चालान पत्र का विवाद कैसे करें

यदि आपको एक विक्रेता या आपूर्तिकर्ता से एक चालान पत्र प्राप्त होता है जो गलत है, तो तुरंत जवाब दें और समस्या को स्पष्ट करें। एक चालान को संबोधित करने में विफल होने के कारण देर से शुल्क लग सकता है और यहां तक ​​कि आपके व्यवसाय क्रेडिट स्कोर पर भी असर पड़ सकता है। हालांकि फ़ोन के माध्यम से चालान पत्र पर विवाद करना तेज़ है, यदि आप मेल के माध्यम से जवाब देते हैं, तो आप अपने दावे का समर्थन करने के लिए संलग्नक शामिल कर सकते हैं।

अपनी पुस्तकों की जाँच करें

यदि आपको किसी चीज़ के लिए चालान किया जा रहा है, तो कंपनी के किसी व्यक्ति ने प्रारंभिक अनुरोध के तहत खरीद आदेश संख्या जारी की है। इस नंबर को ट्रैक करें और उस व्यक्ति से बात करें जिसने सेवा के लिए आगे बढ़ दिया था। समझौते का विवरण सत्यापित करें, और चालान की सटीकता के बारे में आपकी स्थिति की पुष्टि करने के लिए आदेश दिए जाने पर दायर किसी भी संविदात्मक कागजी कार्रवाई को पढ़ें।

अपने साक्ष्य जुटाएं

आपके पास सहायक दस्तावेज की प्रतियां बनाएं जो बताता है कि वास्तविक चालान मूल्य क्या होना चाहिए। यदि आप पर चालान न देने का आरोप लगाया जा रहा है, तो अपने लेखा विभाग को भेजे गए भुगतान की जाँच की एक प्रति प्रिंट करें, और उन्हें जाँचने के लिए कहें कि क्या चेक कैश किया गया था। यदि आपने ऑनलाइन ऑर्डर दिया है और ईमेल की पुष्टि हो गई है, तो इसे भी प्रिंट कर लें। अपनी स्थिति को ठोस बनाने के लिए इस कागजी कार्रवाई को अपने विवाद पत्र में संलग्न करें।

अपना पत्र लिखें

कंपनी लेटरहेड पर अपने चालान पत्र विवाद को प्रिंट करें और इसे उस व्यक्ति को संबोधित करें जिसने इसे भेजा था। स्वीकार करें कि आप पत्र की प्राप्ति में हैं और वर्णन करें कि आप इसे क्यों विवादित कर रहे हैं। अपनी बात पर जोर देने के लिए जिन दस्तावेजों को शामिल किया गया है, उनका संदर्भ दें। उदाहरण के लिए, “जैसा कि आप संलग्न अनुबंध में देखेंगे, टैको स्टैंड जोड़ के निर्माण का कुल बिल $ 1, 000 था, जो पूरा होने पर देय होगा। आपका चालान $ 2, 000 का है, जो गलत है। ”

समस्या सेवा के लिए चालान

यदि आप चालान का भुगतान नहीं करके प्रदर्शन की गई सेवा की गुणवत्ता से लड़ रहे हैं, तो अपनी चिंताओं को रेखांकित करके सेवा प्रदाता के साथ विवाद को सुलझाने का प्रयास करें। अपने दावे को वापस करने के लिए सहायक दस्तावेज प्रदान करें, और प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा करें। उदाहरण के लिए, “हमारा मूल समझौता 50 ग्राहकों के लिए 5:00 बजे खानपान सेवाओं के लिए था। आपके खानपान के प्रतिनिधि 40 मिनट देरी से पहुंचे और केवल 30 लोगों को खिलाने के लिए पर्याप्त भोजन लेकर आए। मैं हमारे मूल समझौते के उल्लंघन को दर्शाने के लिए एक बिल समायोजन का अनुरोध कर रहा हूं। हमारे अनुबंध की एक प्रति आपके संदर्भ के लिए संलग्न है। "

सुधारात्मक कार्रवाई का अनुरोध करें

जो भी सुधारात्मक कार्रवाई आवश्यक है, उसके लिए अनुरोध करें। उदाहरण के लिए, यदि चालान गलत राशि के लिए है, तो कंपनी से उसके स्थान पर एक संशोधित चालान भेजने के लिए कहें। यदि आप भविष्य में फिर से सेवा प्रदाता का उपयोग करते हैं, तो वित्तीय कागजी कार्रवाई को दोबारा जांचने के लिए एक नोट बनाएं।

संपर्क जानकारी प्रदान करें

जब आप अपने पत्र पर हस्ताक्षर करते हैं, तो अपनी संपर्क जानकारी, जैसे कि आपकी सीधी फोन लाइन और अपना ईमेल पता शामिल करें। प्राप्तकर्ता को आपसे सूचित करने के लिए कहें जब वे आपका पत्र प्राप्त करते हैं ताकि आप फोन या ईमेल द्वारा इस मुद्दे पर चर्चा कर सकें।