दस्तावेज़ विनाश प्रक्रियाएँ

पहचान की चोरी के खतरे और अनुचित दस्तावेजों को छोड़ने के लिए जुर्माना लगाया जा सकता है, आपके व्यावसायिक दस्तावेजों के उचित विनाश को कभी भी हल्के में नहीं लेना चाहिए। राज्य के कानून और उद्योग के नियम अलग-अलग हो सकते हैं कि कब तक दस्तावेजों को बनाए रखा जाना चाहिए और उन्हें किस तरह से निपटाया जाना चाहिए, इसलिए यह महत्वपूर्ण है कि कौन सी नीतियां आपके और आपके कर्मचारियों के लिए प्रक्रियाओं को विकसित करने से पहले आपके विशेष व्यवसाय को प्रभावित करें।

अनुपालन और नीतियां

इसके बावजूद कि आप कहाँ स्थित हैं या आप किस व्यवसाय में हैं, आपको इस बात की समझ होनी चाहिए कि किन दस्तावेजों को स्थायी रूप से नष्ट करने की आवश्यकता है और जिन्हें कभी नष्ट नहीं किया जाना चाहिए। दस्तावेजों के अनुचित तरीके से निपटान के लिए राज्य और उद्योग से संबंधित जुर्माना गंभीर हो सकता है, खासकर जब ग्राहक वित्तीय जानकारी और कर्मचारी स्वास्थ्य रिकॉर्ड की बात आती है। नष्ट होने से पहले कम से कम सात साल के लिए व्यापार कर दस्तावेज, और बैंक खातों और व्यापार क्रेडिट कार्ड के लिए बयान रखा जाना चाहिए। एक बार जब आप यह निर्धारित कर लेते हैं कि कौन से दस्तावेज़ों को त्यागने से पहले नष्ट कर दिया जाना चाहिए, तो आप इसे स्वयं कर सकते हैं या एक आउटसोर्सिंग कंपनी को किराए पर ले सकते हैं जो पेपर श्रेडिंग और इलेक्ट्रॉनिक डेटा विनाश में माहिर हैं।

प्राधिकरण और जिम्मेदारी

एक व्यवसाय के स्वामी के रूप में, यदि आप व्यक्तिगत रूप से दस्तावेजों के विनाश की देखरेख नहीं कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि कोई जिम्मेदार है, जैसे कि आपके कार्यालय प्रबंधक, नेटवर्क व्यवस्थापक या एकाउंटेंट। इस व्यक्ति को आपकी नीतियों और उन नीतियों को नियंत्रित करने वाले कानूनों और नियमों में पारंगत होना चाहिए। उसे यह भी सत्यापित करना चाहिए कि नष्ट किए जा रहे दस्तावेज केवल वे हैं जिन्हें नष्ट किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, जिस कागज को छीना जाना है, उसे प्राधिकृत व्यक्ति द्वारा शुरू में सील किए गए बैगों में एक कमरे के एक निर्धारित क्षेत्र में रखा जा सकता है।

पेपर रिकॉर्ड

अधिकांश व्यावसायिक दस्तावेज़ों के निपटान का एक पसंदीदा तरीका पेपर श्रेडर है। आप अधिकांश कार्यालय आपूर्ति स्टोर पर विभिन्न संस्करणों के लिए पेपर श्रेडर खरीद सकते हैं। जानकारी की संवेदनशीलता के आधार पर जलन या स्पंदन को प्राथमिकता दी जा सकती है। पुलिंगकारी पीस या फिर से कटा हुआ कटा हुआ कागज़ को फिर से एक साथ वापस रखना लगभग असंभव बना देता है। यदि आप खुद को पेपर में ढाल रहे हैं, तो इसे बड़े बैचों में करने पर विचार करें ताकि दस्तावेज़ मिश्रित हो जाएं और आसानी से आश्वस्त होने की संभावना न हो। पुनर्नवीनीकरण ट्रक आने से तुरंत पहले कटा हुआ पेपर बाहर रखें।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़

कंप्यूटर पर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ हटाते समय, हमेशा कचरा खाली करना याद रखें। जब वे अभी भी कंप्यूटर के ट्रैश फ़ोल्डर में होते हैं तो फाइलें वास्तव में डिलीट नहीं की जाती हैं। जब तक हार्ड ड्राइव आपके कब्जे में हैं, तब तक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को नष्ट करने के लिए यह पर्याप्त होना चाहिए। हार्ड ड्राइव को छोड़ने से पहले, ड्राइव को विशेष सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके या भौतिक रूप से नष्ट कर दिया जाना चाहिए, इससे पहले कि आप यह मान सकें कि दस्तावेज़ अप्राप्य हैं। इसमें फोटोकॉपीयर के अंदर हार्ड ड्राइव शामिल हैं, जो ली गई प्रत्येक फोटोकॉपी की इलेक्ट्रॉनिक प्रतियां संग्रहीत कर सकते हैं।