संघीय अनुबंध प्रशासन नियम

संघीय सरकार छोटे व्यवसायों द्वारा जीतने के लिए डिज़ाइन किए गए कई अवसर प्रदान करती है। हालांकि, सरकारी अनुबंधों के लिए प्रतिस्पर्धा केवल प्रस्तावों के अनुरोध के जवाब और सर्वश्रेष्ठ की उम्मीद से दूर करने की बात नहीं है। जैसा कि आप एक नौकरशाही से उम्मीद कर सकते हैं, सरकारी काम जीतने के लिए यह समझना आवश्यक है कि अनुबंध कैसे प्रशासित किए जाते हैं और कौन से नियम प्राप्तकर्ता को बांधते हैं। संघीय अनुबंध प्रशासन पर लागू होने वाले कुछ तत्व संशोधन, भुगतान, विनिर्देशों और समाप्ति हैं।

एकतरफा बदलाव

यदि ये परिवर्तन समझौते के सामान्य दायरे में आते हैं तो सरकार को अनुबंध में एकतरफा समायोजन करने की अनुमति है। ठेकेदार उन जरूरतों को पूरा करने के लिए आवश्यक मूल्य, वितरण अनुसूची और अन्य तत्वों को बदलने में सक्षम हो सकता है। जिस समय अनुबंध में प्रवेश किया गया था उस समय किसी भी समायोजन को पार्टियों द्वारा माना जाता है। उदाहरण के लिए, आईटी समर्थन प्रदान करने के लिए एक अनुबंध को सरकार की बदलती जरूरतों को पूरा करने के लिए आवश्यक कर्मियों के मिश्रण को बदलने के लिए समायोजित किया जा सकता है, लेकिन इसे प्रोग्रामर के बजाय वित्तीय विश्लेषकों से अनुरोध करने के लिए समायोजित नहीं किया जा सकता है यदि यह अनुबंध के मूल दायरे में नहीं है।

भुगतान की शर्तें

आपके संघीय अनुबंध का विस्तार होगा कि आपको भुगतान कब और कैसे किया जाएगा, और उस भुगतान को सुरक्षित करने के लिए आपको क्या करना है। कुछ अनुबंधों का भुगतान डिलीवरी पर एकमुश्त किया जाता है, विशेष रूप से छोटे अनुबंधों के लिए। अन्य अनुबंध, जैसे चल रहे समर्थन के लिए, मासिक आधार पर भुगतान किया जाता है। आपको एक चालान जमा करना होगा और प्रदर्शन किए गए कार्य को दस्तावेज करना होगा। कई मामलों में, आपको यह भी दिखाना होगा कि श्रमिकों को पर्याप्त वेतन दिया जाता है, और लागू होने पर ओवरटाइम प्रावधान। आपके लेखांकन सॉफ़्टवेयर में, प्रत्येक सरकारी अनुबंध के लिए लागतों को लेबल करना और दस्तावेज़ करना दोनों को चालान करने और बाद में ऑडिट या बिलिंग विवाद के मामले में सहायता करने के लिए। कुछ सरकारी एजेंसियों के पास विशिष्ट बिलिंग शब्द होते हैं जिनका पालन करना चाहिए। उदाहरण के लिए, रक्षा विभाग को इलेक्ट्रॉनिक रूप से भुगतान करने के लिए चालान करने और स्वीकार करने में सक्षम होने की आवश्यकता है, इसलिए सुनिश्चित करें कि बोली लगाने से पहले आपके पास वे क्षमताएं हों।

अनिवार्य विनिर्देशों

प्रस्ताव के लिए एक सरकारी अनुरोध आमतौर पर विशिष्ट उत्पाद या सेवा की आवश्यकता होती है। बोली लगाने का निर्णय लेने से पहले विनिर्देशों को समझना महत्वपूर्ण है, क्योंकि आपको पुरस्कार पर उनसे मिलने के लिए जिम्मेदार ठहराया जाता है। कई RFPs जब वे बाहर भेजे जाते हैं और जब प्रस्ताव आने वाले होते हैं, तो सवालों के लिए एक अवधि की अनुमति देते हैं, इसलिए यदि आपको कोई संदेह है कि अनुबंध एजेंसी का किसी विशेष शब्द या नौकरी की आवश्यकता से क्या मतलब है, तो स्पष्ट करें यदि आप गलत अनुमान लगाते हैं, तो आप खराब प्रदर्शन के लिए अनुबंध को समाप्त कर सकते हैं यदि आप उन अपेक्षाओं को पूरा नहीं कर सकते हैं। और ऊपर और परे जाने की आवश्यकता नहीं है, यह सोचकर कि ग्राहक को प्रभावित करेगा। यदि आप अपने सॉफ़्टवेयर उत्पाद की अतिरिक्त विशेषताओं को संघीय एजेंसी के सिस्टम में काम करने के लिए बहुत तेज़ बनाते हैं या यह अपने मालिकाना उत्पादों के साथ अच्छी तरह से काम नहीं करता है, तो आप अपने आप को गर्म पानी में पा सकते हैं।

समाप्ति के दिशानिर्देश

संघीय सरकार अनुबंध निर्दिष्ट करती है कि सौदों को कैसे समाप्त किया जा सकता है, प्रदर्शन या सरकार को वारंट चाहिए। यदि यह प्रदर्शन के लिए है, तो सरकार को आपको समस्या का समाधान करने के लिए नोटिस देना होगा या अपना मामला बनाना होगा कि समाप्ति अन्यायपूर्ण क्यों होगी। सरकार सुविधा के लिए भी समाप्त कर सकती है, जब इसकी ज़रूरतें बदल जाती हैं और यह अब उपयोग नहीं कर सकता है जो आप प्रदान कर रहे हैं - उदाहरण के लिए, यदि यह एक क्षेत्र में सैनिकों के लिए सामग्री प्रदान करने का अनुबंध करता है जो सैन्य संघर्ष को पहले की अपेक्षा देखता है। यह एक महत्वपूर्ण अंतर है। यदि सरकार डिफ़ॉल्ट के कारण एक अनुबंध को समाप्त करती है, तो उसे केवल स्वीकार किए गए उत्पादों के लिए भुगतान करना पड़ता है और उन पर लागतों को पारित कर सकता है यदि यह उन जरूरतों को पूरा करने के लिए कहीं अधिक महंगा है। यदि यह सुविधा के लिए है, तो आपने अभी तक रद्द किए गए अनुबंध के बाकी हिस्सों की तैयारी और आपके द्वारा किए गए काम की भरपाई करने के लिए आपके साथ समझौता करना होगा।