मीटिंग शुरू करने के तरीके

बैठकें कभी-कभी एक व्यवसाय के भीतर एक आवश्यक बुराई के रूप में देखी जाती हैं। एक अच्छी बैठक जानकारीपूर्ण और आकर्षक होती है, लेकिन एक बुरी बैठक सुरंग के अंत में बिना किसी स्पष्ट प्रकाश के साथ चलती है। एक सफल बैठक चलाने के लिए जो पकड़ लेता है और ध्यान देता है, सही स्वर को शुरू से ही सेट करें।

खिलाड़ियों का परिचय दें

बैठक की शुरुआत में परिचय बनाना हमेशा एक अच्छा विचार है। हालांकि उपस्थित लोग एक दूसरे को जान सकते हैं, यह बैठक के उद्देश्य को व्यापारिक दृष्टिकोण को बताता है जो प्रत्येक व्यक्ति को तालिका में लाता है।

यदि उपस्थित लोग बैठक से पहले नहीं मिले हैं, तो परिचय विशेष रूप से महत्वपूर्ण हैं। प्रत्येक व्यक्ति को अपना परिचय देने और वह इस बात का संक्षिप्त विवरण देने की अनुमति देता है कि वह किस ब्याज का प्रतिनिधित्व करता है। यदि समूह का मिशन मंथन करने के लिए है, तो एक परियोजना को पूरा करें या एक समस्या को हल करें, कार्य से निपटने से पहले समूह की गतिशीलता को संलग्न करने के लिए कुछ बर्फ तोड़ने वालों के साथ बैठक शुरू करें। सरल मस्तिष्क टीज़र, नाम का खेल या गतिविधियां जो महत्वपूर्ण-सोच कौशल का परीक्षण करती हैं, बातचीत को प्रोत्साहित करेंगी और दिमाग को सक्रिय करेंगी।

एजेंडा बताएं

कमरे में कौन है, इसके अलावा, बैठक में उपस्थित लोग जानना चाहते हैं कि क्या चर्चा की जाएगी, यह क्यों महत्वपूर्ण है और इसे कब तक लेना है। एक एजेंडा इन सवालों के जवाब देता है। एक मुद्रित एजेंडा बैठक में उपस्थित लोगों को बैठक के प्रवाह का पालन करने और जहां आवश्यकता हो, नोट्स बनाने की अनुमति देता है। एजेंडा सुविधाकर्ता के लिए एक दिशानिर्देश के रूप में भी काम करता है, खासकर अगर विषय भटक जाता है। प्रत्येक एजेंडा आइटम के सामने अनुमानित समय पोस्ट करने से बैठक को बहते रहने और समय पर समाप्त करने में मदद मिलती है।

उन्हें केक खा लेने दो

यदि किसी बैठक को लंबे समय तक चलने का अनुमान है, तो इसे भोजन और हल्के जलपान के साथ शुरू करें। उपस्थित लोगों को पोषण देने के लिए यह केवल अच्छी बैठक शिष्टाचार नहीं है, यह लोगों को बढ़ते पेट के बजाय चर्चाओं को पूरा करने में ध्यान केंद्रित करने में मदद करता है। सुबह की बैठकों में हमेशा कैफीन के लिए कॉफी उपलब्ध होनी चाहिए। ताज़गी देने वाली चीज़ें चुनें जो हल्की हों और दिमाग को केंद्रित रखें जैसे कि पानी, शीतल पेय और हल्की उंगली वाले खाद्य पदार्थ। उपस्थित लोगों को गंभीर व्यवसाय में उतरने से पहले जलपान पर सामाजिक रूप से पहुंचने के लिए आमंत्रित करें।

टिप्स

सुनिश्चित करें कि बैठक निर्धारित समय पर शुरू हो। बैठक में उपस्थिति को समायोजित करने के लिए कर्मचारियों को शेड्यूल समायोजित करना पड़ता है। बैठक की शुरुआत में देरी करना समय पर पहुंचने वालों के लिए अपमानजनक हो सकता है। आप चाहते हैं कि बैठक सकारात्मक नोट पर शुरू हो, इसलिए शुरू से ही सही स्वर निर्धारित किया जाता है।

वर्तमान एजेंडा पर शुरू करने से पहले किसी भी खुली वस्तुओं की समीक्षा करें। उन कार्यों का पालन करें जिन्हें सौंपा गया था ताकि कर्मचारी निष्कर्षों पर रिपोर्ट कर सकें।

व्यवधान को कम करने के लिए मौन सेलफोन पर उपस्थित लोगों से मिलें।