व्यावसायिक संचार में कार्यालय गोपनीयता के नैतिक मुद्दे

व्यवसायों को कर्मचारियों की अनैतिक व्यवहार को रोकने की आवश्यकता के साथ कर्मचारी गोपनीयता चिंताओं को संतुलित करना चाहिए जो व्यवसाय को चोट पहुंचा सकते हैं। ईमेल, ऑनलाइन फ़ोरम, टेलीफ़ोन वार्तालाप और पेपर-आधारित संचार सहित - हर तरह के व्यावसायिक संचार का दुरुपयोग किया जा सकता है, और परिणाम कंपनी और अनैतिक व्यवहार के शिकार लोगों के लिए गंभीर जोखिम पैदा कर सकते हैं।

जोखिम

एसी क्रिज़न और सहकर्मियों की पुस्तक "बिजनेस कम्युनिकेशन" के अनुसार, कार्यालय प्रौद्योगिकी का दुरुपयोग, जैसे ईमेल और इंटरनेट का उपयोग करने के लिए उपयोग किया जाने वाला कंप्यूटर, आपकी कंपनी के लिए जोखिम पैदा कर सकता है। सबसे पहले, उत्पादकता घट जाएगी यदि आपके कर्मचारी व्यक्तिगत संचार और अन्य गैर-व्यावसायिक कार्यों के लिए कंपनी ईमेल और चैट सेवाओं का उपयोग करके, उदाहरण के लिए, अपने संचार विशेषाधिकार का दुरुपयोग करते हैं। दूसरा, यदि आपके कर्मचारी अनैतिक गतिविधियों में भाग लेते हैं, तो आपकी कंपनी की प्रतिष्ठा को नुकसान पहुंच सकता है। इससे भी बदतर, दुरुपयोग कानूनी समस्याओं का परिणाम हो सकता है। उदाहरण के लिए, यदि कोई कर्मचारी सहकर्मियों या ग्राहकों को परेशान करने वाले संदेश भेजने के लिए कंपनी तकनीक का उपयोग करता है, तो आपके व्यवसाय के उपकरण को सबूत के रूप में जब्त किया जा सकता है, और अनैतिक व्यवहार को रोकने में विफल रहने के लिए आपकी कंपनी को उत्तरदायी ठहराया जा सकता है।

व्यापार संचार की निगरानी

व्यावसायिक संचार से जुड़े महत्वपूर्ण जोखिमों के कारण, कुछ नियोक्ता कर्मचारी गतिविधियों पर नजर रखने और दुरुपयोग को रोकने के लिए कंपनी संचार की निगरानी करते हैं। लेकिन अपने कर्मचारियों के संचार पर जासूसी करने से कार्यस्थल के मनोबल पर नकारात्मक प्रभाव पड़ सकता है, हालांकि उचित निगरानी हो सकती है। उदाहरण के लिए, यदि आप कर्मचारी ईमेल की नियमित निगरानी करते हैं, तो आपके कर्मचारी महसूस करेंगे कि आप उन पर भरोसा नहीं करते हैं। वे यह भी मान सकते हैं कि आप उनकी गोपनीयता पर हमला कर रहे हैं, भले ही आपके पास कंपनी के उपकरण और संसाधनों के उपयोग की निगरानी का स्पष्ट कानूनी अधिकार हो।

आचार नीति

इस संबंध में एक समाधान एक नीति का मसौदा तैयार करना है जो नैतिक व्यापार संचार के लिए आपके दिशानिर्देशों और संचार की निगरानी के लिए आपकी गोपनीयता नीति का विवरण देता है। उदाहरण के लिए, नैतिक व्यावसायिक संचार के लिए अपनी अपेक्षाओं को स्पष्ट करें, जिसमें व्यवहार अस्वीकार्य है। अनुपालन सुनिश्चित करने के लिए आप कब और कैसे कर्मचारी संचार की निगरानी करेंगे, इसकी बारीकियों के बारे में भी बताएं। अंत में, अनैतिक व्यवहार के परिणामों की रूपरेखा तैयार करें। एक स्पष्ट नीति से कर्मचारियों को पता चलता है कि आप कहां खड़े हैं और उन्हें यह तय करने की अनुमति देता है कि क्या वे निगरानी रखने या कहीं और रोजगार प्राप्त करने के लिए सहन करेंगे।

कानूनी सीमाएँ

एक वकील से परामर्श करें, जो आपके उद्योग में अनुभवी हो, यदि आपको यकीन नहीं है कि आपको किन कानूनी सीमाओं का पालन करना चाहिए। आमतौर पर, अदालतों ने जून के जमीरिख पार्सन्स और डैन ओजा की पुस्तक "कंप्यूटर कॉन्सेप्ट्स" के अनुसार, कंपनी के स्वामित्व वाली तकनीक पर भरोसा करने वाले संचार की निगरानी के लिए नियोक्ताओं के अधिकारों को बरकरार रखा है। अंतर्निहित कानूनी तर्क यह है कि एक कंपनी के अधिकार और हित एक कर्मचारी की गोपनीयता के अधिकार से आगे निकल जाते हैं जब कर्मचारी लेखकों के अनुसार कंपनी के स्वामित्व वाले उपकरण का उपयोग कर रहा है।