दस्तावेज़ नियंत्रण के लिए मानक संचालन प्रक्रिया (एसओपी) कैसे लिखें

सभी प्रकार के संगठन और निगम आंतरिक और बाहरी दोनों तरह से संदेश देने के लिए दस्तावेजों का उपयोग करते हैं। किसी संगठन के कुशल रहने के लिए, उसे इन दस्तावेजों को नियंत्रित करने और व्यवस्थित करने के लिए तंत्र विकसित करना होगा। वास्तव में, अंतर्राष्ट्रीय मानकीकरण संगठन या आईएसओ उन दिशानिर्देशों को प्रकाशित करता है जो गैर-सरकारी संगठन गुणवत्ता मानकों को पूरा करने के लिए उपयोग कर सकते हैं। आईएसओ 9001 मानकों के खंड 4.2.3 इन दिशानिर्देशों की व्याख्या करता है।

1।

जारी करने से पहले दस्तावेज़-अनुमोदन प्रक्रिया को रेखांकित करें। बताएं कि कौन दस्तावेज स्वीकृत होने के लिए जिम्मेदार है और कौन इसे अनुमोदित होने के लिए दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करना चाहिए। उदाहरण के लिए, कुछ संगठनों को गुणवत्ता प्रबंधक से हस्ताक्षर की आवश्यकता होती है, जबकि अन्य को शीर्ष प्रबंधन पदों में कई लोगों से अनुमोदन हस्ताक्षर की आवश्यकता हो सकती है, जैसे कि उपाध्यक्ष या अध्यक्ष।

2।

प्रारंभिक अनुमोदन के बाद दस्तावेज़ अपडेट और समीक्षा के लिए मानक संचालन प्रक्रियाओं को परिभाषित करें। यह बताएं कि क्या दस्तावेजों की समय-समय पर (जैसे अर्ध-वार्षिक) समीक्षा की जानी चाहिए और दस्तावेजों में परिवर्तन या कमियों को दूर करने के लिए आवश्यक आधार पर। दस्तावेज़ की समीक्षा और दस्तावेज़ों के बाद के अनुमोदन की रिकॉर्डिंग के लिए तंत्र की व्याख्या करें। कई संगठनों को फिर से अनुमोदन के लिए समान हस्ताक्षर की आवश्यकता होती है क्योंकि वे दस्तावेजों की प्रारंभिक स्वीकृति के लिए करते हैं।

3।

दस्तावेज़ परिवर्तनों को ठीक से पहचानने और रिकॉर्ड करने के लिए आवश्यक कदम लिखें। उदाहरण के लिए, आपको प्रत्येक संशोधन के साथ संशोधन इतिहास की आवश्यकता हो सकती है जो प्रत्येक संशोधन में किए गए परिवर्तनों को सूचीबद्ध करता है। दस्तावेज़ों के वर्तमान संशोधन की पहचान करने के लिए उपयोग की जाने वाली प्रणाली, जैसे कि अक्षरों और संख्याओं की एक प्रणाली (जैसे रेव। 23) की व्याख्या करें।

4।

वर्तमान दस्तावेज़ों के संशोधन को संग्रहीत और व्यवस्थित करने के लिए सिस्टम बनाएं और समझाएं। उदाहरण के लिए, आप दस्तावेज़ फ़ाइलों को इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत करने के लिए संगठन के नेटवर्क सर्वर का उपयोग कर सकते हैं या भौतिक पेपर दस्तावेजों के भंडारण को अनिवार्य कर सकते हैं। प्रत्येक मामले में, यह बताएं कि कर्मचारी या अधिकृत प्रतिनिधि दस्तावेजों और अनुमतियों का उपयोग कैसे कर सकते हैं (जैसे मुद्रण या प्रतिलिपि)।

5।

बताएं कि कैसे आधिकारिक दस्तावेजों को सुपाठ्य और पहचान योग्य रखा जाएगा। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ, उदाहरण के लिए, आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली फ़ाइल-नामकरण प्रणाली की व्याख्या करें। कागज के दस्तावेज़ों के लिए, यह बताएं कि कैसे दस्तावेज़ों को संभाला जाना चाहिए और उन्हें प्रयोग करने योग्य रखा जाना चाहिए (उदाहरण के लिए फाड़ना या दस्तावेजों को फिर से भरना)।

6।

संगठन के लिए समर्पित अपने SOPs में एक अनुभाग बनाएं और बाहरी दस्तावेजों पर नियंत्रण प्राप्त करें। आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले बाहरी दस्तावेजों की सूची बनाएं (जैसे सरकार या ग्राहक-अधिकृत दस्तावेज़)। अपनी कंपनी के भीतर इन दस्तावेज़ों को पहचानने और व्यवस्थित करने की प्रक्रियाओं के बारे में बताएं और वर्तमान संस्करणों (जैसे सरकारी एजेंसी के दस्तावेज़ ऑनलाइन प्राप्त करना) से आप कैसे अपडेट रहेंगे।

7।

पुराने दस्तावेज़ों की पहचान करने के लिए एक विधि लिखें, यदि वे इन दस्तावेजों के अनपेक्षित उपयोग को बनाए रखते हैं और रोकते हैं। उदाहरण के लिए, कुछ कंपनियां मौजूदा संस्करण की पहचान करने के तुरंत बाद अप्रचलित दस्तावेजों को काट देती हैं या उनका निपटान करती हैं। यह पुराने दस्तावेजों को झूठ बोलने से रोकता है और यह सुनिश्चित करता है कि वे गलती से उपयोग नहीं किए जाते हैं।