मीटिंग मिनट्स का उदाहरण

पिछले हफ्ते की स्टाफ मीटिंग में मीटिंग के मिनट्स सिर्फ एक चीट शीट नहीं थे। मिनट औपचारिक कानूनी दस्तावेज हो सकते हैं जो किसी कंपनी के निदेशक मंडल या सरकारी संस्था के नेतृत्व की आधिकारिक कार्रवाई का प्रतिनिधित्व करते हैं। क्योंकि मिनट व्यवसाय और सरकारी गतिविधि का आधिकारिक रिकॉर्ड हैं, यह उन्हें प्रभावी ढंग से विकसित करने के लिए भुगतान करता है। यदि आप कागज़ पर हाथ से लिखते हैं, तो यदि आपके पास पहले से मौजूद फॉर्म है, तो यह मदद कर सकता है, इसलिए आप जहाँ जाते हैं, वहाँ उपयुक्त जानकारी रख सकते हैं। यदि आप मीटिंग के दौरान उपयोग करने के लिए अपने लैपटॉप या इलेक्ट्रॉनिक नोटबुक लाते हैं तो आप एक कंप्यूटर प्रपत्र भी बना सकते हैं।

हेडर सूचना

मिनट में बैठक की तिथि और स्थान का हेडर शामिल होता है। हेडर रिकॉर्ड जो मौजूद था और जिसके पास अनुपस्थित अनुपस्थिति थी, और यह आम तौर पर उस व्यक्ति की पहचान करता है जिसने बैठक के पीठासीन अधिकारी और रिकॉर्डिंग सचिव के रूप में कार्य किया।

कई स्थानों पर एक साथ होने वाली बैठकें - उदाहरण के लिए, वीडियोकांफ्रेंसिंग के माध्यम से - आम तौर पर स्थान के आधार पर उपस्थिति दर्ज की जाती हैं।

उदाहरण: "ए -1 कंपनी बोर्ड ऑफ डायरेक्टर्स की बैठक का कार्यवृत्त 4 मई, 2017 कार्यकारी बोर्ड कक्ष, मुख्यालय भवन

रॉबर्ट जॉनसन, अध्यक्ष और केली मैकग्रेगर, रिकॉर्डिंग सचिव

वर्तमान: आर। जॉनसन, एम। पेरेज़, जे। हातोयामा, एफ। माइकल्स, एस। हॉथोर्न, एम। स्मिथ, आर। सैंडबोर्न, वी। क्लार्क "

परिचयात्मक सामग्री

मिनट्स आम तौर पर सटीक समय से शुरू होते हैं जब पीठासीन अधिकारी ने बैठक को आदेश देने के लिए बुलाया। ज्यादातर बैठकों में, एजेंडे में पहली वस्तुओं में परिचय, पीठासीन अधिकारी की टिप्पणी और पूर्व बैठक के मिनटों की स्वीकृति शामिल है।

पीठासीन अधिकारी की टिप्पणी के दौरान पेश किए गए मुख्य बिंदुओं को कैप्चर करें। यदि सदस्य पूर्व बैठक के मिनटों में कोई संशोधन करते हैं, तो परिवर्तनों को ठीक से रिकॉर्ड करें।

उदाहरण: "श्री जॉनसन ने बैठक को 2:46 बजे आदेश देने के लिए बुलाया। अनौपचारिक परिचय के बाद, जॉनसन ने घोषणा की कि उनकी बिल्ली ने हाल ही में छह बिल्ली के बच्चे पैदा किए हैं। सुश्री हॉथोर्न के प्रस्ताव पर, जुलाई की बैठक के मिनटों को असहमति से अपनाया गया था। अपवाद है कि पैरा 15 में 'ट्रक' शब्द घुसा हुआ है और इसे 'सेमी ट्रैक्टर' शब्द से बदल दिया गया है।

सहमति

यद्यपि प्रत्येक बैठक की एक अलग संरचना होती है, औपचारिक बैठकें - विशेष रूप से सरकारी समूहों के लिए - आमतौर पर एक "सहमति एजेंडा" के साथ शुरू होती है, जो कि उन रिपोर्टों और बयानों की एक श्रृंखला से थोड़ा अधिक है जिन्हें वोट की आवश्यकता नहीं होती है। सहमति के एजेंडे में अक्सर पत्राचार, समितियों की रिपोर्ट और अन्य सूचना-मात्र सामग्री शामिल हैं।

सहमति एजेंडा के दौरान चर्चा की गई प्रत्येक आइटम के लिए प्रमुख बिंदुओं को रिकॉर्ड करें, बातचीत के विषय की पहचान करना और खुली चर्चा के दौरान सदस्यों द्वारा पेश की गई कोई बड़ी टिप्पणी।

उदाहरण: "श्रीमती स्मिथ ने XYZ Manufacturing Company के दिनांकित Nov. से एक पत्र को रिकॉर्ड में पढ़ा। 4. पत्र में परिवहन विभाग की ओर से एक हाई-प्रोफाइल उत्पाद वितरण में तेजी लाने में परिवहन विभाग की व्यावसायिकता की प्रशंसा की गई थी। श्री पेरेज़ ने कहा कि परिवहन विभाग। एक्सवाईजेड ने विस्तृत मार्ग निर्देश प्रदान करने का उत्कृष्ट कार्य किया। ”

व्यापार एजेंडा

व्यवसाय का एजेंडा वह जगह है जहां कार्रवाई होती है - बैठक का वह हिस्सा जहां सदस्य विभिन्न कार्रवाई मदों पर बहस और वोट करते हैं।

औपचारिक मिनटों के लिए, सचिव को मतदान के दौरान और प्रश्न के विरुद्ध मतदान करने वाले वास्तविक मत का पता लगाना चाहिए। आमतौर पर, सचिव बहस का एक सारांश भी प्राप्त करता है, जिसमें प्रत्येक सदस्य द्वारा बोली जाने वाली प्रमुख बातें शामिल हैं।

तकनीकी रूप से, "परहेज" करने के लिए वोट जैसी कोई चीज नहीं है। परहेज करने का मतलब है कि वोट न देना। जो लोग यह रिकॉर्ड करना चाहते हैं कि वे न तो इसके पक्ष में हैं और न ही किसी मामले के विरोध में "वोट" देना चाहिए।

उदाहरण: "जॉनसन ने एबीसी विजेट से 21, 434.87 डॉलर में चालान पर चर्चा की। सुश्री हातोयामा ने कहा कि चालान को पिछले सप्ताह वित्त समिति द्वारा अनुमोदित किया गया था। श्री माइकल्स ने कहा कि वह एबीसी विजेट के साथ चल रहे काम का समर्थन करते हैं। हैटॉय इनवॉइस से अनुमोदन के लिए चले गए। एबीसी विजेट्स, इंक।, $ 21, 434.87 के लिए। सुश्री सैंडबॉर्न ने दूसरा स्थान प्राप्त किया। मोशन ने 4-2 से जीत हासिल की, जिसमें हातोयामा, सैंडबॉर्न, माइकल्स और स्मिथ पक्ष में थे और पेरेज़ और क्लार्क ने विरोध किया। "

समापन सामग्री

अधिकांश मिनट आमतौर पर उस समय के साथ समाप्त होते हैं जब बैठक स्थगित हो जाती है। पीठासीन अधिकारी और रिकॉर्डिंग सचिव द्वारा मिनटों पर हस्ताक्षर किए जाते हैं, हालांकि यदि सचिव समूह का एक मतदान सदस्य होता है, तो अकेले सचिव के हस्ताक्षर अक्सर पर्याप्त होते हैं।

उदाहरण: "जॉनसन ने बैठक को शाम 7:14 बजे स्थगित कर दिया। अगली बैठक 5 अगस्त को दोपहर 3 बजे कार्यकारी बोर्ड के कमरे में होने वाली है।

हस्ताक्षरित, रॉबर्ट जॉनसन, रिकॉर्डिंग सचिव केली मैकग्रेगर, "