मैं संलग्नक के साथ एक व्यावसायिक पत्र कैसे लिख सकता हूं?

सामान्य व्यवसाय के दौरान, आपकी कंपनी को ग्राहकों, विक्रेताओं, बिक्री लीड, कर्मचारियों और कई अन्य लोगों के साथ संवाद करने के लिए विभिन्न प्रकार के पत्रों का उपयोग करने की आवश्यकता होगी। भले ही औपचारिक व्यावसायिक पत्र अत्यधिक डिजिटल दुनिया में कुछ हद तक पुराने लग सकते हैं, यह जानना कि कैसे ठीक से प्रारूप और एक साथ एक पत्र और लागू बाड़े यह सुनिश्चित करेंगे कि आप और आपकी कंपनी को एक पेशेवर संगठन के रूप में देखा जाए।

एक स्पष्ट उद्देश्य बताएं

अपने व्यापार पत्राचार को लिखते समय स्पष्ट रूप से अपना उद्देश्य बताएं और अपने संदेश को सीधे आपके द्वारा संलग्न किए जा रहे आइटम से जोड़ें। आप अपनी कंपनी के बारे में जानकारी के लिए एक अनुरोध पर अनुसरण कर रहे हैं, एक संभावित ग्राहक के लिए खुद को पेश कर सकते हैं या एक व्यवसाय के प्रस्ताव के साथ एक निवेशक से संपर्क कर सकते हैं। जब प्राप्तकर्ता यह जानता है कि आप क्यों लिख रहे हैं, तो आपके द्वारा भेजे गए बाड़े अधिक समझ में आएंगे और आपके पत्र में जानकारी के लेंस के माध्यम से देखे जाएंगे।

संलग्नक निरंतर सगाई आमंत्रित करता है

• पाचन सूचना: ईमेल के आगमन के साथ, डिजिटल राजमार्गों के आसपास संचार की मात्रा बड़े पैमाने पर होती है। औसत कार्यकर्ता हर दिन 100 से 200 ईमेल प्राप्त करता है और निश्चित रूप से प्रत्येक में निहित सभी जानकारी को पचा नहीं सकता है। एक मुद्रित पत्र डिजिटल इनबॉक्स से बाहर खड़ा हो सकता है और एक पाठक का ध्यान आकर्षित कर सकता है। अपनी कंपनी के बारे में अधिक जानकारी प्राप्त करने या अपने प्रस्तावों का जवाब देने के लिए अपने बाड़ों को पढ़कर अपने पाठकों को और अधिक पूरी तरह से संलग्न करने के लिए आमंत्रित करें।

• प्रतिक्रिया: हालांकि पत्र संचार का एक रूप हैं, वे एकतरफा हैं। आपके पास अपना संदेश देने का अवसर है, लेकिन आप उस व्यक्ति से प्रतिक्रिया प्राप्त नहीं करते हैं जिसे आप लिख रहे हैं। बाड़े आपको "वार्तालाप" के दूसरे पक्ष को सुनने की अनुमति देता है। वे एक वापसी पोस्टकार्ड, ईमेल या फ़ॉर्म के पूरा होने के माध्यम से प्रतिक्रिया के लिए पूछते हैं और आपको यह संदेश देते हैं कि आपका संदेश कितना अच्छा था।

बाड़ों के उदाहरण

आपके पत्र के साथ क्या संलग्न किया जा सकता है, इसके लिए कोई निर्धारित नियम नहीं हैं। हालाँकि, केवल वही भेजें जो आपके उद्देश्य के लिए आवश्यक है। इतनी अधिक सामग्री के साथ प्राप्तकर्ता को अधिभार न दें कि वे अभिभूत महसूस करें; आप चाहते हैं कि वे सामग्री पढ़ें, इसे त्यागें नहीं। बाड़ों के उदाहरणों में शामिल हैं:

• ब्रोशर - दस्तावेज़ जिसमें आपकी कंपनी, उत्पादों या सेवाओं के बारे में जानकारी होती है
• कानूनी दस्तावेज़ - गोपनीयता नीति विवरण, रिलीज़ फ़ॉर्म
• बोली पत्रक - विक्रेताओं द्वारा आपकी कंपनी के लिए कार्य करने के लिए आवेदन
• कर के रूप - W-9 कर दस्तावेज आपको फ़ाइल पर रखने की आवश्यकता है

संलग्नक के लिए पत्र का प्रारूपण

एक औपचारिक व्यावसायिक पत्र से पाठक को अवगत कराना चाहिए कि आप दस्तावेजों को संलग्न कर रहे हैं। दस्तावेजों को नाम से संदर्भित करना एक अच्छा विचार है और अगर उन्हें प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है, तो इसका उल्लेख करें। उदाहरण के लिए, "कृपया 31 दिसंबर तक संलग्न डब्ल्यू -9 फॉर्म को हमारे कार्यालय में पूरा करें और वापस कर दें।" इसके अतिरिक्त, आपके पत्र के अंत में, आपके हस्ताक्षर के नीचे की दो पंक्तियाँ, जिनमें से एक में निम्नलिखित संकेतन शामिल हैं:

• बाड़ों (2)

• संलग्न: उत्पाद विवरणिका (1), ग्राहक समीक्षा (2)

• कुल: डब्ल्यू -9 फॉर्म

अतीत में, बाड़ों का उल्लेख करने के लिए मानक भाषा में वाक्यांश शामिल था, "संलग्न, कृपया ढूंढें ..."। हालाँकि, यह वाक्यांश प्राचीन है और उपयोग से बाहर है। आखिरकार, आपने अपने पाठक को पहले ही बता दिया है कि आप दस्तावेजों को संलग्न कर रहे हैं, इसलिए उन्हें खोजने के लिए जाने की आवश्यकता नहीं है। सीधे शब्दों में, "मैं _ ____ को घेर रहा हूं, " पर्याप्त होना चाहिए।

डिजिटल दुनिया में बाड़ों

चूंकि इंटरनेट पर व्यापार पत्राचार का एक बड़ा सौदा होता है, इसलिए आपके व्यापार पत्र लेखन का अधिकांश भाग ईमेल के रूप में हो सकता है। इस मामले में, आप इलेक्ट्रॉनिक रूप से दस्तावेजों को संलग्न करेंगे और परिवर्तन को प्रतिबिंबित करने के लिए शब्दों को स्विच किया जा सकता है। उचित स्वरूपों में और उचित डाउनलोड करने योग्य आकारों में दस्तावेज़ फ़ाइलों को रखना सुनिश्चित करें।

भेजने से पहले जाँच करें

मेल करने से पहले अपने पत्र के साथ अपने बाड़ों को सम्मिलित करना सुनिश्चित करें। इसी तरह, यदि ईमेल भेजना वास्तव में आपके दस्तावेज़ों को संलग्न करना है। यद्यपि यह गलती करना आसान है, इस विवरण पर फिसलने से आपकी पेशेवर छवि शादी कर सकती है और प्राप्तकर्ता को यह आभास दे सकती है कि आप विवरण पर ध्यान नहीं देते हैं।