पहचान करने में मदद करता है कि आप कौन हैं, यह आपकी अतिरिक्त जानकारी को ट्रैक करने में लगने वाले समय को भी कम करता है।

प्राप्त करना

त्वरित उत्तर या आपात स्थिति में प्रेषक द्वारा आवश्यक होने पर अपने नए और आने वाले ईमेल संदेशों को जल्द से जल्द पढ़ें। कई ईमेल कार्यक्रमों में, प्रेषक एक विस्मयादिबोधक को शामिल कर सकते हैं "!" उच्च महत्व को इंगित करने के लिए चिह्न। इसके अलावा, अपने ईमेल प्रोग्राम में अधिसूचना-ऑफ-रसीद सुविधाओं को सक्रिय करें, अपने कार्यस्थल में उन लोगों के लिए सम्मान से जिन्हें दस्तावेज़ीकरण की आवश्यकता है कि ईमेल आपके इनबॉक्स में आए और आपने संदेश पढ़ा। संयोग से, स्वचालित-अधिसूचना सुविधाओं को सक्रिय करने से आपको निम्न पंक्तियों के साथ अपंग ईमेल का जवाब देने से समय बचता है: "क्या आपको मेरा ईमेल मिला?"

जवाब देने से

जितनी जल्दी हो सके और समय अनुमति के रूप में जल्द से जल्द ईमेल संदेशों का जवाब। जब आप एक फोन कॉल प्राप्त करते हैं, तो आप और कॉलर दोनों अंगूठियों की संख्या गिन सकते हैं। इसी तरह, ईमेल भेजने वाले टाइमस्टैम्प का उपयोग ईमेल संदेश को पढ़ने और प्रतिक्रिया देने में लगने वाले मिनटों की संख्या को गिनने के लिए कर सकते हैं। शिष्टाचार के बाहर, लिखें और जितनी जल्दी हो सके एक पूर्ण प्रतिक्रिया भेजें। वैकल्पिक रूप से, व्यक्तिगत रूप से एक संदेश भेजें जिसमें कहा गया हो कि आपको संदेश प्राप्त हो गया है और जब आप पूर्ण उत्तर प्रस्तुत करने की अपेक्षा करते हैं। आपके सहकर्मी इस बात की सराहना करेंगे कि आपके पास कम से कम दिन के लिए आपकी प्लेट पर ईमेल संदेश और इसकी सामग्री है।

संग्रह करने

कार्यस्थल के ईमेल संदेशों को तब तक सहेजें, जब तक आप संगठन या भंडारण कार्यालय के संसाधनों को त्याग दिए बिना कर सकते हैं। ऐसे फ़ोल्डर बनाएँ जिनमें उन व्यक्तियों या विभागों के नाम हों जो सामान्यतः आपको ईमेल भेजते हैं, और फिर फ़िल्टर सेट करते हैं जो स्वचालित रूप से संबंधित फ़ोल्डर में उन ईमेलों को दर्ज करते हैं। समय-समय पर अपने इनबॉक्स को खाली करें और नए बनाए गए फ़ोल्डर या रीसायकल बिन में अनफ़िल्टर्ड ईमेल डालें। स्वचालित संग्रह को सेट करें जो ईमेल को एक निर्धारित दिनों के बाद दूसरे संग्रहण स्थान पर सहेजता है। कई मामलों में, ईमेल आधिकारिक कार्यस्थल प्रलेखन हैं, बहुत कुछ एक ज्ञापन टाइप करने या कागज पर "रे:" (संबंध) पत्र। एक तरफ के रूप में, ईमेल व्यवसाय के लिए कानूनी मामलों में प्रलेखन के रूप में भी काम कर सकते हैं।