आपातकालीन संचार प्रक्रिया

चाहे आपातकाल केवल आपके व्यवसाय या पूरे देश को प्रभावित करता हो, आपको संचार प्रक्रियाएँ पूरी करनी होंगी जो आपको उन लोगों तक पहुँचने की अनुमति दें जिनसे आपको संपर्क करना है। आपकी प्रक्रियाओं को आपको कर्मचारियों और साझेदारों के साथ यह सत्यापित करने की अनुमति देनी चाहिए कि आपातकाल ने उन्हें कैसे प्रभावित किया है और उन्हें वे जानकारी दें जिनसे आपको संचालन फिर से शुरू करने में मदद मिल सके। स्पष्ट प्रक्रियाएं आपकी आपातकालीन प्रतिक्रिया को प्रभावी बनाने में मदद करती हैं और यह सुनिश्चित करती हैं कि आपके प्रत्येक कर्मचारी किसी आपात स्थिति के मामले में अपनी जिम्मेदारियों से परिचित हों।

ऑपरेशनल रोल्स को नामित करें

आपातकालीन संचार के लिए महत्वपूर्ण कार्य एक आपातकाल की घोषणा और संबंधित लोगों के साथ संचार हैं। अपनी प्रक्रियाओं में, आपको एक मुख्य संपर्क नामित करना चाहिए जो आपातकाल और कर्मचारी समूहों, ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं, अधिकारियों और जनता के साथ संवाद करने के लिए जिम्मेदार लोगों की घोषणा करता है। प्रत्येक भूमिका में एक प्राथमिक उम्मीदवार और वैकल्पिक की एक सूची होनी चाहिए। विकल्प की भूमिका यह सत्यापित करने के लिए है कि सूची में मुख्य व्यक्ति या उनके आगे का विकल्प आवश्यक कार्य को पूरा करने में सक्षम है या नहीं। यदि नहीं, तो विकल्प को संभालना होगा।

संपर्क करने के लिए निर्दिष्ट करें

एक बार जब जिम्मेदार लोगों ने आपातकाल घोषित कर दिया, तो नामित संचार कर्मचारियों को अपने लक्ष्यों से संपर्क करना होगा। संपर्क करने वाले कर्मचारियों, ग्राहकों और आपूर्तिकर्ताओं को वैकल्पिक टेलीफोन नंबर और ईमेल पते सहित सभी संपर्क जानकारी होनी चाहिए। अधिकारियों से संपर्क करने वालों के पास संबंधित आपातकालीन सेवाओं, पुलिस और सरकारी प्रतिनिधियों के टेलीफोन नंबर होने चाहिए। जनता से संपर्क करने वालों को यदि उचित हो तो प्रेस कॉन्फ्रेंस करने में सक्षम होना चाहिए और स्थानीय मीडिया आउटलेट की संपर्क जानकारी होनी चाहिए। आपकी कार्यविधियों का विस्तार होना चाहिए कि आप इस जानकारी को कैसे रखते हैं, इसे अपडेट करें और इसे उन कर्मचारियों को उपलब्ध कराएं जिन्हें इसकी आवश्यकता है।

विस्तार उपकरण और संचार के तरीके

यह जानने के लिए कि किससे संपर्क करना है, आपकी प्रक्रियाओं को नामित कर्मचारियों को संचार शुरू करने के बारे में मार्गदर्शन देना होगा। लैंड लाइन उन कर्मचारियों के लिए विश्वसनीय है जो उनके पास हैं और अधिकारियों और मीडिया के लिए। विकल्प में सेलफोन कॉल, ईमेल और पाठ संदेश शामिल हैं। उत्तरार्द्ध कभी-कभी तब जाता है जब मोबाइल वॉइस कॉल सिस्टम अतिभारित होता है। आप सामाजिक नेटवर्क पर संदेशों के माध्यम से कुछ कर्मचारियों तक पहुंच सकते हैं। लक्ष्य प्रत्येक कर्मचारी के साथ संपर्क स्थापित करना और लक्ष्य और कॉल और किसी भी जानकारी के रिकॉर्ड रखना है।

सूची आपको कौन सी जानकारी की आवश्यकता है

आपकी आपातकालीन संचार प्रक्रियाओं को निर्दिष्ट करना होगा कि संचार क्या होना है। कर्मचारियों, ग्राहकों और आपूर्तिकर्ताओं के लिए, आपको उनकी स्थिति पर विवरण चाहिए और आपको उन्हें सूचित करना होगा कि कंपनी क्या कर रही है। यदि आप एक वैकल्पिक स्थान पर संचालन स्थापित कर रहे हैं, तो आपको उन्हें जानकारी देनी होगी। अधिकारियों के लिए, उद्देश्य उन्हें कंपनी की स्थिति के बारे में सूचित करना है और क्या आपको सहायता की आवश्यकता है। मीडिया के लिए, उन्हें सूचित करना कि आप क्या कर रहे हैं और क्या हुआ है, जनता को सूचित रखने में मदद करता है और कर्मचारियों तक पहुंचने में मदद कर सकता है अन्यथा काट दिया जा सकता है।