लेखन नीतियों और प्रक्रियाओं के लिए दिशानिर्देश

लंबी अवधि के लक्ष्यों की योजना के लिए तैयार की गई नीतियां और प्रक्रियाएं या दिशानिर्देश, व्यवसाय में स्थिरता को मापने के लिए बनाए गए हैं। अच्छी तरह से लिखी गई नीतियां और प्रक्रियाएं न केवल यह बताती हैं कि व्यवसाय राज्य और संघीय दिशानिर्देशों का अनुपालन करता है, बल्कि यह भी चर्चा करता है कि व्यवसाय को कैसे संचालित किया जाए, जोखिम को प्रबंधित करने और व्यवसाय को कैसे संचालित किया जाए, इस पर ध्यान केंद्रित किया जाए। विशेष रूप से, नीतियां और प्रक्रियाएँ, अनुरूपता के लिए कुछ संचालन को मानकीकृत करती हैं और कर्मचारियों के साथ संचार को स्पष्ट करती हैं।

फोकस

प्रलेखन की योजना में, फोकस पर निर्णय लें। विभाग में प्रत्येक चरण के लिए नीतियां और प्रक्रियाएँ बनाने से बचें, जैसे कि फ़ोन का उत्तर कैसे दें। इसके बजाय, चरणों में काम करें और उन विभागों और उनकी प्रक्रियाओं का चयन करें जो कंपनी के लिए सबसे महत्वपूर्ण हैं, जैसे कि क्लाइंट इन्वेंट्री का ट्रैक कैसे रखें। जाँचें कि आपके द्वारा प्रलेखित प्रक्रियाओं को अच्छी तरह से स्थापित माना जाता है। प्रत्येक प्रक्रिया को उसके महत्व के अनुसार प्राथमिकता दें और इस चरण के अंत तक पहुंचने तक प्रत्येक विभाग के साथ जारी रखें।

अंतर्वस्तु

सफल प्रलेखन में शीर्ष पर एक मानक पाठ शामिल होना चाहिए जो प्रक्रिया के उद्देश्य और दायरे को बताता है, जिम्मेदार विभागों की पहचान और प्रमुख शब्दों के लिए परिभाषाएं। इसके अलावा माप आवश्यक हैं कि ग्रेड परिणाम और प्रक्रियाएं, साथ ही अन्य दस्तावेजों या लागू कानूनों और विनियमों का कोई संदर्भ। इसके अलावा, उल्लिखित प्रक्रियाओं से संबंधित प्रपत्रों को शामिल करें, जैसे इन्वेंट्री फॉर्म, क्लाइंट सूचना फॉर्म या अन्य दस्तावेज।

गलतिया बचना

Work.com की “गाइड टू राइटिंग पॉलिसी और प्रक्रियाएं”। संदर्भ, या क्या निहित है, के अनुसार नीतियों और प्रक्रियाओं को सात सीएसएस का पालन करने में त्रुटियों से बचें: संदर्भ, स्थिरता, पूर्णता, नियंत्रण, अनुपालन, शुद्धता, और स्पष्टता। दस्तावेज़, स्पष्ट रूप से वर्णन करना चाहिए कि क्या प्रक्रियाएं हैं और उन्हें कैसे पूरा करना है। संगति नीति और प्रक्रियाओं को लिखने का एक मानक तरीका बनाने में मदद करती है। पूर्णता के संदर्भ में, नीतियों और प्रक्रियाओं को तार्किक रूप से सूचना अंतराल के बिना प्रक्रियाओं की व्याख्या करनी चाहिए। नियंत्रण का मतलब है कि आपको उन मापों को सूचीबद्ध करना चाहिए जो यह पता लगाते हैं कि एक प्रक्रिया प्रभावी ढंग से की जा रही है। राज्य और संघीय नियमों के अनुसार अनुपालन मुद्दे, या दिशानिर्देश, उन प्रासंगिक नियमों से संबंधित होना चाहिए जिनके लिए उन्हें लिखा गया था। अंत में, दस्तावेजों को व्याकरणिक रूप से सही और संक्षिप्त होना चाहिए।

सुधार की

आप लगातार सुधार के लिए नीतियां और प्रक्रियाएं बनाकर पैसे बचा सकते हैं और उत्पादकता में सुधार कर सकते हैं। आउटडेटेड प्रलेखन समस्या क्षेत्रों को संबोधित करने की आपकी क्षमता में बाधा डालता है। वर्तमान प्रक्रियाओं के लिए नियमित रूप से प्रलेखन की तुलना करें और गतिशील परिवर्तन के अनुसार प्रलेखन को अपडेट करें।