सामान्य लेजर प्रक्रियाएं

लेखांकन सॉफ्टवेयर में दो मुख्य विशेषताएं शामिल हैं: एक सामान्य खाता बही और रिपोर्टिंग क्षमता। सामान्य खाता बही वह टुकड़ा है जिसका उपयोग आप दैनिक लेनदेन और वित्तीय रिपोर्ट के लिए सूचना के स्रोत में प्रवेश करने के लिए करते हैं। यद्यपि सामान्य खाता बही का उपयोग करने के लिए प्रक्रियाएँ बनाना एक अच्छा व्यवसाय अभ्यास है, यह आवश्यक है जब आपके पास एक से अधिक व्यक्ति प्रविष्टियाँ कर रहे हों।

प्राप्तियों

कई कंपनियां अपने लेखांकन विभागों की संरचना करती हैं, इसलिए एक व्यक्ति प्राप्य खातों पर जानकारी दर्ज करता है जबकि एक अन्य कर्मचारी देय खातों को संभालता है। यह डुप्लिकेट प्रविष्टियों को रोकने में मदद करता है, हालांकि एक एकल विवरण-उन्मुख बुककीपर आमतौर पर सामान्य लेज़र में दोनों का ट्रैक रख सकता है। उन लेखा कर्मचारियों को स्पष्ट करें, जो प्राप्य जानकारी दर्ज करने के लिए अधिकृत हैं, और जो प्राप्य है, उसे नामित करें। ज्यादातर मामलों में, यह पैसा है जो कंपनी में आता है या उस कंपनी पर बकाया होता है, जैसे कि ग्राहकों से प्राप्त भुगतान या अपेक्षित। लेज़र बकाया चालान के साथ-साथ किए गए भुगतान को ट्रैक करता है। दैनिक प्राप् त आय और समूह खाता बही प्रविष्टियों के लिए जमा स्लिप बनाने के लिए खातों के प्राप्य कर्मचारी के लिए यह मानक प्रक्रिया बनाने में सहायक है। जब जमा आपके बैंक खाते में पोस्ट किया जाता है, तो वह जमा को पूर्ण के रूप में चिह्नित कर सकता है।

देय

यदि आपके पास एक से अधिक लेखा कर्मचारी हैं, तो देय खातों को आमतौर पर आपके लेखा स्टाफ के एक वरिष्ठ सदस्य द्वारा नियंत्रित किया जाता है। देय देयताएं आपकी कंपनी को छोड़ रही धनराशि को रिकॉर्ड करती हैं, जैसे उपयोगिताओं, विक्रेताओं और कर्मचारियों को पेरोल के रूप में भुगतान। आपके खाते में देय कर्मचारी भुगतानों के लिए चेक बनाते समय सामान्य खाता बही में प्रविष्टियाँ करता है, और जब बैंक साफ़ करते हैं, तो वह उन्हें भुगतान के रूप में चिह्नित करता है। यह मासिक सामंजस्य के साथ मदद करता है।

अन्य उपयोग

आय हमेशा ग्राहकों से साधारण चेक के रूप में नहीं आती है। सामान्य खाता बही आपको अर्जित आय, जैसे अर्जित आय को ट्रैक करने की अनुमति देता है। यह आपको पूंजी की बिक्री पर नज़र रखने की सुविधा भी देता है, जैसे कि जब आप एक नया खरीदने के लिए अपने डिलीवरी ट्रक को बेचते हैं। अपेक्षित मासिक बिलों और खर्चों के अलावा, आप एक बार की खरीदारी को भी ट्रैक करते हैं - जैसे कि नया डिलीवरी ट्रक - सामान्य खाता बही में। यदि आपके पास कई बैंक खाते हैं, जैसे कि बचत और चेकिंग खाता, तो खातों के बीच सभी हस्तांतरण सामान्य खाता बही में लॉग इन होने चाहिए।

reconciliations

प्रत्येक सामान्य लेज़र प्रविष्टि को उसके प्रकार के आधार पर एक खाता कोड सौंपा जाना चाहिए। उपयोगिता कंपनियों को भुगतान, उदाहरण के लिए, एक ही खाता संख्या होनी चाहिए, हालांकि आप उन्हें अलग करने के लिए उप-गणना का उपयोग कर सकते हैं। किराए से आय को ग्राहक खरीद से अलग वर्गीकृत किया जाना चाहिए। इससे आपको मासिक सुलह पूरी करने में मदद मिलती है। आपके वरिष्ठ लेखा कर्मचारी को प्रत्येक महीने के अंत में सामान्य खाता बही को अपने बैंक खातों से मिलान करने के लिए सुनिश्चित करना चाहिए। यदि वे नहीं करते हैं, तो उन्हें समस्या का अनुसंधान करना चाहिए जब तक कि खाताकर्ता सुलह न कर ले। मासिक सुलह प्रदर्शन करना आपकी वार्षिक सुलह को बहुत सरल बनाता है और आपकी बैलेंस शीट और लाभ और हानि रिपोर्ट सुनिश्चित करता है कि सभी वर्ष सही हैं।